Notionは簡易的な帳簿として使うこともできるツールであり、売上管理をデータ化するのに便利です。紙の帳簿や売上表での管理から脱却してデータ化したいときや、より安価かつ便利に使える売上管理システムがほしいときは、Notionの活用を検討してみましょう。
今回は、Notionで売上管理を簡単にする方法を解説します。データベースやテンプレートを楽に作成する方法にも触れるので、ご参考ください。
Notionで売上管理をするメリット
まずは、Notionで売上管理をするメリットから解説します。多数ある別の売上管理システムや紙の帳簿と比べて何が便利なのか、チェックしてみましょう。
カスタマイズの自由度
Notionでは、売上管理に必須である取引先、商品名、売上金額、取引日、支払い方法などの項目を自由に追加・削除しながらテンプレートを作成できます。カスタマイズ性が高いため業種や自社の営業スタイルに合った項目を設定でき、無駄を省いて効率よく情報を整理できるのがメリットとして広がりました。
その他、Notionではテーブル、カンバンボード、カレンダーなど、さまざまなビューを提供しているため、視覚的なアプローチも可能です。グラフで売上の推移を見ながら新たな戦略を考えるなど、売上管理だけに留まらない使い方もできます。
チームでの共有やリアルタイム更新が可能
Notionは、チームでの共有やリアルタイム更新が可能なプラットフォームとしても有名です。作成したページやデータベースはチームメンバーと簡単に共有できる他、スマートフォンやタブレットなどモバイルデバイスからのアクセスもできるので、外出先からの閲覧にも役立ちます。リアルタイムでの更新もできるため常にNotion上の情報が最新状態に保たれ、情報の新旧を確かめる手間も省かれます。
共有設定は細かく調整できるので、特定のユーザーに対して閲覧権限のみを与えるなど工夫しながら運用してもよいでしょう。反対に管理者には編集権限も与えるなど、フレキシブルに使えます。
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他のツールやアプリとの連携のしやすさ
Notionは、ZapierやIntegromat（Make）などの自動化ツールと統合できます。その他、Google Sheets、Slack、Trello、GitHub、CRMシステムなど各種ツールやアプリケーションとも連携しやすく、さまざまなプラットフォームとのデータのやり取りが可能です。例えばGoogle SheetsのデータをNotionのデータベースに自動的に取り込んだり、SlackでのメッセージをNotionのタスクとして登録したりすることもできるので、情報管理が一層効率化されます。
普段使っているツールやアプリケーションと互換性があれば、尚更Notionでの売上管理は便利になります。業務フローに合わせたカスタムを経て、使いやすくなるようシステムを作ってみましょう。
Notionで売上管理データベースを作るステップ
ここでは、Notionで売上管理データベースを作るステップを解説します。以下の手順で自社オリジナルのテンプレートを作成し、いつでもカスタマイズできるようベースを整えていきましょう。
Notionで売上管理を行うための基本的な設定
Notionを売上管理ツールとして使う場合、基本的には以下のステップでベータベースの基本を構築していきます。
- NotionのWebサイトまたはアプリからアカウントを作成する
- 左側のサイドバーで「+」をクリックして、新しいページを作成する
- 新しいページ内で、「データベースを追加」を選択する
- 必要な情報を管理するために、プロパティを設定する
- 登録したい売上情報に合わせて項目を設定する
- 売上情報を入力・インポートする
なお、売上管理を効率化するためには、リアルタイムでの更新が欠かせません。売上に変動があればすぐに入力する、もしくは発注書の内容を自動でNotion上に記録できるシステムにするなど工夫し、情報の更新に遅れが出ないように注意しましょう。
もし現実の売上とNotion上の売上記録との間に差異が出てしまうと、どちらが正しい情報かわからなくなってしまいます。やがてNotion上での管理が形骸化してしまうので、更新に気を配るのがポイントです。
売上管理に必要なテンプレートの作り方
【1】いずれかのデータベースを開き、右上にある青い「New（新規）」ボタン右側にあるドロップダウンをクリックします。開いたメニューのなかから「New Template（新規テンプレート）」を選択します。
【2】新しいページからテンプレートを作成することも可能です。データベースのテンプレートをまだ作成していない場合や、新規でNotionを使い始める場合は、新しいページから作成しましょう。新しいページの下部にある「New Template（新規テンプレート）」をクリックします。
【3】テンプレートを作成するとき、データベースの位置を示すバーがページ上部に表示されます。ここでテンプレートのプロパティを定義します。定義できるプロパティは、下記の通りです。
- Priority（優先度）
- Product manager（プロダクトマネージャー）
- Timeline（タイムライン）
- Assigned（担当者の割り当て）
- Created Time（テンプレートの作成日時）
- Last Edited Time（テンプレートの最終編集日時）
- Status（ステータス）
- Tags（タグ）
「Created Time（テンプレートの作成日時）」と「Last Edited Time（テンプレートの最終編集日時）」は自動入力されるので、特別なこだわりがなければそのまま登録して問題ありません。テンプレートにタグをつけてジャンルごとに管理したり、ステータスや担当者ごとにグルーピングしたりする際は、プロパティを細かく設定しましょう。
【4】ページのタイトルがそのままテンプレートのタイトルとして使われるため、用途に応じて設定します。
日付、金額、個数などのプロパティを作成
売上管理用のデータベースにおすすめのプロパティとして、以下が挙げられます。
- 商品名
- 売上高
- 単価
- 個数
- 納品月・販売月
- 売上目標達成度
- 前月（前年）対比
- 仕入原価
- 予算・経費の消化状況
- 使用したキャンペーン
その他、営業（販売）担当者や担当エリアを紐づけておき、後々の評価に反映する方法もあります。「〇〇地域での売上が急増している」「〇〇部門の〇〇さんの売上が頭一つ抜き出て高い」など、傾向がわかれば新たな戦略立案のきっかけとして役立ちます。
まとめ
Notionは売上管理にも使えるオールインワンプラットフォームで、売上データを詳細に管理できる他、トレンド分析や将来の予測にも活用できます。自社の業態・商材・営業手法に合わせたテンプレートを作成すると、長く使える便利な帳簿として運用しやすくなるでしょう。
後々の統計や人事評価の査定にも使える他、在庫管理システムと紐づけてリソースを正しく把握するのもおすすめです。
Notion売上管理に関する重要用語
| 用語 | 説明 |
| Notion | 「The all-in-one workspace」を謳う多機能ワークスペースサービス。メモ・ドキュメント・タスク管理の他、プロジェクト管理・スケジュール管理・ガントチャートなど機能が多数搭載されています。 |
| Notionのテンプレート | Notion上に登録されてるテンプレートであり、何枚もコピーすることでさまざまな用途において利用できる。 |
| Notionのデータベーステンプレート | ページ自体をテンプレート化する機能。頻繁に使う日報や議事録などのテンプレート作成に便利。 |
| テンプレートボタン | ページ内において同じブロックをスムーズに作成できるボタン。同じページ内で同じブロックを複数作りたいときに便利。 |
| 売上管理 | 商品やサービスの売上を記録・集計し、分析する業務のこと。売上目標の達成や、企業の成長を目的として実施される。 |
