Notionは個人的な記録からビジネスに欠かせない情報共有まで幅広く対応しているプラットフォームであり、在庫管理も可能です。テンプレートやデータベースを構築して在庫管理システムとして運用していけば、最新の在庫情報をリアルタイムで共有できるツールになるので活用していきましょう。
今回は、Notionを使った在庫管理システムの構築方法を解説します。専用のツールを購入するよりコストも削減しやすい方法なので、ぜひご活用ください。
Notionが在庫管理に適している理由
まずは、Notionが在庫管理に適している理由から解説します。なぜ専用の在庫管理システムを使わずNotionを使うのか、理由を探ってみましょう。
柔軟なデータベース機能
Notionは個人利用からチームでのプロジェクト管理までさまざまなニーズに応じてカスタマイズできるため、データベースに対して柔軟に機能を追加できます。例えばタスク管理用のデータベースでは、タスク名・期限・担当者・進捗状況・優先度などのプロパティを追加できます。同様に在庫管理用のデータベースにおいても、カテゴリー・在庫数の合計・発注判定・入出庫数などを項目別に把握できるのがポイントです。
結果、自社にとって使いやすいようにアレンジすることができ、情報をカテゴリー別にソートしたり検索したりできます。カスタマイズして使い勝手を向上させたい人にこそ、Notioの利用がおすすめです。
コスト削減と操作性
Notionは複数のツールをひとつのプラットフォームで代替でき、オールインワン型として活用できます。単発のシステムを複数用意するよりコストパフォーマンスが高く、安価な在庫管理システムが欲しいときにおすすめです。また、在庫管理システム以外の機能も追加して複合的に使えるため、プロジェクト管理・名刺管理・スケジュール管理なども併用してみるとよいでしょう。
Notioの操作はシンプルでわかりやすく、直観的に使えるからこそ、ツールの使い方に関する細かな研修・指導が要りません。研修費を浮かせたいときや、導入時の心理的ハードルを下げたいときにも効果的です。
Notionを使った在庫管理の基本設定方法
ここからは、Notionを使った在庫管理の基本設定方法を解説します。項目や機能は自社のニーズに合わせて自由にカスタマイズできますので、まずは基本の設定を済ませましょう。
Notionの基本操作
Notionを在庫管理ツールとして使う場合、基本的には以下のステップでデータベースの基本を構築していきます。
- NotionのWebサイトまたはアプリからアカウントを作成する
- 左側のサイドバーで「+」をクリックして、新しいページを作成する
- 新しいページ内で、「データベースを追加」を選択する
- 必要な情報を管理するために、プロパティを設定する
- 登録したい在庫情報に合わせて項目を設定する
- 在庫情報を入力・インポートする
在庫管理はリアルタイムで数を反映することが重要であるため、使いやすくわかりやすいデータベースにすることが大切です。情報検索のしやすさ、ソートのしやすさを考慮するのであれば、「4.必要な情報を管理するために、プロパティを設定する」が特に重要です。
在庫管理用のデータベースにおすすめのプロパティとして、以下が挙げられます。
- 更新日
- 商品コード
- 商品名
- 入庫数
- 出庫数
- 在庫数
- 収納場所
- 発注認定
- 最終発注日
- 備考欄
在庫管理の目的は、保有する商品・資材などの在庫を適正な数量・品質で管理することにあります。プロパティが不足していると感じたときは都度追加する他、内容は定期的に見直して更新・修正していきましょう。過剰在庫や欠品のリスクを低減できるため、利益の最大化につながります。
テンプレートの作成方法
【1】いずれかのデータベースを開き、右上にある青い「New（新規）」ボタン右側にあるドロップダウンをクリックします。開いたメニューのなかから「New Template（新規テンプレート）」を選択します。
【2】新しいページからテンプレートを作成することも可能です。データベースのテンプレートをまだ作成していない場合や、新規でNotionを使い始める場合は、新しいページから作成しましょう。新しいページの下部にある「New Template（新規テンプレート）」をクリックします。
【3】テンプレートを作成するとき、データベースの位置を示すバーがページ上部に表示されます。ここでテンプレートのプロパティを定義します。定義できるプロパティは、下記の通りです。
- Priority（優先度）
- Product manager（プロダクトマネージャー）
- Timeline（タイムライン）
- Assigned（担当者の割り当て）
- Created Time（テンプレートの作成日時）
- Last Edited Time（テンプレートの最終編集日時）
- Status（ステータス）
- Tags（タグ）
「Created Time（テンプレートの作成日時）」と「Last Edited Time（テンプレートの最終編集日時）」は自動入力されるので、特別なこだわりがなければそのまま登録して問題ありません。テンプレートにタグをつけてジャンルごとに管理したり、ステータスや担当者ごとにグルーピングしたりする際は、プロパティを細かく設定しましょう。
【4】ページのタイトルがそのままテンプレートのタイトルとして使われるため、用途に応じて設定します。
テンプレートの活用
Notionでは仕事でもプライベートでも役立つテンプレート集を公開しており、Notion公式の他、一般ユーザーによるテンプレート投稿も可能です。気に入ったテンプレートがあれば自由にアレンジしながら使えるので、テンプレートを1から作成するのが手間に感じられるときは上手に活用してみましょう。
Notionのテンプレートは、「テンプレート集ページ」から検索できます。名刺管理用のテンプレートはもちろん、他のビジネスシーンで役立つテンプレートも多数登録されています。
まとめ
Notionは在庫管理に使うこともでき、リアルタイムで在庫情報を把握したり収納場所を記録したりするのに便利です。チーム全体で管理すれば情報共有にも役立つので、自社の在庫管理手法に合わせたデータベースを構築し、活用してみましょう。
また、在庫管理の際はプロパティ（項目）を細分化して管理するのがおすすめです。情報の検索・ソートができる機能を追加しておけば、膨大な在庫があるときにも効果的です。
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Notion在庫管理に関する重要用語
| 用語 | 説明 |
| Notion | 「The all-in-one workspace」を謳う多機能ワークスペースサービス。メモ・ドキュメント・タスク管理の他、プロジェクト管理・スケジュール管理・ガントチャートなど機能が多数搭載されています。 |
| Notionのテンプレート | Notion上に登録されてるテンプレートであり、何枚もコピーすることでさまざまな用途において利用できる。 |
| Notionのデータベーステンプレート | ページ自体をテンプレート化する機能。頻繁に使う日報や議事録などのテンプレート作成に便利。 |
| テンプレートボタン | ページ内において同じブロックをスムーズに作成できるボタン。同じページ内で同じブロックを複数作りたいときに便利。 |
| 在庫管理 | 受注状況や販売実績に基づき、最適な状態・数量で在庫品を管理すること。受注状況や販売実績に基づき、必要なときに必要な量の品を供給する目的で実施される。 |
