Excelは表計算ソフトですが、ガントチャートなど進行表や予定表づくりとの相性もよいことから、文字入力多めの活用をする方も多いです。しかし、Excelを使っていると「長い文章を入力しづらい」「改行や折り返しができず内容が読めない」という課題にぶつかることもあるのではないでしょうか。
今回は、Excel上で文字を改行するやり方を解説します。折り返しや解除の方法にも触れるので、注目しておきましょう。
Excelでよく見られる改行関係のミス
まずは、Excelでよく見られる改行関係のミスを紹介します。
一見見た目の体裁は整えられていても、後でデータを整理するときにミスがあると厄介です。また、見た目上の問題がないので作成者はミスだと気づけないことも多く、慣習として下記のやり方が一般的になっている企業もあるので注意しましょう。
ケース1：改行できずにセルが増えてしまう
本来であればB列のセルがひとつで済む場合でも、改行できないままだとセルを分けて記載する他ありません。すっきりした見た目にすることができず、使いやすさが半減してしまいます。
できれば上記のように、1セル内で改行しながら複数項目を記載していくのがベストです。見た目にも美しく、一目で分かりやすい表にすることができます。
ケース2：長い文章をだらだらと記載してしまう
ひとつのセルに長い文章を入力したい場合、改行できないと非常に読みづらくなってしまいます。文字でいっぱいになるのでポイントがわかりにくく、内容の優劣に関係なく読む気がなくなってしまう、と感じる方もいるでしょう。
すっきり読みやすい文章にしたいのであれば、やはりセル内での改行が欠かせません。業務マニュアルなどによく使われる手法でもあるので、覚えておいて損はないでしょう。
ケース3：折り返しができない
折り返しができず、記載内容が他のセルにも波及してしまっている状態です。読みづらいだけでなく、「他のセルの内容が読めない」などの課題が出てしまうので、注意しましょう。
内容が長くなる場合はセル内で折り返し、セル単体で読めるようにするのがおすすめです。長い文章になればなるほど必須の設定です。
Excelで改行する方法
ここからは、早速Excelで改行する方法を解説します。
なお、Wordやメールソフトなどでは「Enter」キーを押すことで改行できますが、Excelの場合は「Enter」キーが使えません。「Enter」キーを押すとひとつ下のセルにカーソルが移るよう初期設定されているので注意しましょう。
「Alt」+「Enter」キーで改行する
最もオーソドックスな方法として、「Alt」+「Enter」キーでの改行が挙げられます。
使い方は、「Enter」キーで改行する際と変わりません。改行したい場所にカーソルが合っているとき、「Alt」+「Enter」キーを押せば問題なく改行できます。
なお、Macの場合は「command」 + 「option」 + 「Enter」キーでの改行が必要です。
ワンクリックの折り返し機能で改行する
長い文章を1セル内に入力したいときは、「折り返して表示」の機能を使います。Excelのホームタブのなかに「折り返して全体を表示する」のボタンがあるので、活用しましょう。
全セルを選択してクリックしておけば、いずれのセルにも折り返し表示が適用されるので便利です。
なお、もう一度同じボタンを押すことで、初期設定に戻すことも可能です。
セルの書式設定を使った折り返し機能で改行する
前項と同様に折り返し機能を使って改行する方法ですが、セルの書式設定を使うことも可能です。
【1】まずは文字を改行・折り返ししたいセルを選択したうえで、右クリックします。
【2】「配置」タブ内にある、「折り返して全体を表示する」をクリックすれば完了です。
仕上がりは前項と同じようになるので、特定のセルだけ折り返し表示したいときに活用してみましょう。
Excelで改行を削除する方法
複数のExcelデータを結合したいときや、1セル内にある特定の情報だけを参照したいときは、却って改行が邪魔になってしまうことがあります。ここではオーソドックスな方法を解説するので、チェックしてみましょう。
「Delete」「Backspace」でひとつずつ削除
最も簡単で誰でもできるのが、「Delete」「Backspace」でひとつずつ改行を消す方法です。「Backspace」であればカーソルのひとつ前の改行を、「Delete」であればカーソルのひとつ後の改行を消すことができます。Wordやメールソフトでも同じ方法が使えるので、違和感なくできるでしょう。
ただし、「Delete」「Backspace」での削除は範囲が限定されている場合にのみ使うのがおすすめです。大量の改行をひとつずつ削除するのでは、膨大な時間がかかるので注意しましょう。
誤って削除してしまった場合は、ショートカットキー「Ctrl」＋「Z」でひとつ前の作業段階に戻せます。Excel以外でも使える便利なショートカットキーなので、覚えておきましょう。
検索・置換を利用してまとめて削除
大量の改行を一括で削除したい場合は、検索・置換機能を使うのがおすすめです。本来は特定のキーワードだけを検索したり、特定のキーワードを別のキーワードに置き換えたりするための機能ですが、改行の削除にも使えます。
【1】「Ctrl」+「H」キーで検索と置換の画面を開きます。
【2】「検索する文字列」に「Ctrl」+「J」を入力します。
【3】「置換後の文字列」には何も入力しないでおきます。
【4】「すべて置換」をクリックすると、改行が削除されます。
なお、【2】で「Ctrl」+「J」を入力した後も、「検索する文字列」には何も表示されません。改行コードを指す文字列が「Ctrl」+「J」なので、コードが表示されない点に注意しましょう。
特定の部分だけ選択しながら置換したいときは、「すべて置換」ではなく「置換」をクリックし、内容を判断しながら実行するのがおすすめです。
Excelで改行する際の注意
Excelで改行する方法として「Alt」+「Enter」キーと折り返しを紹介しましたが、それぞれは異なる値になることに注意しましょう。
上記は、左のセルが「Alt」+「Enter」キーで改行したもの、右のセルが折り返しで改行したものです。どちらも記載内容は同じ、かつ見た目も同じですが、内容の正誤を問うFALSE関数を使うと、結果が「FALSE（間違っている）」と表示されます。
つまり、一見同じ内容に見えてもExcel上では違うデータとして扱われてしまうのです。
今後VLOOKUPを使ってデータの統合をするときには、改行の有無・やり方で混乱してしまうこともあるので注意しましょう。データの統合・分析がしたいときは1セルに1データを徹底し、操作しやすくするのがおすすめです。
まとめ
Excel上で改行するときは、Wordやメールソフトと異なり「Enter」キーだけではできません。かといって改行しないまま入力していると、セルの体裁が崩れて読みにくくなったり、セルが増えて表としての形にならなくなったりするので注意しましょう。
最もおすすめな改行方法は、下記の2つです。
- 「Alt」+「Enter」キーで改行する
- ワンクリックの折り返し機能で改行する
その他、セルの書式設定を使った折り返し改行も可能です。
なお、当サイトではExcelの便利な使い方に関する情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください。
