タスク管理方法は人によりさまざまですが、みなさんはどのようにタスク管理していますか。
タスク管理の一番手軽な方法は、タスクを紙に書き出すこと。ただし、デジタル機器が発達した現代社会では、パソコンやスマートフォンといったデジタルツールを使用するタスク管理方法が広まってきています。
本記事では数あるタスク管理方法のなかで、どのようなアプリ・ツールでタスク管理するべきかお悩みの方へ、デジタル・アナログそれぞれのタスク管理方法をピックアップして紹介します！
タスク管理方法を知る！タスク管理とその種類
プロジェクトを成功させるために最も大切なタスク管理。
タスク管理方法についてお伝えする前に、まずはタスク管理とは何か、タスク管理の種類にはどのようなものがあるのかをおさらいします。
タスク管理については当サイトのこちらの記事で詳しくお伝えしています。
あわせて読んでみてください。
タスク管理（ToDo管理）とは
タスク管理とは仕事全体を小さい作業に分けて処理・管理すること。タスク管理を行うことで仕事が効率化され、スピーディに処理できます。
仕事の優先順位を決めたり、進捗状況を確認したりといったマネジメントもタスク管理に含まれます。
タスク管理の種類
タスク管理には「個人タスク」と「グループタスク」があります。基本的に「個人タスク」では作業に対するタスク管理が求められますが、「グループタスク」では複数人のチームでプロジェクトを完遂するためのタスク管理が必要です。
それぞれタスク管理の方向性が異なるため、個人やグループに対して適切に仕事を割り振りするためにどのようなタスク管理方法を選ぶべきか、しっかりと検討したほうがよいでしょう。
効率アップ！タスク管理方法の基本
タスク管理方法で仕事の効率を上げるための基本的な考えかたとして、タスク管理アプリを使うこと、アナログのタスク管理方法も併用することをおすすめします。
ただし、タスク管理の方法に正解はなく、個人やチームが取り組みやすい方法を選ぶのが一番です。
みなさんの仕事のすすめかたと本記事の内容を照らしあわせて、どのようなタスク管理が適しているかの参考にしてみてください。
タスク管理アプリを使って仕事の効率化を！
タスク管理アプリを使用すれば通知やリマインダー機能で、タスクの処理忘れ、期日の設定ミスなどを回避してくれます。
これらの機能はデジタルツールのタスク管理における圧倒的なメリットです。
また使用するアプリによっては、あとからデータを集められ、進捗や工数に問題があったかなども確認できます。
デジタルツールでのタスク管理に苦手意識のあるかたは、慣れるまで多少時間がかかるかもしれませんが、仕事が効率化できるようぜひタスク管理アプリを導入してみてください。
タスク管理はアナログとデジタルで使い分ける
先にお伝えした理由のとおり、タスク管理に限らず効率的な作業を求めるときは、どうしてもデジタルツールを選びがちです。
しかし手書きのタスク管理では、直感的にすばやくアイデアを出力できるうえ、同時に頭の中を整理できます。
また、時間がない場合など、紙とペンさえあれば書き出すことができ、付箋を使えば目立つところに重要なタスクを貼り出せる点もアナログのメリット。「手書き」という手法は、デジタルとは比較できない別の魅力があります。
このようにアナログとデジタルのタスク管理方法は、それぞれによい点がありますから、作業内容にあわせてどちらも併用するとよいでしょう。
アナログでおすすめのタスク管理方法
デジタルが主流の現代社会ですから、アナログのタスク管理にピンとこないかたもいるかもしれません。
しかし、誰でも一度はアナログでタスク管理をしたことがあるはず。多くの場合に学校教育のタイミングで、勉強や行事のためにタスク管理が用いられているからです。
ノートや手帳等を使用したタスク管理は、紙とペンのみで取り組めるため、どなたでもはじめやすい方法といえるでしょう。
ノートや手帳でタスク管理する
ノートや手帳でタスク管理するときは基本的に、思いついたタスクを書き出します。その後完了したタスクを線で打ち消すなどして、ひとつずつタスクを処理していきます。
また、ほかにノートでのタスク管理として、世界的に有名な「バレットジャーナル」と呼ばれる手法もあります。バレットジャーナルは、シンプルですばやく直感的なタスク管理ができる手帳術。
これらノートを使用するアナログでのタスク管理方法については、こちらの記事で掘り下げていますので、あわせて読んでみてください。
デジタルでおすすめのタスク管理方法
デジタルツールを用いたタスク管理方法は大きく分けて2つあります。
ひとつは、開発されたタスク管理アプリを利用すること。もうひとつはエクセルやスプレッドシートなどの表計算アプリを使用して、タスク管理シートを自作することです。
それぞれのタスク管理方法でできることは、アプリや自作ツールの仕様・機能により異なりますが、内容によっては進捗管理や工数管理を兼ねることもできます。
ここでは、メールアプリや表計算アプリでのタスク管理について紹介します。
Outlookなどのメールアプリを使う
すでにあるアプリを使ってタスク管理する手段に、メールアプリを利用する方法があります。
メールアプリであらかじめタスク専用フォルダを作成しておき、個人・グループ、または自分宛にタスクのメールを送信します。タスクの処理が完了したら、メールを破棄、または処理済みフォルダに移動します。
難点としてはメールの開封や移動が手間であったり、タスクが多いほど全体の仕事量が把握しにくくなることです。
エクセルやスプレッドシートなどの表計算アプリを使う
エクセルなどの表計算アプリは認知度が高く、多くの人に使用されています。そのため個人はもちろん、グループでのタスク管理に適しています。
GoogleやMicrosoft社を含め、たくさんのタスク管理表テンプレートが配布されているため、好みにあわせたタスク管理が行えるでしょう。ただしデータ量やシートの見やすさを考えると、スマートフォンなどからのアクセスには不向きです。
なお、次のページではスプレッドシートで人気の公式テンプレートを10選として紹介しています。
【2022年最新版!!】スプレッドシートで人気の公式テンプレート10選!! – OneChat Blog
その他のアプリを使う
タスク管理アプリにはたくさんの種類がありますが、その他のアプリとして以下4つを当サイトの別記事にて紹介しています。
- Google Todo（グーグルトゥドゥ／旧Google Tasks）
- Chatwork（チャットワーク）
- Todoist（トゥドゥイスト）
- Microsoft To Do（マイクロソフトトゥドゥ）
詳しくはこちらのリンクからお確かめください。
個人やグループにあわせた適切なタスク管理方法を選ぼう！
どのタスク管理方法を選ぶとよいかは、個々の好みやプロジェクトの内容、グループタスクであるか等により異なります。
またデジタルに苦手意識があるかたも、実際にアプリを使ってみれば意外とかんたんに操作ができるかもしれません。
そのタスク管理方法を行ってみてはじめてわかることもあるはずですから、試しやすい方法から取り入れてみてくださいね。
なお、次のページでは無料で使えるタスク管理アプリを紹介しています。特徴や使い方も解説していますのでぜひ参考にしてみてください。
