Notionで効率アップ！究極のスケジュール管理術

仕事やプライベートの予定が充実するほど、それぞれに合わせたスケジュール管理の重要性は高まります。そして徹底したスケジュール管理を考えた際、プロジェクト管理やタスク管理を切り離すことはできないでしょう。

この記事では、Notionを活用したスケジュール管理方法を紹介します。Notionを活用することで効率的に仕事を管理することが可能です。

Notionのスケジュール管理機能を簡単に理解しよう

仕事やプライベートそれぞれが充実することで、予定が煩雑になっていくほどスケジュール管理の方法に頭を悩ませることになります。場合によってはスケジュールに長いメモを添えたり画像の添付をしたり、関連情報との紐付けを行いたいといった要望も生まれることがあります。Notionは、シンプルかつ多様な機能を持つツールです。ここでは、カレンダー機能をベースにしたNotionのスケジュール管理機能について紹介します。

関連記事：Notionでドキュメント管理を効率化！ 作業効率の上がる方法を紹介

カレンダーとタスクボードを連携させる方法

Notionを利用して、カレンダーとタスクボードを連携させる方法について紹介します。

タスクボードとは「ToDoリスト」のことです。タスクボードとカレンダーが連携することで、スケジュールに合わせて実行するタスクを決めることができるのです。

カレンダーとタスクボードを連携することで、その日までにクリアしなければならないタスクを明確化することができます。

ここでは、例としてGoogleカレンダーとNotionのタスクボードの連携方法を紹介します。これによって、Googleカレンダーの下にコメントやToDoを追加することができます。

1. Googleカレンダーを開き、サイドバーの「他のカレンダー」から「新しいカレンダーを作成」をクリックする
2. 新しいカレンダーに付ける名前と説明の入力をします。その際は、Notion用であることがわかりやすいものにすると良いでしょう。入力できたら「カレンダーを作成」をクリックする
3. 「マイカレンダーの設定」内に作成した新しいカレンダーが追加されます。これを選択し、設定画面に移る
4. 設定画面をスクロールすると表示される「カレンダーの統合」内の「このカレンダーの公開URL」に表示されているURLをコピーする
5. Notionを立ち上げ、Googleカレンダーを貼り付けたいページを表示する
6. ページ内に先ほどコピーしたURLをペーストする。その際、3つの項目が表示されるため、「埋め込みを作成する」をクリックする
7. カレンダーの表示権限がない旨のエラーメッセージが表示されるため、Googleカレンダーの設定画面に戻る
8. 「予定のアクセス権限」内にある「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れる
9. 警告文が表示されるので「OK」をクリックする

表示オプションを活用してスケジューリングの最適化

 Notionでは、チームやブランド、スタイルなどの好みに合わせて、表示を自由にカスタマイズすることができます。

フォント・文字サイズ

ページを作成する場合、3種類のフォントから好みに合わせて選択することができます。

フォント変更の方法は次の通りです。

• ページ右上に表示されている「…」をクリックする
• 一番上に表示される「STYLE」の中の、「Default」「Serif」「Mono」から任意のものを選択する
• ページ内の全てのテキストが、選択したフォントで表示される

また、上記メニューからフォントサイズを縮小することもできます。設定は、メニュー内の「フォント縮小」の横のトグルをオンにすることで行うことができます。

文字の書式

Notionでは、一般的な文書作成ソフトにデフォルトで備えられている書式設定の他にも機能を備えています。文字の書式設定を変更する手順は次の通りです。

• 書式を変更したい文字列を選択する
• 書式メニューが表示されるので任意の設定を選択する

書式メニューから選択するだけでなく、ショートカットを用いた書式変更も可能です。

Windows	Mac	説明
「ctrl」＋「B」	「cmd」＋「B」	太字
「ctrl」＋「shift」＋「S」	「cmd」＋「shift」＋「S」	打ち消し線

またNotionオリジナルのショートカットとして、以下のコマンドがあります。

Windows	Mac	説明
「ctrl」＋「shift」＋「M」	「cmd」＋「shift」＋「M」	コメントを任意のテキストに追加する
「ctrl」＋「E」	「cmd」＋「E」	インラインでコードを表示する
「@」	「@」	ワークスペース内のページやユーザーのメンション

ページ幅

ページの余白を縮小することで、コンテンツエリアを広げることができます。

ページの幅を設定する方法は次の通りです。

• ページ右上の「…」をクリックする
• 「左右の余白を縮小」の横のトグルをオンにする

マークダウン

Notionでは、デスクトップ・ウェブ・モバイル版で共通してマークダウン形式の書式設定を行えます。代表的なショートカットは次の通りです。

テキストの両端に入力するショートカットキー

内容	ショートカットキー
太字	「**」
斜体	「*」
取り消し線	「~」
インラインコード作成	「`」

文頭に入力するショートカットキー

内容	ショートカットキー
箇条書きリスト作成	「*」「-」「+」のいずれか ＋「スペース」
ToDoチェックボックス作成	「[ ]」※記号の間にスペースは不要です
番号付きリスト作成	「1.」＋「スペース」
小見出し（見出し1）作成	「#」＋「スペース」
小見出し（見出し2）作成	「##」＋「スペース」
小見出し（見出し3）作成	「###」＋「スペース」
トグルリスト作成	「>」＋「スペース」
引用ブロック作成	「”」＋「スペース」

カラー

文字の色の変更や背景色をうまく取り入れることにより、華やかなページを作成することができます。色選択は複数から行うことができ、適用方法も様々です。

インラインテキストの文字色変更や強調表示は、太字やコメント追加、インタリックなどに使用するのと同じ書式設定メニューから行えます。

対象の文字列の選択を行い、「A」のドロップダウンよりお好みの色を選択してください。

また、対象のブロックの文字色を全部まとめて変更することも可能です。一番簡単な方法は次の通りです。文中に「/」を入力して、その次に希望の色を入力します。（例：/blue）

ブロック中の任意の箇所で、Windowsの場合は「ctrl」＋「/」、Macの場合は「cmd」＋「/」の後に任意の色の名前を入れ、「Enter」キーを押す方法でもテキストブロックの色変更が可能です。

コールアウトブロック

コールアウト形式のブロックでは、テキストの強調表示や他の部分からドキュメントを切り離す際に活用できます。

コールアウトの追加方法は次の通りです。

• 新規の行にカーソルを当てると左側に表示される「＋」をクリックする
• ポップアップ表示されたメニューをしたへスクロールし、「コールアウト」選択する

「/callout」と入力し、「Enter」キーを押す方法でも追加可能です。

カバー画像

ページ上部にバナーとして表示されるカバー画像を設定することで、ページに特色を出すことができます。

カバー画像の設定方法は次の通りです。

• ページ上部にカーソルを当て、「カバー画像を追加」をクリックする
• 表示されたカバー画像上にカーソルを当て、「カバー画像を変更」を選択する
• 画像ギャラリーが表示されるので、「アップロード」から任意の画像をアップロードしたり、「URLリンク」からWeb上の画像のURLを貼り付ける

バックリンク・コメント

Notionのページでは、必ず上部にバックリンクとページコメントが表示可能となっています。バックリンクとは、現在のページにリンクしている全ページの一覧で、相互のページの遷移が容易になる機能です。

コメントは、他のユーザーとのディスカッションやメンションでお互いにタグ付けすることで、フィードバックのやりとりや質疑応答に活用できます。

バックリンク・コメントの表示方法は次の通りです。

• Notionページの右上にある「…」をクリックする
• 「ページをカスタマイズ」をクリックする
• バックリンクとページコメントが選択できるポップアップが表示されるので、任意のものをクリックする

アイコン

Notionでは、ページの特性に関わらず、全てのページにアイコンを個別に設定できます。

ページに対してアイコンを設定することで、目的のページを探しやすくすることができます。

アイコンの設定方法は次の通りです。

• ページ上部にカーソルを当てると表示される「アイコンを追加」をクリックする
• 絵文字の選択やPCからの画像アップロード、Web上の参照したい画像URLを貼り付けるメニューが表示される

「ランダム」をクリックするごとに絵文字がランダムで表示されるため、その中からお気に入りを見つけることもできます。

アイコンを削除する場合は、アイコンをクリックし「削除」を選択します。

また、対象ページのアイコンをサイドバーでクリックすることでもアイコンを決めるメニューが表示されます。

参考：キーボードショートカット – Notion (ノーション)ヘルプセンター

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完了したタスクを効果的に隠す方法

完了したタスクはリストから非表示にすることで、タスクを整理することができ優先度の高いタスクに専念することができます。しかしタスク自体を削除してしまっては、確認したくなった際に見ることができなくなります。

完了したタスクを非表示にしたい場合は、ステータスプロパティを活用してフィルターをかけると良いでしょう。

ステータスプロパティとは、タスクの進行度を「未着手」「進行中」「完了」「別タスクの完了待ち」といったステータスで管理することができる機能です。

タスクのフィルターの設定方法は次の通りです。

• タスク一覧の右上にある「フィルター」をクリックする
• 表示された中から「ステータス」をクリックする
• ステータスが表示されるため、表示させたいステータスのチェックを入れる

これにより、常時表示しておく必要のないステータスのタスクを非表示にすることができます。仮に非表示にしたタスクを確認したい場合は、フィルターを解除するか表示したいタスクのステータスにチェックを入れれば再表示できます。

タグ機能を使ったタスク整理方法

Notionでは、作成したメモに対して独自のタブを設定することができます。タブを設定することにより、タスク整理において次のようなメリットがあります。

• 作成したメモをタグごとに整理することができる
• 詳細な絞り込みや並び替えを行うことができる

タグ機能を使ったタスク整理では、タグライブラリーの作成を行うことにより効率的に整理することができます。

タグライブラリーとは、カテゴリー分けにしたタグの一覧（データベース）を指します。

Notionスケジュール管理のテンプレートで効率アップ

実際にNotionを活用してスケジュール管理を始めようとしても、様々な機能が使えることで何から始めれば良いのかわからなくないこともあるでしょう。

そのような人はテンプレートを用いて、Notionの使い方に慣れる方法がおすすめです。

Notionのテンプレートは初心者でも使いやすいものが多く、Notionの利用に慣れてくれば独自のカスタマイズをすることができる点がメリットです。

ここでは、Notionのテンプレートの見つけ方や活用方法について解説していきます。

Notion公式から便利なテンプレートを見つける方法

Notionの公式サイトでは、10,000件を超える数の様々なテンプレートがテンプレートギャラリーに用意されています。

Notionの公式サイトで用意されているテンプレートは、「Notion (ノーション)の10,000件以上のテンプレートから選択」からダウンロードすることが可能です。このページでは、キーワードごとにテンプレートの検索を行ったり、「仕事」「学校」「パーソナル」といった、利用場面ごとでテンプレートを探すことができます。

膨大な数のテンプレートがあるため、どのテンプレートを使ったら良いのか判断がつかない場合もあると思います。その場合は、「Notionをどのように活用していきたいのか」「Notionを使って実現したい目的」などを明確にすることで探しやすくなるでしょう。

使用したいテンプレートを見つけることができたら、画面下部にある「このテンプレートを使ってみる」ボタンをクリックしましょう。Notionにサインインが完了している場合は、サイドバーの「プライベート」セクション内にあるワークスペースにテンプレートが自動的に追加されます。ログアウト状態やNotionのアカウントを作成していない場合はメッセージが表示されるので、サインインやアカウントの作成を行いましょう。

またテンプレートを追加する前に、お試しでテンプレートを使ってみることもできます。「テンプレートを表示する」をクリックすることでテンプレートをお試しで使うことができるため、気に入ったら追加するのも良いでしょう。

関連記事：【2023年最新】Notionでおすすめのタスク管理テンプレート10選！

ユーザーが作成したテンプレートを上手に活用するポイント

Notion公式が提供しているテンプレート以外に、Notionを利用しているユーザー自身が作成したオリジナルのテンプレートもあります。

ユーザーが作成したオリジナルテンプレートは、個人ブログやSNSといった場所で配布されています。「Notion テンプレート」などで検索するとヒットするので探してみると良いでしょう。もし、必要としているテンプレートが決まっている場合は、キーワードに追加することで探しやすくなります。

ユーザーが作成したテンプレートの追加方法は次の手順で行うことができます。

• テンプレート紹介記事に記載されているURLにアクセスする
• リンク先ページの右上にある「複製」をクリックする
• 複製が完了すると自分のページのサイドバーに表示される

もし、ログアウト状態であったり、Notionのアカウントを作成していない場合は、メッセージが表示されるので、それに従いサインインやアカウントの作成を行いましょう。

タイムラインビューでチームワーク向上

タイムラインビューとは、スケジュールやタスクを把握できるデータベースのことで、時間や年といった時系列順でプロジェクトやタスクの表示をすることができます。

タイムラインビューを活用してスケジュールやタスクを把握することで、期限やスコープがわかりやすくなるだけでなく、作業途中に問題が発生した際のプロジェクトやタスクの調整もできます。

例えば、全開発プロジェクトの作業機関やリリース日が表示されるビューの作成やプロジェクトページをそれぞれ自在にタイムライン上に作成し、同じ情報を色々な視点から確認することができるのです。

Notionカレンダーでスケジュール管理を向上させよう

Notionのカレンダー機能を用いて、スケジュール管理の向上を図る方法について次の2つから紹介します。

• GoogleカレンダーとNotionカレンダーをスマートに連携
• カスタマイズ機能を駆使して自分だけのカレンダーを作成

GoogleカレンダーとNotionカレンダーをスマートに連携

GoogleカレンダーとNotionのカレンダーを連携させる方法について紹介します。

1. Googleカレンダーを開き、サイドバーの「他のカレンダー」から「新しいカレンダーを作成」をクリックする
2. 新しいカレンダーに付ける名前と説明の入力をします。その際は、Notion用であることがわかりやすいものにすると良いでしょう。入力できたら「カレンダーを作成」をクリックする
3. 「マイカレンダーの設定」内に作成した新しいカレンダーが追加されます。これを選択し、設定画面に移る
4. 設定画面をスクロールすると表示される「カレンダーの統合」内の「このカレンダーの公開URL」に表示されているURLをコピーする
5. Notionを立ち上げ、Googleカレンダーを貼り付けたいページを表示する
6. ページ内に先ほどコピーしたURLをペーストする。その際、3つの項目が表示されるため、「埋め込みを作成する」をクリックする
7. カレンダーの表示権限がない旨のエラーメッセージが表示されるため、Googleカレンダーの設定画面に戻る
8. 「予定のアクセス権限」内にある「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れる
9. 警告文が表示されるので「OK」をクリックする

カスタマイズ機能を駆使して自分だけのカレンダーを作成

Notionのカレンダーには、次のようなカスタマイズや便利機能があります。

• 他の月を表示
• 週次ビュー
• カレンダーの検索
• カレンダーの切り替え
• カードの移行・期間の変更

これらのカスタマイズや機能を使うことで、Googleカレンダーなどの別のツールと連携せずともスケジュール管理を容易に行うことができます。

他の月を表示

設定を行なっていないNotionのカレンダーは、その月の情報しか視認することができません。しかしスケジュールや工程管理を行う際、別の月の情報を参照する必要があることも多いでしょう。そのため、他の月を表示させるためには、以下のどちらかの手順を取る必要があります。

• 下方向にカレンダーをスクロールする
• カレンダー右上にある「今日」の左右に表示されている「<」または「>」をクリックする

週次ビュー

週次ビューの設定は、次の手順で行うことができます。

1. カレンダー表記を週次ビューに変更したい場合は、次の設定を行うことで可能です。
2. データベース右上に表示されている「…」をクリックし、メニューないから「レイアウト」をクリックする
3. 「カレンダーの表示方法」をクリックして「週」を選択する

※「日」を選択することで1日単位で表示することもできます。

カレンダーの検索

カレンダーに保存されているコンテンツを調べる方法は次の手順で行えます。

1. 右上に表示されている「検索」をクリックし、検索したいキーワードを入力する
2. 条件に該当するスケジュールやタスクが表示されるため、その中から希望のものを見つける

カレンダーの切り替え

複数のプロパティがデータベース上に存在する場合、以下の方法で素早く表示を変更することができます。

1. カレンダー上部にある「表示基準日（プロパティ名）」をクリックする
2. カレンダー表示の基準とする日付にプロパティを切り替える。またはカレンダー右上に表示されている「…」から「表示する日付を変更」を選択し、オプションを表示する

カードの移行・期間の変更

カードとはカレンダー上に記載されているスケジュールやタスク、ToDoのことを指します。

入力済みのスケジュールの日付を変更したい場合、カードをドラッグ&ドロップすることにより指定日へ変更することができます。また予定を複数日跨いだものに変更したい場合は、作成済みの予定の右または左端を掴んで伸ばすことで日数の変更が可能です。

無料でNotionを使い始める方法

Notionを無料で利用する方法を説明する前に、プランの違いについて説明します。

Notionには、フリープランとプラスプラン、ビジネスプランの3つのプランがあります。

プラン	フリー	プラス	ビジネス
料金	無料	年契約8ドル/月月契約10ドル/月	年契約15ドル/月月契約18ドル/月
利用可能サービス	同時編集ができる GitHubやSlackなどと連携できる10名のゲストを招待できる7日間のページ履歴が閲覧できる	無制限のブロックをチームで利用できるファイルアップロードを無制限に可能100名のゲストを招待できる30日間のページ履歴が閲覧できる	プラスプランの全機能SAML SSOプライベートのチームスペースPDFのエクスポートが一括で可能高度なページアナリティクスが使用可能250名のゲストを招待できる90日間のページ履歴が閲覧できる

参考：Notion (ノーション)の料金プラン： フリー、プラス、ビジネス、エンタープライズ、AI

Notionのプランの違いについて理解したところで、以下でフリープランの登録方法について紹介します。

Notionの登録方法

Notionを使い始めるためのアカウントの登録方法は次の通りです。

1. Notionの公式ホームページにアクセスする
2. 画面中央にある「Notionを無料で入手→」をクリックする
3. 「メールアドレス」「Googleアカウント」「Appleアカウント」のいずれかを利用することでアカウント登録できるため、任意のものを選択する
4. 登録に利用したメールアドレス宛にNotionからサインアップコードのメールが届くので、Notionの画面に入力する
5. サインアップコードを入力したら、その下にある「新規アカウントを作成する」ボタンをクリックする
6. Notion内で表示したいユーザー名とログインパスワードを入力する
7. Notionの利用用途を選ぶ
8. 用途選択画面で「チームで利用」を選んだ場合は、職種や会社の規模について効かれるため、適宜入力を行う
9. Notionの初期画面が表示されたら登録完了

よくある質問

Notionを利用する際のよくある質問について紹介します。

Notionにスケジュールを埋め込む方法は？

Googleカレンダーと連携し、スケジュール確認をNotionで行う方法について紹介します。

1. Googleカレンダーを開き、サイドバーの「他のカレンダー」から「新しいカレンダーを作成」をクリックする
2. 新しいカレンダーに付ける名前と説明の入力をします。その際は、Notion用であることがわかりやすいものにすると良いでしょう。入力できたら「カレンダーを作成」をクリックする
3. 「マイカレンダーの設定」内に作成した新しいカレンダーが追加されます。これを選択し、設定画面に移る
4. 設定画面をスクロールすると表示される「カレンダーの統合」内の「このカレンダーの公開URL」に表示されているURLをコピーする
5. Notionを立ち上げ、Googleカレンダーを貼り付けたいページを表示する
6. ページ内に先ほどコピーしたURLをペーストする。その際、3つの項目が表示されるため、「埋め込みを作成する」をクリックする
7. カレンダーの表示権限がない旨のエラーメッセージが表示されるため、Googleカレンダーの設定画面に戻る
8. 「予定のアクセス権限」内にある「一般公開して誰でも利用できるようにする」にチェックを入れる
9. 警告文が表示されるので「OK」をクリックする

スケジュール管理はどうするの？

スケジュールの管理は、NotionとGoogleカレンダーを連携して行うことがおすすめです。

Googleカレンダーアプリを使い、スマホからNotionカレンダーを更新する

連携したGoogleカレンダーの下部にコメントやToDoを追加できる

これは一例ではありますが、連携することにより様々なことを手軽にすることができることが、NotionとGoogleカレンダーを連携することのメリットです。

スケジュール管理は何が良い？

Notion以外のスケジュール管理のおすすめについて紹介します。

Colorkrew Biz

株式会社Colorkrewが提供しているビジネスコンシェルジュツールです。QRコードと専用アプリを活用し、オフィスの雑務を効率化することができます。

Outlookと連携したスケジュール管理機能や、チームメンバーの状況確認やチャット機能をMicrosoft Teamsと連携して行うことができます。

参考：Colorkrew Biz

rakumoカレンダー

rakumo 株式会社が提供している、Googleカレンダーを日本企業向けにリデザインしたスケジュール管理ツールです。

個人や部署、設備単位でのすべてのスケジュールを組織構造で可視化しているため、組織規模に関係なく利用がしやすいです。また、別ツールですが「rakumoケイヒ」と連携することで、電車の移動時間を考慮した予定の調整や交通費の計算を自動で行うことができます。

参考：Google Workspace を拡張する「rakumo カレンダー」｜Google カレンダーを組織・複数人で見やすく

まとめ

今回は、Notionを活用したスケジュール管理方法を紹介しました。予定が充実していくほど、スケジュール管理の方法に苦労されるかと思います。

Notionは、単体でスケジュール管理やタスク管理などを行うことができる、オールインワンツールです。また、Notion単体での使用だけでなく、Googleカレンダーとの連携をするといったこともできます。スケジュール管理で困った際は、Notionの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

Notionスケジュール管理に関する重要用語 

用語	説明
テンプレート	Notionに登録されているページレイアウトの雛形のことを指します。Notionでは、テンプレートをコピーすることで自分のページでそのまま使うことができます。
データベースビュー	データベースでも、Wikiでも利用できるビューの総称のことを指します。「テーブルビュー」「ボードビュー」「タイムラインビュー」「カレンダービュー」「リストビュー」「ギャラリービュー」の6種類のビューがあります。
Notion テンプレート	Notionのテンプレートは公式サイトからダウンロードが可能です。