「Chatworkと外部ツールは連携できる？」
「Chatworkで業務効率化したい」
Chatwork(チャットワーク)は社内外と繋がるコミュニケーションツールとして幅広い業種で活用されています。
しかし、Chatworkを単なるコミュニケーションツールとしてしか使っていない方は、目に見えない場所で業務負担がふえていたり、無駄な時間を費やしているかもしれません。
Chatworkは、外部ツールとの連携機能を使うだけで、今より更に便利に活用することができます。今回は、Chatworkと連携できるおすすめの業務効率化ツールをご紹介するので是非参考にしてください。
Chatwork(チャットワーク)とは
Chatworkとは、現在30万社以上の企業が利用している、中小企業向けのビジネスチャットです。
社内外とかんたんにコミュニケーションをとることができる上に、シンプルな操作性でITツールが苦手な方でもすぐに使いこなすことができます。
その他、単なるメッセージのやり取りだけでなく、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などもできるため、ビジネスにおけるコミュニケーションの円滑化が可能です。
Chatworkの特徴
チャットワークの特徴や機能としては、以下が挙げられます。
- タスク管理機能
- ビデオ(音声)通話機能
- ファイル共有機能
- ユーザーなら社内外の誰とでも使用可能
- セキュリティ水準の高さ
- 連携ツールの多さ
- 拡張機能が使用可能
チャットワークは、ビジネスチャットツールとして必要な機能を兼ね揃えています。ビジネスで一般的に使用されることの多いGmailやGoogleカレンダー、Backlogや会計ソフトなどと連携できる点も魅力です。
また、セキュリティ面では、官公庁などで導入できる水準を満たしていることからも、安心して利用することができるでしょう。
チャットワークを利用した業務効率化
グループチャットの活用
グループチャットを使えば、案件ごとのグループや部署ごとにもスムーズな連携ができるようになります。
自分のタスクを共有したり、案件の進捗などを管理するなどグループメンバーがこれまで把握できない細部のところまで共有しあうことにも役立つでしょう。
コミュニケーションを活性化する目的としても、グループ内で気軽にメッセージのやり取りができることでこれまで対面では喋る機会がなかったメンバーともコンタクトが取れるようになります。
グループチャットの利点を生かして、活用しましょう！
外部との連携もチャットワークが利用可能
チャットワークは、社内だけでなく社外とのやり取りにも利用できるツールです。顧客や取引先との連絡手段としてもチャットワークを利用すれば、迅速な対応も期待できるでしょう。
とくに取引先とのやり取りは、メールに比べて迅速かつカジュアルに連携できるため、コミュニケーションを深めるためにも役立つかもしれません。
社外との連携にも、メールだけでなくチャットワークを併用してみてはいかがでしょうか。
Chatworkと外部連携するということ
Chatworkでは、外部のアプリやツールと連携することができるようになっています。外部連携をすることで、Chatwork以外の利用ツールもChatwork上で利用できたり、進捗があった際に通知してくれるため、業務効率化にも繋がるでしょう。
外部アプリやツールがChatworkと連携できるわけではありませんが、人気のアプリや定番ツールは連携できるようになっているものもあるため、チェックしておきましょう。
Chatworkと外部ツールを連携するメリット
業務効率化ができる
Chatworkは、タスク管理機能やファイル共有、ビデオ通話機能等、内部にも便利な機能が詰まっていますが、外部ツールと連携することで、更に業務を効率化することができます。
例えば、Chatwork以外にもコミュニケーションツールを使っている場合、複数のタブやアプリを開かなければなりませんが、外部ツールでまとめておくことで1つの場所で通知を確認することができます。
他のツールと同時に開く必要がない
Chatworkを外部ツールと連携することで、Chatworkさえ開けば、連携している機能全てを1つの場所で確認することができるようになります。
そのため、他のツールを同時に開いたり、管理しておいたりする必要がないので、管理の抜け漏れや確認漏れを防ぐことが可能です。
ヒューマンエラーを防ぐことができる
Chatworkを他のツールと連携することで、確認漏れや送信ミスの削減になり、ヒューマンエラーの防止に繋がります。
例えば、カレンダーに予定を入力していても、社外の方を含め、自分自身も予定を忘れてしまう可能性はゼロではありません。その点、Chatworkをカレンダーアプリと連携しておくことで、当日や指定した時間にリマインダーを設定し、忘れないようにすることができます。
Chatworkと外部サービスを連携する方法
Chatworkと外部サービスを連携する方法の詳細は、Chatwork公式サイトのサービス連携ガイドで紹介されています。
連携方法に関する詳細は、それぞれのサービス紹介ページ毎の設定タブに記載されているため、確認してみましょう。
Chatworkと連携できるおすすめの業務効率化ツール
スケジュール管理ならGoogleカレンダー
Chatworkと連携して、スケジュールを管理するのであればGoogleカレンダーがおすすめです。Googleカレンダーは、Google提供の、無料で使えるスケジュール共有ツールで、誰もが直感的に操作できるのが魅力です。
Chatworkと連携することで、予定のリマインドの通知や、会議や来客等の特定のキーワードを含む予定を通知したりすることができます。
同様ツールの一元管理ならOneChat
Chatworkのほかに、ビジネスでスラックやGmailなどのコミュニケーションツール、メッセージアプリを利用している方は、同様ツールを1つの場所にまとめておける「OneChat」がおすすめです。
それぞれのアプリを1つづつ開いて確認をしている場合、通知に気が付かなかったり、重要な通知を見逃してしまったりする可能性があります。
その点、全てのツールをひとまとめにできるOneChatを使うことで、OneChatを開けばすべてのアプリの通知を一気に確認することができるのです。複数のメッセージアプリを使っていて、管理に困っているという方は、使わない手はありません。
商談に関する連携ならbellFace
bellFaceは、商談を非対面でおこなえるオンライン営業システムです。商談をDX化することで、コロナ禍においても不安なく商談を進めることができる人気のツールです。
Chatworkと連携することで、設定したChatworkのルームに商談に関するログを通知してくれます。商談に関する情報がまとめられているため、効率よく情報共有ができるようになるでしょう。
タスク管理ならTrello
Trelloは無料で利用できるタスク管理ツールです。カードを移動させたり、目標期日を登録したりすることで、視覚的にタスクを管理することができます。
優先度が高い順にカードを並べておくことで、複数人が関わる作業でも、全員が同じ認識で作業を進めることが可能です。
Chatworkと連携することで、Trelloに追加したタスクをChatworkにも通知することができるので、個人ではなく、プロジェクトやチームでタスクを進めている場合におすすめです。
経費申請はマネーフォワード
Chatworkは、経費申請ツール「マネーフォワード クラウド経費」とも連携することができます。
社内の経費申請手続きは、申請を行う人にとっても、それを管理する人にとっても時間を費やしてしまう作業です。その点、マネーフォワードとChatworkを連携することで、Chatworkから直接アプリ内の申請画面に遷移出来たり、経費申請の承認通知をChatworkを通して送ったりすることができます。
マネーフォワードは、経費関連だけでなく、給与関連でも利用している企業が多いので、業務に負担を感じている場合は、無料で試すこともできるので利用してみるのも良いでしょう。
商談に関する連携ならbellFace
bellFaceは、商談を非対面でおこなえるオンライン営業システムです。商談をDX化することで、コロナ禍においても不安なく商談を進めることができる人気のツールです。
Chatworkと連携することで、設定したChatworkのルームに商談に関するログを通知してくれます。商談に関する情報がまとめられているため、効率よく情報共有ができるようになるでしょう。
オンライン会議ならZoom
Zoomは、定番のオンライン会議システムです。Zoomさえあれば、定例会議も取引先との打ち合わせもスムーズで快適におこなえるでしょう。
Chatworkとの連携では、Chatwork上で簡単にZoomミーティングを開始したり、招待された場合も簡単に参加できるようになります。
開始の場合はビデオアイコンから、Zoomのアイコンをクリックして参加者を選択。通話ボタンでZoomが開始できます。参加する場合は、招待リンクから入り、ホストからの承認を待つだけです。
フォーム作成ならオレンジフォーム
オレンジフォームとは、お客様からのお問合せやアンケートなどに使えるフォーム作成ツールです。オレンジフォームで投稿された情報を、Chatworkの任意のグループチャットに自動投稿できます。
対応の漏れを防止、対応スピードの改善も期待できます。また、アンケートフォームによるお客様の声をチャットで共有することもできるようになっています。
SNS運用ならTwitter
Twitterは多くの方が利用しているSNSのひとつです。短い文章で投稿する特徴を持ち、個人事業主や法人など、ビジネス利用しているケースも多いでしょう。
Chatworkと連携することで、特定のキーワードやアカウントの投稿を通知してくれるため、便利に使うことができるでしょう。
ファイル共有ならBox
Boxは、ファイル共有・コラボレーションサービスです。いつでもどこにいても、安全なアクセスと情報の共有・活用を可能にします。
Chatworkと連携することで、いつでもどこでも、どのデバイスからでも、Boxにアクセスし、ファイルの共有や検索など管理することが可能になります。
セキュリティならLOCKED
LOCKEDは、クラウドサービスにまつわる管理を10倍ラクにするサービスとして、利用状況の可視化、アクセス管理、IDとパスワードにまつわる強化まで、セキュリティを多面的に強化します。
Chatworkと連携することで、多要素認証・シングルサイン・アクセス管理機能によるセキュリティ強化が可能に。Chatworkの細かな利用状況の可視化もでき、効率的な利用促進が期待できます。
Chatworkと外部ツールを連携するときの確認事項
連携ツールのセキュリティレベルが高いか
Chatworkと連携サービスを繋いで、1つの場所で管理したり、タスクを可視化したりするのは業務効率化にもつながり、便利ですが、連携ツールのセキュリティレベルが高いかどうかは確認しておく必要があります。
仮に、セキュリティレベルが低い場合、内部の情報が漏れてしまったりして損害に繋がる可能性もあります。出来れば日本語のツールで、しっかりとサービスの内容や説明が読み取れるものを利用するのが無難です。
費用は予算内か
連携ツールは、無料で利用できるものが殆どですが、なかには、費用が発生するツールもあります。月額料金はかからないけれど、特定のオプション機能を利用する場合は、費用が発生するなど、ツールによって料金形態が変わってくるので、予算内の費用で納められそうか、相見積もりをとるのがおすすめです。
また、最低限必要な機能は事前にピックアップしておくと良いでしょう。
他に連携したいツールがあるか
Chatworkのほかに、連携したいツールがある場合は、その他のツールも対応しているかどうかを確かめるのも重要なポイントになります。
Chatworkだけを基準にするのではなく、会社全体の業務を効率化するためにも、効率化できるポイントや、負担がかかっている場所を事前に洗い出し、1つの場所にまとめるのが理想です。
コミュニケーションツールは1つの場所に管理しておこう！
ビジネスでは、Chatworkだけでなく、その他のビジネスチャットを利用している方も多いです。スラックやMessenger等、取引先や、部署によっては主に使っているツールがそれぞれで違うということはよくあるでしょう。
しかし、複数のチャットツールを別々のタブで開いて管理をしていると、重要なメッセージに気が付くのが遅れたり、そもそもタブを開き忘れる、アプリを起動し忘れるということもあるかもしれません。取引先のメッセージに気が付けなかった場合は、最悪の場合今後の取引に影響を与える可能性もあるのです。
そのため、複数のコミュニケーションツールを利用している場合は、1つの場所に管理して、通知を見やすく管理しておくようにしましょう。
コミュニケーションツール一括管理におすすめのサービス
OneChat
OneChatはメールアプリやチャットツールをはじめ、SNSのDM機能まで、複数のメッセージアプリを、1つのツールで管理することができるアプリです。
カレンダー機能やメモ機能もついているので、ツールの管理と合わせて、自分の頭の整理にも利用することができます。
連携できるアプリは今後も追加される予定なので、まずは、最低限のアプリからでもよいので利用してみたいという方におすすめです！
Biscuit
Biscuitは、趣味のアカウントと仕事のアカウントを別々に分けて管理ができる、個人事業主におすすめの、Webアプリ一括管理ツールです。
アプリごとにセッションを共有せず、隔離されているので、セキュリティ的にも安全に利用することができます。
Franz
Franzとは、複数のチャットツールやメッセージアプリを一括管理できるツールです。
仕事で利用するコミュニケーションツールを、ひとまとめにしておくことで、効率アップやお客様対応漏れによるクレームなどのリスク削減にも役立てられます。
Franzは誰でも無料で利用できるため、現状複数のチャットツールを利用しているという方におすすめです。
Rambox
Ramboxは、アカウント登録をせずにかんたんに始められる一括管理ツールです。
他の管理ツールとは違い、ブラウザのようにアプリごとのタブがあるのが特徴です。そのため、タブで管理するのは向いていないという方には、おすすめ出来ません。
ただ、アカウントが必要ないので、まずは使ってみたいという方や初心者にはおすすめと言えるでしょう。
Station
Stationは、MacやiPadなどの、Apple製品を使って仕事をしている方におすすめです。
対応サービスは600種類以上あり、複数アカウントを管理することもできます。ただ、ビジネス利用の多いスラックが利用できなくなったり、Gmail認証がされず使えなくなったという口コミもあるようなので、現状スラックやGmailを利用している方は注意が必要です。
まとめ
今回は、Chatworkと連携できる、業務効率化可能なサービスと注意点、そして、コミュニケーションツールをまとめるのにおすすめのツールを5サービスご紹介しました。
ビジネスで利用するツールは、少しでも業務の効率化に繋がるものを選ぶのが理想です。複数のサービスを利用している場合は、1つのサービスにまとめて置き、確認もれや送信ミスが内容上手に管理をしておきましょう。
