自身の業務や、プロジェクトを問題なく進めるためにはタスク管理が必要不可欠です。タスク管理は簡単そうに思えますが、苦手な人も多いでしょう。
会社を見渡してみるとタスク管理で苦戦している人をよく見かけます。仕事ができる人はタスク管理が上手です。それは自分のタスクが整理できており、今、何をやるべきなのかが明確になっているからです。
今回は、タスク管理が上手い人の特徴とタスク管理のポイントや、作業効率を上げる方法やツールを紹介します。あなたに合ったタスク管理の方法を見つけて、明日からタスク管理を円滑に行っていきましょう。
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タスク管理が上手い人の3つの特徴
タスク管理が上手い人の特徴は以下の3つです。
- 重要度と緊急度で優先順位をつけている
- タスクの完了までの時間を把握している
- タスク完了の条件を明確にしている
これらの特徴を詳しく解説していきます。
1.重要度と緊急度で優先順位をつけている
タスク管理が上手い人は、溜まっているタスクを上から処理していくのではなく、重要度と緊急度でタスクを処理する優先順位を決めることから取り組んでいます。
タスクを重要度と緊急度に分ける手法として「マトリクス」を用いると効率良くタスクの整理が可能です。
マトリクスとは下記の図で表されます。
出典：https://www.jooto.com/contents/priority-matrix/
A 重要度が高い、かつ、緊急度が高い
B 重要度が高い、かつ、緊急度が低い
C 緊急度が高い、かつ、重要度が低い
D 重要度も緊急度も低いタスク
A~C順に対処していきます。
重要度、緊急度ともに高いタスクを最優先でやるべきということは誰の目にも明らかでしょう。
「重要度が高い、かつ、緊急度が低い」タスクには注意が必要です。緊急ではないので、ついつい後回しにしてしましがち。しかし、長期的な視点で考えると重要なタスクなのです。
タスク管理が上手い人は、タスクに優先順位を付け、自分が何を優先して作業すべきかを判断しています。定期的にマトリクスを使い、タスクの整理を行いましょう。
2.タスクの完了までの時間を把握している
タスク管理が上手い人は、タスクが完了するまでの工数・時間を把握しています。
各タスクの工数を把握することにより、1日のスケジュールを自分でコントロールすることが可能になります。
タスクの工数を把握していない場合、自分が1日に処理できるタスク量をオーバーしてしまうことがあり、スケジュールがずれ込んでしまいます。もし、そのタスクが他者を巻き込んでいる場合は、その人達とのスケジュールを再調整しないといけない可能性もあります。
また、工数・時間を把握するためには、タスクを一度細分化することが必要です。
タスクを細分化して、各タスクにかかる時間を洗い出せば、タスク処理にかかる工数見積もりの精度が上がります。
結果として、無駄な時間や無駄な工数を発生させることが少なくなるため、スケジュール通りに業務を遂行できるようになるのです。
3.タスク完了の条件を明確にしている
タスク管理が上手い人は、タスクの完了条件を明確にしてから作業に着手しています。
タスクの完成像を明確にするには、タスクの細分化が必要になります。細分化してタスクの完了条件で不明点があれば関係者に質問し、明確化させていきます。
タスクの完了条件を明確にせず着手した場合、タスク依頼者と完成像のイメージがずれており、修正する工数が発生してしまう可能性が高くなります。タスクに取り掛かる前に、必ずタスク完了の条件を明確にしておきましょう。
タスク管理ができていないことにより生じる3つの不都合
タスク管理ができていないと、さまざまな不都合が発生します。
プロジェクト全体のスケジュールの見直しが発生するなどの悪影響を与えたり、社内でのコミュニケーションコストが膨れ上がったり、最悪の場合取引先とのトラブルに繋がることもあります。
ここでは、タスク管理ができていないことによる悪影響を確認していきましょう。
1.タスク漏れによるトラブルが発生する
タスク管理ができていない場合、自分が持っているタスクを完了期日までに消化できなくなり、タスク漏れが発生します。
タスク漏れが発生した場合、各関係者にも影響がでてしまいトラブルに繋がることがあります。また、複数のタスクを同時進行している時に、つい忘れてしまいタスク漏れが発生することがあります。
タスク管理を行いタスク漏れや納期遅れなどが発生しないようにしましょう。
2.全体の進捗に悪影響を与える
チームのメンバー1人でもタスク漏れや納期遅れがあった場合、全体のスケジュールに悪影響を与えてしまうケースが考えられます。
特に、プロジェクトの基幹となるタスクだった場合、何人・何十人といった関係者のスケジュールを再調整する必要が出てきます。
3.チーム全体の生産性が低下する
タスク管理ができていない場合、先述した全体スケジュールの再調整や、トラブルの発生が生じます。
それにより、スケジュール調整など本来必要としない工数が追加で発生することになり、チーム全体の生産性が低下してしまいます。
無駄な工数を発生させないためにも、正しくタスク管理を行い、お互いのコミュニケーションコストを減らすように努めましょう。
タスク管理が上手い人になる4つの方法
ここまではタスク管理の重要性について解説しました。
では、実際にタスク管理が上手くなる具体的な方法についてご紹介します。
1.タスクを洗い出す
正しくタスク管理を行うファーストステップは、自分が持っているタスクを洗い出すことです。
タスク管理できていない人は、依頼されたタスクを管理できておらず忘れてしまい、その結果タスク漏れに繋がります。
必ず自分が持っているタスクは、頭の中で管理するのではなく、タスクを洗い出す時間を取り、何かしらに書き出して常に可視化できている状態で管理しましょう。
2.重要度・緊急度に応じて優先順位をつける
洗い出したタスクに対して、「重要度・緊急度」を決めていきます。
重要度・緊急度を決めた後は、タスク処理する優先順位をつけます。そうすることにより、今本当にやるべきタスクを決めることが可能です。
重要度・緊急度に応じて優先順位の付け方には、マトリクスを用いて洗い出すとよいでしょう。
3.各タスクの工数を見積もる
次に、タスクの完了までの工数を見積もります。工数を見積もることにより、1日のスケジュールの見通しが立ちます。
タスクの工数を見積もる際には、出来る限り細分化して工数の洗い出しを行い、タスク処理にかかる時間の精度を高めていきましょう。
4.タスクをスケジュールに入れる
ここまでで、タスク整理をし、工数の洗い出しができました。最後に、洗い出されたタスクをスケジュールに追加していきます。
スケジュールに追加することにより、その日やるべきタスクをスケジュール通りに遂行するだけの状態ができます。
上記のステップを実施することにより、1日の時間を「今何をすればいいんだっけ？」と迷うことなく、有効に使えるようになるでしょう。
上手にタスクを管理するためのツール
ここまで、タスクの管理方法について紹介してきました。次に、整理されたタスクを更に上手に管理するためのツールを紹介します。
自身に合ったタスク管理ツールを使用して、タスク管理を効率的に行いましょう。
ペンとノート
ペンとノートはアナログな方法ですが、思考の整理に最適なツールと言っても過言ではありません。
ペンとノートが優れている点は、頭の中で考えていることをスムーズかつ自由に書き出すことができる点です。
ペンとノートで頭の中で考えていることを自由に全て書き出して、管理や整理はデジタルで行うのがおすすめです。
エクセルやスプレッドシート
エクセルやスプレッドシートでtodoリストやガントチャートを作成する方法もあります。
ガントチャートを作成するとタスクが「いつ」「誰が」「何をするのか」を視覚的に把握することが可能です。
また、クラウド上で共有すれば、自分以外のメンバーやチーム全体のタスクの進捗状況も把握できます。エクセルを使用したタスク管理方法については次のページで詳しく解説しています。
エクセルを使用したタスク管理方法 | 個人からチームまで効率化しよう
Googleカレンダー
洗い出したタスクは必ずスケジュールに落とし込みましょう。スケジュール管理のオススメツールはGoogleカレンダーです。
時間ごとにタスクを追加して１日のスケジュールを管理します。そうすることにより、自身が今・何をすべきなのかに迷うことがありません。
ポイントは、朝の始業前と夜の終業時にカレンダーを見返して、タスクが完了しているのかを確認することです。この時に完了していないタスクがある場合は、改めて調整するように習慣づけるとタスク漏れがなくなるのでおすすめです。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、今回ご紹介した以外にもたくさん存在します。また、業種によって使いやすいタスク管理ツールは異なると思いますので、自分の目的に合わせて試しながら選ぶと良いでしょう。
ちなみに、無料で利用できるタスク管理アプリを次のページで紹介しています。自分に合ったタスク管理ツールを見つける際の参考にしてみてください。
【無料！】タスク管理アプリ10選！特徴や使い方も紹介します！
タスク管理が上手な人になろう
タスク管理ができれば、タスクの漏れもなくなりコミュニケーションコストが下がり、プロジェクト全体が円滑に進みます。
逆にタスク管理ができていない場合、プロジェクトのスケジュール再調整が発生するなど、チーム全体の生産性が下がってしまいます。また、最悪の場合取引先とのトラブルに発展する可能性もあります。
タスク管理が上手い人は、緊急度・重要度が高いタスクから処理していたり、タスクごとの工数を洗い出し、スケジュールを組むといった工夫をしている特徴があります。
タスク管理できない一番の原因は、現状把握ができていないことから生じているケースが多いので、まずはタスクの洗い出しから始めてみましょう。本記事で紹介したことが、タスク管理を正しく行い、円滑に業務を進めるための一助になれば幸いです。
次のページでは、タスク管理にも役立つおすすめのWebチャットツール12選を紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
