「スケジュール調整ツールを導入したい」
「色々なツールがあってどれが自分に合うか分からない」
日々のタスクが多い場合、綿密にスケジュールを管理していないと、抜けていた、忘れていたということも起こり得ます。しかし、約束したスケジュールを失念してしまうことは信用を失うことにもなりかねません。
そこで利用したいのが、スケジュール調整ツールです。とはいえ、スケジュール調整ツールは、色々なツールがあるため、どのツールを選んだらよいか分からない、選び方が分からないという方も多いでしょう。
本記事では、スケジュール調整ツールを選ぶポイントから、おすすめのツール、そして、更に業務を効率化するタスクやツールの一元管理アプリまで解説していきます。
スケジュール調整ツールを探しているという方は是非参考にしてください。
スケジュール調整ツールとは
スケジュール調整ツールとは、打ち合わせや会議等の予定から、個人的なイベントの共有・メンバー集め等で利用できる調整ツールのことです。
口頭で日程合わせをすると、意見が合わなかったり、結局いつが皆の都合が良いのか分からなくなることがありますが、Ｗｅｂ上の一つの場所で一気に調整を行うことで、お互いの都合のよい時間をすり合わせて確定することができます。
ビジネスにおいても、オンライン会議の調整等で利用シーンが増えてきました。
スケジュール調整ツールを使うメリット
複数人とのスケジュール調整がかんたん
スケジュール調整ツールを使うと、たとえ数十人の予定を合わせなければならない場合でも調整がかんたんになります。
参加できない場合や、欠席の場合は理由を添えてもらえれば考慮も可能です。
個々の従業員に詳細を連絡する手間が不要
スケジュール調整ツールを使うことで、1人1人に詳細を連絡せずとも、ツールに共有しておくだけで簡単に周知ができるようになります。
コミュニケーションコストの削減
これまで日程調整に費やしていた時間を、コア業務に当てることができるようになり、大幅にコミュニケーションコストを削減できます。
ダブルブッキングが防げる
スケジュール調整ツールによっては、ツール間での予定を共有することでダブルブッキングも防げるため、顧客満足度向上につながります。
スケジュール調整ツールを選ぶポイント
機能で選ぶ
スケジュール調整ツールは、それぞれのツールで備わっている機能が違います。例えば、メモ機能があるのか、ファイル添付機能があるのか、事前通知機能があるのか等、さまざまです。
シンプルなものの場合、ファイルの添付などが出来ない可能性もあるので、自分が最低限利用したい機能をピックアップしておき、機能を選ぶポイントとしてみましょう。
操作性で選ぶ
これから長く利用していく場合、自分が一番使いやすいとおもうツールを選ぶのが重要です。ただ、チームで同じツールを利用する場合は、皆が使いやすく、分かりやすいUIのツールを選ぶようにしましょう。
例えば、ご年配の方が利用する場合や、ITに苦手意識のある方がチームにいる場合は、配慮が必要です。多機能なツールは、すぐにつかいこなせる方にとっては、使いやすいと感じる一方、苦手な方には、全く使えない機能になる可能性もあります。
費用で選ぶ
どんなツールを選ぶ時も同じですが、欲しい機能と照らし合わせて、費用対効果が合うかどうかも重要なポイントです。
また、基本料金が安価でも、使いたい機能はオプションで追加する必要がある場合、高額になる可能性もあるので注意しましょう。
セキュリティレベルで選ぶ
スケジュール調整ツールを選ぶ際、セキュリティとバックアップ体制も確認しておくことが重要です。
ツール内で重要なやり取りを行った場合、何らかの原因できえてしまったり、不正アクセスにより、情報漏洩してしまう可能性もあります。
そのようなリスクを未然に防ぐためにも、事前にセキュリティレベルを確認しておきましょう。
対応言語で選ぶ
スケジュール調整ツールの中には、日本語に対応していないツールもあります。
翻訳できるツールでも、ちょっとしたニュアンスの違いで使いにくいツールになってしまうこともあるでしょう。
必ず、自分が対応してほしい言語に対応してくれているかも確認しておかなければなりません。
スケジュール調整ツールおすすめ10選
サイボウズ
サイボウズは累計導入数70,000社に上る、中小企業向けのスケジュール調整ツールです。
カレンダーの共有をするだけで、会議室の空きなどを確認することができるため、グループで利用する方に向いています。
その他にも、メモやTodoリスト、報告書の管理など、細かい機能もついているので、機能が充実しているのが利点です。
LINEWorks
LINEWORKSは、LINEが提供しているスケジュール調整ツールです。
チャット形式のため、LINEと同じような使い勝手で利用でき、ITツールに苦手意識がある方でも簡単に利用できます。
無料でアカウント登録ができるので、まずは試してみたいという方にもおすすめです。
aipo
aipoは社内外の日程調整にも利用できるスケジュール調整ツールです。
カレンダーのURLを相手に送り、候補日をえらんでもらうだけで、スケジュールの調整が完了します。
社外の人とのスケジュール調整が多い、チームで会議室等を利用することが多いという方におすすめのツールです。月額は200円からで利用できるので、小さな組織でも気軽に導入可能でしょう。
Asana
Asanaは、スケジュール調整以外にもタスクやプロジェクトの管理も行える多機能なツールです。
期日毎にタスクを表示させることができるので、複数タスクを抱えがちな方におすすめできます。
月額料金は0円からで利用できるため、まずは導入してみて、使用感を試してみたいという方は、導入してみましょう。
TimeTree
TimeTreeは、スケジュール調整とコミュニケーションができる機能を同時に兼ね備えたコミュニケーションツールです。
企業だけでなく、アルバイト同士のスケジュール把握や、カップル、家族などにも利用されています。
無料で利用できるので、誰でも導入しやすいのが特徴です。
rakumoカレンダー
rakumoカレンダーはGoogleカレンダーを日本企業向けにリデザインされたスケジュール調整ツールです。
個人や部署、プロジェクト単位で社内全員のスケジュールを可視化することができます。
初期費用は0円で、月額料金も100円からなので、導入先の規模に拘わらず気軽に利用できます。
Mamoru Biz
Mamoru Bizは、スケジュール調整のみならず、郵便機能や、決済機能等、オフィスの様々な雑務を一元管理できるオフィス業務支援ツールです。
初期費用は0円ですが、月額料金が40,000円からなので、大企業向けのツールと言えるでしょう。
スケコン
スケコンは、最短10秒で予定調整ができる、スケジュール調整ツールです。
予定調整を行うメンバーの空き時間を自動で見つけたり、複数社のオンライン会議日調整もスムーズにおこなうことができます。
また、取引先と自動でオンライン名刺交換や名刺のCSV出力もできるため、オンライン会議を利用するケースがおおいという企業にオススメです。
月4回までの無料プランもあるので、導入前に試してみたい方も気軽に利用できます。
Microsoft365
Microsoft365は、メールや予定表、タスク調整をまとめてできる機能等を搭載しています。
多くの企業で利用する、エクセルやワード等も使えるため、オフィス製品を利用している方はコスト削減が期待できるでしょう。
backlog
backlogは、チーム単位や個人など、幅広い層で利用できるスケジュール調整ツールです。
約8割の方がどの部署でも直感的に利用できると回答したほど、操作性、視認性に優れており、プロジェクトやチーム単位でスケジュールを調整するのであれば、利用してみたいツールの1つです。
実際に筆者も利用した経験がありますが、はじめて利用した際でも、他人の手を借りずに操作することができました。無料で試すこともできるので、まずは使用してみたいという方は、公式サイトから登録してみましょう。
スケジュール調整ツールを利用する際の注意点
クライアントが使いこなせない可能性がある
スケジュール調整ツールを使って、外部の方との予定を合わせたいとなった場合、相手がツールを使い慣れていなければ、かえってやり取りに時間がかかる可能性があります。
スケジュール調整ツールを選ぶ際は、誰でも使いやすいUIかどうかというところも見るとよいでしょう。
相手にスケジュールが見えてしまう
スケジュール調整ツール上で、候補日を共有すると、そのタイミングであいている時間が見えてしまうため、必要以上にスケジュールを抑えられる可能性があります。
外部とスケジュール調整をする場合は、スケジュールの中身を見られないよう、外部共有をオフにするなど、工夫が必要です。
コストが高くなる可能性がある
スケジュール調整ツールによっては、導入や維持にコストがかかる可能性があります。
もちろん単発や、少人数での利用であれば無料で利用できるものも多いですが、企業で数百人単位で利用するとなると、当然コストはかかってきます。スケジュール調整ツールにどのくらいのコストが投下できるのかというところはきちんと決めておく必要があるでしょう。
スケジュール調整ツールの利用シーン
営業のアポイント獲得
スケジュール調整ツールは営業のアポイントを獲得する場合にも便利です。例えば、営業マンとお客様で日程を調整する場合、いつが空いていますか？というやり取りを、いちいちメールでするのは面倒です。
その点、空いている日程を抽出した予約ページを発行し、URLを共有するだけで、相手とスケジュールが共有でき、好きな時間帯にアポイントを入れてもらうことができるようになります。
もし、同時に他のお客様がアクセスをしていたとしても、リアルタイムで情報が更新されるのでダブルブッキングもありません。
Webサイトへの埋め込み
スケジュール調整ツールは、Webサイトへ埋め込むことで、自動で予約を受け付けることができるようになります。例えば、美容室や不動産やさんなどで、Webサイト上に予約可能な日程を表示しておくと、お客様はWebサイト上から簡単に予約を抑えることができるのです。
美容室などでは、予約アプリなどを利用している場合も多いですが、Webサイトなど独自のツールからのアポイント獲得も強化しておくことで、売上の間口を広げられます。
面談・面接
スケジュール調整ツールは、採用時の面接の日程調整にも役立ちます。
面談が多ければ多いほど、口頭での調整やスケジュール帳などでの調整だけではダブルブッキングが起きやすいですが、Web上ですべて管理でき、リアルタイムに更新できれば、日程の調整ミス等を防ぐことができます。
打ち合わせ
毎月打ち合わせやミーティングをしている場合は、何度も利用できる予約ページを共有しておくと、毎回コミュケーションをとる必要なく、打ち合わせの日程を確保してもらうことができるようになります。
コミュニケーションコストを減らし、スムーズな運用をすることでクライアントからの印象もよくなります。
スケジュール調整ツールの料金
スケジュール調整ツールは、0円から大体1000円ほどで利用可能です。個人での利用であれば無料のものでも十分ですが、ビジネスでの利用、また、利用人数が増えるごとに、1人当たりの値段も高くなります。
組織としてスケジュール調整ツールを導入する場合は、セキュリティレベルが高いものや、同時利用してもサーバーに負荷がかからないものを選ぶとよいです。
スケジュール調整ツールのタイプ
日程調整に特化しているタイプ
スケジュール調整ツールの中でも、日程調整に特化しているタイプは、社内外との日程調整を効率化したい方におすすめです。
スケジュール調整ツールであれば、大体のツールにカレンダーと、他のメンバーのスケジュールを確認できる機能がついているので、最低限の機能でも十分に利用することができます。
グループでのタスク調整タイプ
スケジュール調整と合わせて、タスクも管理しておきたい場合は、他メンバーのスケジュール状況だけでなく、タスクの進み具合も管理しておくことができるツールを選ぶのがおすすめです。
例えば、backlogであれば、タスクの進捗状況や対応状況をかんたんに確認することができ、Slackなどと連携することで、進捗に変化があれば通知を送ることもできます。
また、サイボウズであれば、勤怠管理や仮払い清算等とも連携できるのでチームでの業務効率化に有効的です。
自身のスケジュールだけを調整するならカレンダーでもOK
自分のスケジュールだけを管理するのであれば、月額料金をかけてツールを利用しなくても、Googleカレンダーや、TimeTreeなど、無料で利用できるカレンダーを使うので十分です。
ただ、社内外、チーム内でスケジュール共有したいという場合や、管理をしておきたいという場合は、他の人のスケジュールもかんたんに確認でき、会議等の調整もスムーズにできる機能が搭載されたものを選ぶようにしましょう。
タスクの管理やツールの一元管理はOnechat
スケジュールを調整するためのツールや、カレンダー、メッセージアプリ等、関わる企業やプロジェクトが増えれば増えるほど、利用するツールも増えていきます。
そこで利用したいのが、複数アプリを一元管理できるツールです。例えば、別々に立ち上げて利用している、Googleカレンダーや、Slack、Messenger等を1つの場所で管理しておき、残タスクをメモして置いたりすることができます。
なかでも、OneChatはメールアプリやチャットツールをはじめ、SNSのDM機能まで、複数のメッセージアプリを、1つのツールで管理することができるアプリです。カレンダー機能やメモ機能もついているので、ツールの管理と合わせて、自分の頭の整理にも利用することが可能です
連携できるアプリは今後も追加される予定なので、まずは、最低限のアプリからでもよいので利用してみたいという方におすすめです！
まとめ
スケジュール調整ツールは、日程調整に特化したツールと、タスク管理機能を兼ね備えたツールと、大きく分けて2つのツールがあります。
機能性や操作性、費用、セキュリティレベル等を確認したうえで、自分にあったツールを導入するようにしましょう。
そして、管理すべきツールが増えた際には、タスクやコミュニケーションアプリの一元管理ツールをつかって、効率的に管理しておくのがオススメです！
