業務の属人化を防いだり効率化につなげたりするなどで多くの会社がマニュアルの整備を行っています。しかしマニュアルを作成するために手間取っているケースは少なくありません。
そこでNotionでマニュアルを活用しての作成がおすすめです。この記事ではNotionでマニュアルを作成するメリットや方法などを詳しく説明していきます。
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Notionでマニュアルを作成する3つのメリット
マニュアルを作成する場合、文書ファイルや PDF を利用することが一般的でしょう。しかしNotionでマニュアルを作成することで、次のような文書ファイルや PDF にはできないようなメリットが挙げられます。
- 情報を構造化して整理できる
- 画像や動画、参考URLを挿入して作成できる
- マニュアルの共有や更新が簡単にできる
1.情報を構造化して整理できる
経理やマーケティング、営業などそれぞれの部署においてマニュアルが存在することが一般的です。Notionでマニュアルを作成することによってそれぞれの部署に合わせて構造化細分化ができるため、より分かりやすいマニュアルの作成が可能です。
例えば営業部署であれば、基本的なビジネスマナーや身だしなみから質問応答の仕方、提案書の作り方、クロージング持っていく方法などそれぞれのプロセスにおいて注意するべき点や方法などを分かりやすく説明できます。文書ファイルであれば長文になってしまい分かりづらいことがありますが、Notionであれば情報構造化できるため正確でありよりわかりやすいマニュアルの作成が可能です。
2.画像や動画、参考URLを挿入して作成できる
文章ドキュメントやPDFでマニュアルを作ると長い文章になりがちです。 わかりやすいないようにしようとすると箇条書きやトリミングの設定など手間がかかります。
しかし、Notionでマニュアルを作成する場合は参考となる URLや動画画像などを簡単に挿入できるため、読んでいる人にとって分かりやすいマニュアルを簡単に作成することが可能です。
3.マニュアルの共有や更新が簡単にできる
文書ドキュメントやPDFでマニュアルを作成した場合、内容を修正したり追加したりする場合は毎回アップロードすることが必要です。さらに内容を変更したことを告知する必要があるなど手間や時間がかかります。
しかし、Notionでマニュアルを作成した場合は Web上で更新できるため修正に手間がかからず、さらに招待しているメンバーに対しては自動的に共有されるため告知する必要がありません。
Notionでマニュアルを作成する方法
それでは、Notionでマニュアルを作成する方法を説明していきます。
まず次のように作業ページを作成していきます。
それぞれの作業ページ内にタスクを記載することにより、具体的な作業内容や説明内容を記載します。画像や動画などを挿入するとさらにわかりやすくなるでしょう。
このようにタスクをさらに細分化しておくことで、細かいマニュアルの作成が可能です。
Notionマニュアルを読みやすくするポイント
Notionマニュアルはただ書くだけでなく、読者が少しでも読みやすく工夫することが可能です。Notionマニュアルを読みやすくするためには次のポイントが挙げられます。
- 目次を作る
- Headingを使用する
- アイコンやイラストを使用する
- 画像サイズを統一する
- テーブルを使用する
それでは、それぞれのポイントについて詳しく説明していきます。
ポイント1.目次を作る
ページが長くなった場合に、見出しを設定することで記事全体的に読みやすくなります。しかし、手動で設定すると手間がかかります。ほかにはブロック一覧から探す方法もありますが、次のコマンドを設定することでよりスムーズに目次を追加することが可能です。
「/tableofcontents」と入力したあと「Enter」をクリック
ポイント2.Headingを使用する
NotionにはHeading 1やHeading 2で見出しを設定することも可能です。見出しの順番で、Heading がもっとも大きな段落、その配下に文章があればHeading 2を設定します。
NotionにはHeading 3もありますが、設定することでボリュームが多すぎになる可能性があります。どうしてもボリュームが多くなる場合は、他のページに書き直すとよいでしょう。
ポイント3.アイコンやイラストを使用する
文字だけの記事はなかなか読んでもらえない傾向にあります。そこで、視覚的に目に入りやすいアイコンやイラストを活用するようにしましょう。
アイコンやイラストは即時に目に入り、なおかつ瞬時に理解できる特徴があります。文字数が多すぎると読者が読みづらいだけでなく、内容が頭に入りづらい可能性が高まるので注意が必要です。
ポイント4.画像サイズを統一する
画像やキャプチャのサイズによってサイトの印象が異なります。キャプチャが小さすぎると、読者の目に入りづらく認知されにくいデメリットがあります。しかし、ただ大きければいいわけではありません。
キャプチャはすべて同じサイズで撮影するようにして最大のサイズで貼るようにしましょう。
ポイント5.テーブルを使用する
テーブルを活用することで、文章やメモがより読みやすく充実します。テキストを整理することで、読者が効率よく明確に要点を伝えることが可能です。
箇条書きにしたり、コールアウトを使って読者が見やすくしたりするなどさまざまな工夫をするようにしましょう。Notionにはさまざまなテーブルがありますが、特にシンプルテーブルは関連情報を整理するために向いています。
Notionのマニュアル作成に関するよくある4つの質問
Notionのマニュアル作成に関するよくある質問をまとめました。是非参考にしてください。
- Notionでマニュアルを作成する前にやっておくべきことはありますか？
- 自由にマニュアル編集ができないように設定は可能ですか？
- Notionで作成したマニュアルを複数のページで管理することは可能ですか？
- Notionで一からマニュアルページを作成することが難しい場合、他に良い方法はありますか。
質問1.Notionでマニュアルを作成する前にやっておくべきことはありますか？
Notionでマニュアルを作成する前に、対象となる業務の洗い出しが必要です。さらにそれらの業務を細分化することによってするべきことを明確にしましょう。
それぞれの項目において明確にすることが重要ですが、特にするべきことは具体的に表記することが重要です。十分な知識を持っていない人でもすぐに理解できるようでなければ、マニュアルとして機能しない場合があります。
質問2.自由にマニュアル編集ができないように設定は可能ですか？
Notionでは、自由にマニュアル編集ができないように設定できます。ページロックの機能を活用することで、対象のページは編集できなくなります。
作成したマニュアルを共有しているときに誤って編集または削除してしまうことがない様に、編集時以外はロック設定がおすすめです。
ロックの方法ですが、右上の「・・・」→「ページをロック」と簡単です。
引用：【Notion×飲食店】飲食店のマニュアル作成はNotionが最適解だった（まなむめも）
質問3.Notionで作成したマニュアルを複数のページで管理することは可能ですか？
Notionで作成したマニュアルを複数のページで管理することは可能です。Synced block（シンクドブロック）を活用することで、ブロックを複数のページにリンクさせておきます。
この状態でリンク元に書かれたデータを編集することで、リンク先に書かれたデータは自動的に変更されます。そのため、リンク先のページに書かれている内容を毎回変更する必要はありません。
使い方ですが、リンク元のブロックを選んで、Turn intoからSynced blockを選択しましょう。
引用：マニュアルの公開にも、Notionが超便利！（sweeep株式会社）
このあと、リンクをさせるページに移動してPasteするだけでリンクが作られます。
質問4.Notionで一からマニュアルページを作成することが難しい場合、他に良い方法はありますか。
Notionで新規にてマニュアルページを作成することが難しい場合は、テンプレートギャラリーを活用する方法があります。
引用：業務手順書 – テンプレートギャラリー：Notion (ノーション)
まとめ
マニュアルを作成するためには、従来PDFや文書ファイルを活用することが一般的でした。しかし、マニュアルの作成や共有、修正などに手間がかかる場合があることが課題だったのです。
そこで、Notionでマニュアルを作成することで、共有や修正などをスムーズにできるようになり業務効率化につながります。
なお、当サイトではNotionに関するさまざまな情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください。
