Notionは、メモやタスク管理、プロジェクトの追跡、アイデアの整理など、個人やチームでの幅広い用途に対応した強力なツールです。
その中でも、「テンプレートボタン」は、作業の効率を飛躍的に向上させるための機能として注目されています。一度設定するだけで、定型的な作業やフォーマットを簡単に再現できるこの機能は、日常業務から大規模なプロジェクトまで、幅広く活用されています。
本記事では、テンプレートボタンの基本的な仕組みから作成手順、具体的な活用例、そして導入時のポイントについて詳しく解説します。
テンプレートボタンとは？
テンプレートボタンは、Notionの「自動化ツール」の一種であり、あらかじめ設定したブロックの組み合わせをボタンひとつで挿入できる機能です。日々の業務で必要なテンプレートを即座に作成できるため、定型作業をスムーズに進められます。
主な特徴
- 繰り返しの作業を効率化：毎日や毎週行う業務や、一定の手順が必要なプロジェクト管理に特に有効です。
- 簡単な操作性：設定は直感的で、プログラミングスキルは不要です。
- カスタマイズ性：自由に内容を設定できるため、あらゆる用途に対応可能です。
活用シーン
- 個人のスケジュール管理：デイリーチェックリストやウィークリープランナーを一瞬で挿入する。
- チーム作業の標準化：プロジェクトの進行手順や会議議事録のテンプレート化する。
- アイデア整理：同じフォーマットでブレインストーミングやメモを作成する。
テンプレートボタンの作成方法
テンプレートボタンの作成は初心者でも簡単にできる操作です。以下、ステップごとに詳しく解説します。
1. テンプレートボタンを挿入する
ページ内の任意の場所で「/」（スラッシュ）を入力すると、メニューが表示されます。そこから「テンプレートボタン」（Template Button）を選択します。この時点で基本的なテンプレートボタンの設置が完了です。
2. ボタンの名前を設定
ボタンには明確でわかりやすい名前を付けましょう。例として、「新規タスクの追加」「会議フォーマット挿入」など、用途に応じた名称を付けると管理が楽になります。
3. テンプレートの内容を作成する
ボタンをクリックすると表示される設定画面で、テンプレートとして使用する内容を追加します。ここでは、以下のようなブロックを設定できます：
- テキスト：注意事項やタイトル。
- チェックリスト：To-Doリストや確認項目。
- データベース項目：プロジェクトやタスクの追跡。
- 埋め込みブロック：画像や動画、リンク。
4. テンプレートボタンを配置
設定が完了したテンプレートボタンを、ページ内の適切な位置にドラッグ＆ドロップで配置します。
5. 動作確認と調整
ボタンを実際に押してみて、テンプレートが意図したとおりに挿入されるか確認します。内容や形式に問題があれば再編集しましょう。
6. 複数のテンプレートを管理
複数のテンプレートボタンを作成しておけば、異なる業務や用途ごとに対応できます。
テンプレートボタンの活用例
テンプレートボタンの活用例についていくつか見ていきましょう。
日常業務の効率化に役立つテンプレートボタン
テンプレートボタンの使い方は多岐にわたります。ここでは、具体的な活用例を詳しく紹介します。
デイリーチェックリスト
毎日の業務で行うタスクをリスト化したテンプレートボタンを用意すれば、毎朝ボタンを押すだけで一日のタスクが明確になります。
例
– メール確認
– スケジュールの確認
– タスクの優先順位設定
習慣トラッカー
毎日の目標を追跡するためのチェックリストやメモを挿入できます。
例
運動: [ ]
読書: [ ]
学習: [ ]
会議の議事録テンプレート
会議のたびに議事録を作成するのは手間ですが、テンプレートを用意しておけばボタンひとつで必要な構造を挿入できます。
例
会議名:
日時:
出席者:
議題:
決定事項:
特定の業務に特化したテンプレート
特定の業務やプロジェクトに合わせたテンプレートボタンを用意すれば、専門的な作業も効率化できます。
プロジェクト進捗管理表
新しいプロジェクトを始める際に、タスクやマイルストーンを含むテンプレートをボタンで作成できます。
例
プロジェクト名:
目標:
ステップ:
タスク1:
タスク2:
顧客管理シート
顧客情報を管理するデータベースをテンプレート化して、新しい顧客を追加する際に使います。
例
顧客名:
連絡先:
メモ:
テンプレートボタン活用のポイント
テンプレートボタン活用の主なポイントは、次の4点です。
具体的でわかりやすい名前を付ける
ボタン名が曖昧だと、後で混乱の原因になります。「新しいタスク」「顧客情報追加」など、具体的な名前を設定しましょう。
柔軟性を持たせる
業務の種類や目的に合わせて、テンプレート内容を調整してください。例えば、プロジェクト管理では「進捗状況」「期限」「責任者」を含めると便利です。
使いやすいレイアウトに配置する
テンプレートボタンが頻繁に使用される場合、ページの目立つ位置に配置することが重要です。
定期的に見直し・更新する
チームで利用するテンプレートは、共有設定を活用して全員がアクセスできるようにしましょう。
関連記事：Notionの編集権限を活用してチームのコラボレーションを最適化しよう
Notionユーザーにおすすめのテンプレートボタン
テンプレートボタンは、初心者から上級者まで、どのレベルのNotionユーザーにも役立つ便利な機能です。以下では、具体的な用途に応じたおすすめのテンプレートボタンを紹介します。それぞれのテンプレートを活用することで、日常業務やプロジェクト管理の効率が格段に向上します。
1. To-Doリストボタン
個人的なタスク管理に最適なテンプレートボタンです。このボタンを押すだけで、1日のタスクリストが瞬時に挿入されます。
たとえば、朝一番にボタンを押して「メール確認」「会議の準備」「タスクの優先順位付け」といった項目を挿入すると、その日の作業内容を簡単に整理できます。
日々のルーチンワークの見える化が進み、作業の抜け漏れを防ぎます。
2. プロジェクトテンプレートボタン
複数のステップが必要なプロジェクト管理に役立つテンプレートです。
新しいプロジェクトを開始するたびにボタンをクリックすれば、目標、マイルストーン、担当者リスト、進捗管理表などが自動で挿入されます。
これにより、計画立案の手間が省け、すぐに作業を開始できます。チームでの共同作業にも適しており、誰もが同じフォーマットで進行状況を確認できるため、透明性も高まります。
3. 読書記録テンプレートボタン
本を読むたびに簡単に記録が残せるテンプレートボタンです。
「書籍名」「著者」「読了日」「感想」などの項目を設定しておけば、読書のたびにボタンを押して記録を残せます。個人の読書履歴を振り返るだけでなく、内容を他の人と共有する際にも便利です。
読書習慣を持つ人にとって、効率的で継続的な管理が可能になります。
4. 週次レビュー用テンプレートボタン
毎週の振り返りを記録するのに役立つテンプレートです。
「達成したこと」「次週の目標」「改善点」などの項目をあらかじめ設定しておけば、週末にボタンを押して記録を残すだけで振り返り作業が完了します。
継続的に活用することで、自分の成長や課題を可視化でき、計画の改善にもつながります。個人でもチームでも活用できる便利なテンプレートです。
まとめ
Notionのテンプレートボタンは、単なる便利な機能にとどまらず、業務や日常の効率化において大きな可能性を秘めています。一度設定してしまえば、繰り返しの作業が驚くほど簡単になり、時間を節約できます。
本記事を参考に、自分の作業スタイルやチームのニーズに合わせたテンプレートボタンを作成し、Notionをさらに活用してみてください。
Notionテンプレートボタンに関する重要用語
| 用語 | 概要 |
| テンプレートボタン | 定型フォーマットをワンクリックで追加する機能のこと |
| ブロック | Notion内の要素（テキスト、チェックリスト、画像など）のこと |
