タスク管理方法を検討する際、アナログよりデジタルのほうが優位にみえるかもしれません。
それは、デジタルツールを用いたタスク管理方法のほうが「グループでの情報共有に適していること」や「リマインダーなどの通知システムがサポートしてくれていること」などにあります。
しかし、直感的に書き記すことのできる紙とペンでのタスク管理は捨てがたいもの。そこで、本記事ではタスク管理を手書きにするおすすめの方法をお伝えします。
タスク管理をノートにまとめて仕事を効率化し、スケジュール管理を楽にしたい方はぜひ参考にしてみてください！
タスク管理をノートに手書きするメリットとデメリット
デジタルによるタスク管理方法のメリットは、忘れがちな予定やタスクをツールが通知してくれる点にあります。この便利さを考えると、すべてのタスク管理をノートでまとめることはむずかしいといえます。
ただし、紙ベースでのタスク管理には、アナログならではのメリットがあります。ここでは、アナログでのタスク管理に関するメリットとデメリットをまとました。
タスク管理を手書きにするメリット
タスク管理を手書きにすると次のようなメリットがあります。
- 直感でメモができ、思考の整理に適している
- 迅速なタスクの書き出しや管理が可能
- 手書きノートならではの見返しやすさがある
- 好きなペンやノートで楽しめる
手書きのタスク管理方法は思いついたタスクをざっと書き出し、優先順位をわけるといったように、直感的に思考の整理ができます。特に「時間がないときこそ迅速なタスクの書き出し・管理ができること」は、手書きにしかない利点といえるでしょう。
また、ノートや手帳、万年筆、インクなどの色や匂いから、息抜きやリラックス効果も得られます。
タスク管理を手書きにするデメリット
デジタルでのタスク管理に比べ、アナログのタスク管理には次のようなデメリットがあります。
- 検索機能がないのでページが見つからない
- メモや付箋にタスクを書き出した場合、紛失する恐れがある
- デジタルツールと違いリマインドがない
- 手書きなので紙が汚れたり、破れたり、字が消えたりする
検索機能がない点は、インデックスシールを貼るなどの対処が有効です。また、リマインドなどの不足部分は、アプリの併用を検討してみてください。
ノートを使った具体的なタスク管理方法
たくさんのタスク管理方法がありますが、ここではノートや手帳を利用した、一般的なタスク管理方法をおさらいしていきます。
タスクのまとめかた
よくあるタスクのまとめかたとしては、ノートやメモ・付箋などにタスクを書き出し、完了したタスクを消していく方法があります。
人によっては消えるペンや小さい付箋などを使い、その都度タスクの優先度を並び替える場合もあるでしょう。また、次のポイントをおさえるとタスクをより効率的にまとめられます。
- 重要事項は付箋やマーカーで目立たせる
- 移動する可能性のあるタスクは付箋に書く
- ページの追加・差し替えができるようリフィルタイプのノートを使用
- 図や絵を差し込む（シールなどの代用でも可）
スケジュール管理の方法
スケジュール管理の方法は、カレンダーとしてマンスリーリフィルを利用した管理がおすすめです。
マンスリーリフィルは「何時から何時まで」や「何をするか」といったスケジュールやタスクを時間でブロック分けして記入します。スケジュールの重複を防げるうえ、スキマ時間の把握につながります。
世界的なタスク管理の手法「バレットジャーナル」のすすめ
ここでは、数年前からシンプルな手書きの手帳術として話題になっている世界的なタスク管理の手法「バレットジャーナル」についてご紹介します。
自由に書けるバレットジャーナルの魅力
バレットジャーナルのバレットは中点（・）を意味し、箇条書きや記号を用いることで、素早く記録できる手帳術です。
ノートに書き出すものはタスクやスケジュール、アイデア、目標など人によってさまざまです。バレットジャーナルでは予定をカレンダー、タスク管理をToDoリスト等とわけず、一冊のノートですべてを管理します。
また、バレットジャーナルの最大の魅力として「バレットジャーナルを使いこなすと重要なタスクを記憶に残しやすくなる」という特徴があります。
バレットジャーナルのデメリット
バレットジャーナルはすべてを1冊にまとめる手帳術なので、グループタスクには向かない点はデメリットといえます。また、ノートが分厚くなる恐れがある点にも注意が必要です。
さらに、プライベートとビジネスを一冊にまとめて管理する点も、使い方次第ではデメリットになりかねません。
バレットジャーナルの基本「4つの構成」
バレットジャーナルでは、はじめに「目次」「未来」「月ごと」「日ごと」の4構成でノートを作成します。具体的な書き込み方法は、次の項目「バレットジャーナルの書き方」でお伝えします。
- インデックス（目次）
索引にあたるページ。どのページに何が書かれているかを記載します。
- フューチャーログ（未来）
カレンダーのように、半年から1年分の予定・目標を記載します。
- マンスリーログ（月ごと）
1月ごとの予定・目標を書き込みます。
- デイリーログ（1日ごと）
1日ごとの予定やタスクを書き込みます。Todoリストにもなります。
バレットジャーナルの書き方
バレットジャーナルは分類記号でやるべきことを箇条書きにします。完了したタスクや不要なタスクは打ち消し線を引いて消すため、まずは思ったことをそのまま書き出していきます。
この記号は一例であり、自分で使いやすい記号で代用・改変するのもいいでしょう。
- 「・」：タスク
- 「○」：イベント
- 「－」：メモ
- 「＊」：重要なこと
- 「！」：アイデア・ひらめき
上記の記号で書き出した内容を予定変更するときは、中点（・）を次の記号に書き換えます。
- 「＞」：明日に回すとき
- 「＜」：後回しにするとき
そして新たなスケジュールを考え「フューチャーログ」「マンスリーログ」「デイリーログ」のいずれかに予定を書き入れます。
このように、何度も書き直すことで予定やタスクが記憶に残りやすくなるのです。
タスク管理は手軽なノートを使って直感的にまとめてみる
ノートでのタスク管理について、一般的な方法とバレットジャーナルによる方法をお伝えしました。どちらも紙とペンさえあればできる、手軽な管理方法です。
ただし、アナログのタスク管理ではアラームやリマインダーのような機能はありません。そのため、アナログ・デジタルの両方のタスク管理ツールを併用し、ストレスなく管理できる方法を検討してみてください。
