Notionは、ノートやタスク管理だけでなく、データベースを活用した情報整理機能も豊富です。特に表を使うとデータや数値を視覚的に表現できるため、わかりやすく情報整理したいときに役立ちます。
本記事では、Notionで表の結合方法を中心に、データ管理を最適化するための応用テクニックを紹介します。情報の一元管理や資料のわかりやすさ向上にお役立てください。
表の結合が必要なケース
まずは、Notion上で表の結合が必要となるケースを解説します。以下に該当する場合、複数の表を作るより表を結合してひとつにまとめた方が見やすくなるので、ご活用ください。
複数のプロジェクト管理をひとつにまとめたい場合
複数のプロジェクトが同時に進行している場合、それぞれのプロジェクトの情報を別々に管理していると、情報の整理や全体の進捗を把握するのが難しくなるので注意しましょう。複数の表を1つの統合データベースにまとめることで、進捗状況・タスクごとの期限・担当者・業務バランスなどを一目で確認できます。最適なリソース配分がしやすくなる他、タスク漏れや業務の重複も避けられるので活用していきましょう。
また、重複情報を防いだりタスクの優先順位をつけやすくしたりする効果も高く、プロジェクトの情報管理を一元化できます。
各タスクやデータを横断的に確認したい場合
各タスクやデータを横断的に確認したい場合も、表の結合がおすすめです。データベースをひとつにまとめて横断的に管理できれば、都度データベースや表を切り替えて閲覧する必要がありません。メインのプロジェクト管理データベースを作成し、そこにタスクデータベースをリレーションで結びつけるなど工夫すれば、全てのタスクをひとつの表に表示させられるので利用してみましょう。
また、Notionのデータベースには、さまざまなビュー（リストビュー、テーブルビュー、カレンダービュー、ボードビュー、ギャラリービューなど）が用意されています。用途応じたビューを活用して、データベースの内容を見やすい形式に整えましょう。
データの一括更新や分析を行う場合
データの一括更新や分析を行う場合、事前に表を結合しておくことにより短時間で作業を完了できます。例えば複数の表に記載されているタスク期日を一括で更新したい場合、表が結合されていればフィルター等の機能を使って一律で数値を変更できます。「すべてのタスクの期日を来週に設定する」といった処理もできるようになるため、都度ひとつずつセル内容を変更する必要がありません。
また、データベースを活用した集計やフィルタリングによる基本的な分析もでき、複数の表を横断的に扱えます。
Notionで表を結合する方法
Notionでは、データベース間のリレーション（関連付け）とロールアップ（集計）機能を使って、異なるデータベースの情報をまとめて表示できます。以下で方法を解説します。
リレーション（関連付け）による結合方法
【1】リレーションとは、別々のデータベース同士を連携する機能です。リレーションをすることで、別々のデータベースのページ同士をプロパティで紐づけられます。
まずはデータベースに新しい列やプロパティを追加し、リレーションで接続したいデータベースを検索します。
【2】表示されるリレーションのプレビューを確認し、問題なければ青色の「リレーションを追加」ボタンをクリックして、新しいリレーション形式のプロパティを作成します。
【3】リレーション列のセルをクリックすると、他のデータベースから追加するアイテムを検索して選択できるメニューが表示されます。アイテムを追加したい場合は、リスト内の名前をクリックし、追加しましょう。
関連付けるデータベースを変更したい場合は、対象のプロパティのプロパティ種別から再度 リレーション を選択し、新しいデータベースを選択することで完了します。
ロールアップ（集計）による結合方法
【1】ロールアップとは、リレーションで紐づけたデータベースからプロパティを取得し、その計算結果を表示する機能です。手作業によるデータの集計を削減できるため、膨大なデータの集計作業を短時間で完了させたいときに活用しましょう。
新しい列やプロパティを追加して、「プロパティの種類」から「ロールアップ」を選択し、新しい列に名前をつけます。ロールアップ列のセルをクリックすると、以下を選択する新しいメニューが表示されます。
- ロールアップしたいリレーション形式のプロパティ
- 関連付けられたページのうち、ロールアップしたいプロパティ
- プロパティに適用したい計算
ロールアップしたい対象を選択するだけで完了するので、手軽に表を結合できます。
なお、ロールアップ列に適用できる計算方法は以下の通りです。
| オリジナルを表示する | 関連付けられたすべてのページがセルに列挙されます。リレーショナル形式のプロパティと同様の使用感です。 |
| 一意の値を表示する | 関連付けられたすべてのページのうち、選択したプロパティの一意の値を表示します。 |
| すべてカウント | 関連付けられたすべてのページのうち、選択したプロパティの値の個数が表示されます。 |
| 値の数をカウント | 関連付けられたすべてのページについて、選択したプロパティ内の空ではない値の個数が表示されます。 |
| 一意の値の数をカウント | 関連付けられたすべてのページのうち、選択したプロパティにある一意の値の個数が表示されます。 |
| 未入力をカウント | 関連付けられたページのうち、選択したプロパティが空欄になっているページの数が表示されます。 |
| 未入力以外をカウント | 関連付けられたページのうち、選択したプロパティに値が割り当てられているページの数が表示されます。 |
| 未入力の割合 | 関連付けられたページのうち、選択したプロパティが空欄になっているページの割合が表示されます。 |
| 未入力以外の割合 | 関連付けられたページのうち、選択したプロパティが空欄ではないページの割合が表示されます。 |
テーブルでもボードでも、ロールアップ列に対してデータベース全体での合計、範囲、平均などの集計ができます。ただし、ロールアップを再ロールアップすることはできません。意図せぬ循環参照が生じる可能性があるため、別のプロパティをロールアップすることが推奨されています。
まとめ
Notionで作成した表を結合することで、業務に必要な情報を一目で確認できるようになります。データの重複入力など手間を削減できる他、プロジェクトごとにフィルターをかけてタスクを表示するなどフレキシブルな使い方もできるのもポイントです。
また、リレーションやロールアップなどのNotion機能も使い、別々のデータベースのページ同士をプロパティで紐づけて使うことも可能です。業務効率化や分析の多角化にもつながるので、本記事で紹介した内容を活用ください。
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Notion表結合に関する重要用語
| 用語 | 説明 |
| Notion | 「The all-in-one workspace」を謳う多機能ワークスペースサービス。メモ・ドキュメント・タスク管理の他、プロジェクト管理・スケジュール管理・ガントチャートなど機能が多数搭載されています。 |
| リレーション（関連付け） | 別々のデータベース同士を連携する機能。リレーションをすることで、別々のデータベースのページ同士をプロパティで紐づけられます。 |
| ロールアップ（集計） | リレーションで紐づけたデータベースからプロパティを取得し、その計算結果を表示する機能。 |
