Notionの編集権限を活用してチームのコラボレーションを最適化しよう

Notionは、個人のメモからチームのプロジェクト管理まで幅広く活用できる強力なツールです。チームでコンテンツを共有しながら共同編集する場合、セキュリティ対策を兼ねて編集権限機能を活用しましょう。役職や職種に応じて編集権限を付与できるため、重要な情報にはロックをかけるなどフレキシブルに使えます。

本記事では、Notionの編集権限を効果的に設定する方法について解説します。チームのコラボレーションを最適化する方法にも触れるので、ご参考ください。

Notionの編集権限の種類

まずは、Notionの編集権限の種類を解説します。以下のなかからシーンに合った編集権限を付与しましょう。

フルアクセス権限	ページのすべてのコンテンツを編集でき、誰とでもページを共有できる権限。
編集権限	ページの編集はできますが、他のメンバーにページを共有することはできない権限。
コンテンツ編集権限	データベース内でのページ作成や編集、ページのプロパティ値の編集ができる権限。ただし、データベースの構造やプロパティの設定やビュー、並べ替えやフィルターの条件は変更できません。
コメント権限	ページへのコメントのみを認める権限。コンテンツの編集および共有はできません。
閲覧可能	ページの閲覧はできますが、コメント・編集・共有はできない権限。

つまり、最も高い編集権限を与えられるのが「フルアクセス権限」であり、閲覧だけを許可する最低限の権限が「閲覧可能」です。

編集権限の設定方法

ここでは、編集権限の設定方法を解説します。以下の手順で編集権限を設定しましょう。

編集権限を設定する方法

1. 対象のページで、上部にある「共有」をクリックします。
2. ページを共有しているユーザー、グループ、またはチームスペースの名前の横にあるドロップダウンを開きます。
3. 権限レベルを選択します。

なお、編集権限はユーザーやグループごとに個別の設定が可能です。「この人は管理職かつチームのリーダーだから全ての権限を付与する」「社外のメンバーなのでコメント権限だけ付与する」などフレキシブルな使い方が可能です。

アクセス権限を設定する方法

編集権限を付与する前に、アクセス権限を付与しないと「どこに該当のファイルがあるかわからない」という状態になるので注意しましょう。既にあるNotion上のチームで共有できるワークスペース内にページがあれば問題ありませんが、特定のページだけをチームメンバー外に共有したいときは、まずアクセス権限の付与からおこないます。

アクセス権限を付与する方法は、主に以下の通りです。

• ページの共有リンクを相手に教える
• ページをWeb上で公開してURLを相手に教える
• ページにアクセスできるユーザーとその権限レベルを確認し、変更する
• 相手をチームメンバーとして招待する

なお、アクセス権限の種類は以下の通りです。

デフォルトの設定は、「ワークスペースの全てのメンバー」となっているため注意しましょう。最初は非公開でページ作成を進めたい場合、個人ページなど別の場所で作成してからワークスペース内にシートをコピー（または

招待されたユーザーのみ	自分と自分が招待したユーザーのみページにアクセスできる状態。
ワークスペースのリンクを知っているメンバー	リンクを知っているワークスペースの他のメンバーがページにアクセスできる状態。
ワークスペースの全てのメンバー	他のワークスペースのメンバーが、検索またはリンクを使用してページにアクセスできる状態。

移動）するのがおすすめです。

権限を継承する方法

ページ内にサブページを作成すると、基本的にサブページには親ページの権限設定が引き継がれます。変更したいときはサブページを開いて個別に権限設定を設定しましょう。

なお、チームスペースオーナーは、チームスペース内のコンテンツに対してデフォルトのアクセス権限を設定できます。編集権限の設定漏れリスクを低減したいときや、個別の設定が面倒なときはデフォルトのアクセス権限機能を活用しましょう。

この設定は、チームスペース内に作成されるすべての新しいページに適用されます。設定を変更する場合は、ページレベルで個別に変更する必要があります。

編集権限をリクエストする方法

自身に編集権限が付与されておらず、業務上最低限必要な実務ができない場合、ページやコンテンツの管理者に編集権限をリクエストできます。

1. ページを開き、「共有」をクリックします。
2. 「共有」タブで、現在の自分の権限レベルを確認します。
3. 自分の権限レベルの横にあるドロップダウンを開き、「編集権限をリクエスト」を選択します。

ページ作成者はこのリクエストを受け取り、承認または拒否することで対応します。リクエストが受理されると通知が届くので確認しましょう。編集ができない場合はページを再読み込みして更新します。

編集権限を使った効果的なチーム管理

最後に、編集権限を使った効果的なチーム管理の方法を解説します。応用的な使い方としてお役立てください。

ページをロックする

ページ右上の「…」アイコンから「ページをロック」をクリックすることで、全員が読み取り専用の状態になるよう変更できます。ページ上部の階層リンクの隣に、グレーで「ロック中」と表示されるので、他のメンバーにもロック中であることが伝わります。

一時的に編集権限を外したいときに便利な機能で、都度アクセス権限や閲覧権限を変えることなく実行できるのがメリットです。

ビューをロックする

ページ右上の「…」アイコンから「データベースをロック」をクリックすることで、データ自体の編集は許可しつつ、データベースの構造のみをロックできます。ビューやプロパティは編集できなくなるので、基本のフォーマット等を固定化したいときに役立ちます。

「編集権限は付与したいが、フォーマットはいじってほしくない」などのシーンで活用しましょう。編集権限だけで対応できない部分も、ロック機能を使うことで効率よく管理できます。

まとめ

Notionでは、編集権限や閲覧権限を操作して重要なデータを守れます。セキュリティレベルを高めたいときや、役職・職棟内容に応じてできる作業範囲を指定したいときに役立てましょう。

また、権限の付与だけで対応できないものは、ロック機能を使うのがおすすめです。フォーマットを固定化するなどフレキシブルに使うことで、意図しない編集を避けられます。

Notion編集権限に関する重要用語

用語	説明
Notion	「The all-in-one workspace」を謳う多機能ワークスペースサービス。メモ・ドキュメント・タスク管理の他、プロジェクト管理・スケジュール管理・ガントチャートなど機能が多数搭載されています。
フルアクセス権限	ページのすべてのコンテンツを編集でき、誰とでもページを共有できる権限。
編集権限	ページの編集はできますが、他のメンバーにページを共有することはできない権限。
コンテンツ編集権限	データベース内でのページ作成や編集、ページのプロパティ値の編集ができる権限。ただし、データベースの構造やプロパティの設定やビュー、並べ替えやフィルターの条件は変更できません。
コメント権限	ページへのコメントのみを認める権限。コンテンツの編集および共有はできません。
閲覧可能	ページの閲覧はできますが、コメント・編集・共有はできない権限。