Notionは、柔軟性と直感的な操作性で多くの人に愛用されているオールインワンのワークスペースツールです。タスク管理、プロジェクト管理、メモの作成からチームコラボレーションまで、幅広い用途で活用されています。その中でも、「テンプレート化」の機能は、日々の作業を効率化するために欠かせない重要な要素です。
テンプレートを活用すれば、繰り返し利用するレイアウトや構造を簡単に再利用でき、ページ作成の手間を大幅に削減できます。また、統一感のあるデザインと構造をチームで共有することで、コラボレーションをよりスムーズに進められます。
本記事では、Notionのページをテンプレート化する基本的な手順から、よく使われるテンプレート例、さらにカスタマイズ方法までを詳しく解説します。
Notionのページをテンプレート化する基本手順
テンプレート化とは、頻繁に使用するページや構造をあらかじめ設定して保存しておくことで、新しいページを作成する際にその内容を再利用できるようにする機能です。これにより、毎回ゼロからページを作成する手間を省き、統一感のあるページ構成を簡単に再現できます。特に以下のようなシーンで便利です。
- 定期的な会議の議事録
- プロジェクトごとに必要な進行管理ページ
- 日々のタスクトラッキング
テンプレート化は、Notionをより効率的に活用する上で欠かせないスキルです。以下では、テンプレート作成の基本的な流れを説明します。
ページテンプレートの作成方法
テンプレートを作成するには、主に以下の2つの方法があります。それぞれの方法について詳しく解説します。
方法1: データベースからテンプレートを作成
Notionのデータベースは、情報を整理して管理するのに適しています。特にデータベース内では、各エントリーに関連付けられたテンプレートを作成できるため、プロジェクト管理や顧客リスト管理などに最適です。
- データベースを開く
テンプレートを作成したいデータベースを選択します。データベースは「テーブル」「ボード」「カレンダー」「ギャラリー」などの形式を選べます。 - テンプレートボタンをクリック
データベースビューの上部にある「+ New Template（テンプレート）」ボタンをクリックします。これで新しいテンプレート作成用のページが開きます。 - テンプレート内容を作成
開いたテンプレート編集画面で、必要なデザインやコンテンツを作成します。たとえば、プロジェクト管理用テンプレートの場合、次のような要素を含めると良いでしょう：- プロジェクト名
- 期日
- 担当者
- ステータス（未着手、進行中、完了など）
- タスクリスト
- テンプレートに名前をつける
テンプレートにわかりやすい名前をつけます。例：「プロジェクト管理テンプレート」「会議用テンプレート」など。 - 保存
内容を確認し、作成を終了します。これでテンプレートがデータベースに保存され、後から簡単に利用できます。
方法2: 通常のページをテンプレート化
データベースを使わないシンプルなページをテンプレート化したい場合は、通常のページとして作成して保存する方法があります。
- テンプレート化したいページを作成
通常のNotionページを開き、テンプレートにしたい内容を作成します。例えば、以下のような内容を含めると便利です：- 会議用の議事録テンプレート（議題、出席者、決定事項）
- 日報テンプレート（今日の成果、明日の目標）
- 右クリックでテンプレート化
テンプレート化したいページを右クリックし、「テンプレートに追加」を選択します。 - テンプレートの保存
ページ名をつけ、テンプレートとして保存します。これで再利用が可能になります。
テンプレートとして保存する方法
作成したテンプレートを保存し、呼び出せる状態にするには以下の手順を実行します。
- ページの保存先を確認する
テンプレートを保存したいフォルダやデータベースを選びます。 - テンプレートボタンを配置する
テンプレートをすぐに利用できるよう、ビューに「テンプレートボタン」を追加します。このボタンをクリックするだけで、テンプレートが簡単に呼び出せます。
保存時のポイント
作成したテンプレートを確実に管理できるよう、適切な保存場所を選ぶことが重要です。例えば、以下の方法で保存先を整理できます。
- データベース内で保存
プロジェクト管理用のテンプレートは、特定のデータベース内に保存しておくと関連付けが明確になります。 - フォルダで分類
タスク管理、メモ、会議録など、用途ごとにフォルダを分けることでテンプレートが探しやすくなります。
デフォルトテンプレートの設定方法
デフォルトテンプレートを設定すると、データベースで新しい項目を作成するたびに、あらかじめ指定したテンプレートが自動適用されます。これにより、手動でテンプレートを選ぶ手間が省けます。
- データベース設定を開く
データベース上部の「•••（メニュー）」をクリックし、設定メニューを開きます。 - デフォルトテンプレートを選択
設定メニュー内の「新しい項目のデフォルトテンプレート」のセクションで、デフォルトとして使いたいテンプレートを選びます。 - 設定を保存
保存をクリックすると、次回以降に作成されるすべての新規項目にこのテンプレートが適用されます。
よく使われるNotionページテンプレート例
よく使われるNotionページテンプレート例について紹介します。
タスク管理テンプレート
日々のタスクを効率的に管理するためのテンプレートです。主な内容は以下の通りです：
- タスク名、期日、担当者
- ステータス（未着手、進行中、完了）
- タグや優先度などの分類
プロジェクト管理テンプレート
複数のタスクやスケジュールを一括で管理するテンプレート
- プロジェクトの進行状況を可視化するタイムラインビュー
- ガントチャートやカレンダービューの利用
ノート・メモテンプレート
会議や学習中のメモを取るためのテンプレート
- 主題と概要
- 詳細な内容セクション
- アクションアイテム（次にやること）
ミーティングノートテンプレート
会議の議題や議事録を記録するテンプレート
- 会議の目的
- アジェンダ
- 決定事項とアクションプラン
テンプレートのカスタマイズ方法
Notionのテンプレートは柔軟にカスタマイズでき、自分やチームのワークフローに最適な形に仕上げられます。以下に、具体的なカスタマイズの方法を詳しく説明します。
1. プロパティの追加と変更
テンプレートのプロパティを調整することで、管理したい情報をより細かく整理できます。例えば、以下のプロパティを追加すると便利です：
- 優先度：高・中・低の区分を作成してタスク管理を効率化。
- タグ：カテゴリや関連付けを明確化するために使用。
- 期日：締切日を設定してスケジュールを管理。
新しいプロパティを追加する場合、テンプレート内で「+ プロパティを追加」ボタンをクリックし、適切な種類（例：テキスト、日付、セレクト）を選択します。
2. デザインの調整
視覚的な要素を工夫することで、テンプレートをより直感的で魅力的にできます：
- アイコン：ページに関連するアイコンを設定して視認性を向上。
- カバー写真：テンプレートの目的に合った画像を選び、デザイン性を高めます。
- セクションの整理：見出しを追加したり、箇条書きを活用して、情報を簡潔に分類。
3. レイアウトの最適化
テンプレート内でブロックの順番を並べ替えたり、列を作成して情報を分けることで、視覚的な整理が進みます。必要に応じて「トグルリスト」を活用すると、ページを簡潔に保ちながら詳細情報を追加できます。
4. 自動化の工夫
「テンプレートボタン」を利用することで、テンプレートをワンクリックで呼び出せるように設定可能。これにより、頻繁に使うテンプレートを効率よく利用できます。
5. チーム向けカスタマイズ
チーム全員で使うテンプレートの場合、共通のスタイルガイドやプロパティを取り入れることで、一貫性を保ちながら運用できます。
テンプレートのカスタマイズは、一度設定するだけで業務効率や使いやすさが大幅に向上します。必要に応じて定期的に見直し、さらに最適化することをおすすめします。
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まとめ
Notionのページをテンプレート化することで、日々の作業の効率が大幅に向上します。タスクやプロジェクト管理、ノート作成など、テンプレートの活用方法は多岐にわたります。また、一度作成したテンプレートは自由にカスタマイズ可能なため、自分の業務に最適な形へ進化させられます。
ぜひ、Notionのテンプレート機能を活用して、効率的なワークスペースを構築してみてください。
Notionページテンプレート化呼び出しに関する重要用語
| 用語 | 概要 |
| テンプレートボタン | クリックするだけで特定のテンプレートを呼び出せる機能のこと。 |
| デフォルトテンプレー | 新規ページ作成時に自動で適用されるテンプレートのこと。 |
| カスタマイズ | テンプレートの内容やデザインを変更する作業のこと。 |
