Notionタスク管理入門とカスタマイズ法！

仕事やプライベートを問わず、私たちは日々の生活で「やらなければならないこと」が数多くあります。

限られた時間の中で効率よくタスクを消化していくためには、タスクをうまく管理することが大切です。今回は、Notionを活用したタスク管理の方法と便利なカスタマイズについて紹介します。

Notionタスク管理の魅力と基本機能

Notionでは、ToDoリストやテーブル機能などを活用したタスク管理を行うことができます。タスク管理を行うことで、自分がやらなければならない作業を忘れてしまったり、期限を誤ってしまったりすることがなくなります。またタスクが完了しているのか、進行中なのか、それとも未着手なのかといった進行状況もわかりやすいため、効率的に作業管理を行うことが可能です。

Notionで、タスク管理を行う際の魅力や基本的な機能についてみていきましょう。

タスク管理に特化したデータベース機能

Notionでは、タスク管理を複数の方法で行うことができます。ここでは、タスク管理に特化したデータベース機能を2つ紹介します。

ToDoリスト

ToDoリストを用いたタスク管理では、「タスクまとめ」「今日のタスク」「Doneタスク」といったリストに区分して表示することで進捗管理を行います。ToDoリストの作成方法は、以下の通りです。

• 「タスクまとめ」に新規タスクを入力する
• タスク開始前に「タスクまとめ」から「今日のタスク」へ移動する
• タスク完了後にチェックボックスにチェックを入力する
• 完了したタスクは「今日のタスク」から「Doneタスク」へ移動する

テーブル機能

テーブルとは、縦と横にマス目が並んだ表のことを指し「Excel」や「Googleスプレッドシート」のようなものです。テーブル機能では横一列を単一のタスク、縦をタスクの優先度や工数、納期といった管理に必要な要素を表て、タスクの詳細を明確に整理することができます。

テーブル機能を用いたタスク管理の方法は、以下の通りです。

• 新規ページを作成し、「テーブルビュー」を選択する
• 新規タスクができたら、一行追加を行い、それぞれの要素を入力する
• タスク完了後はステータスを「対応完了」へ変更し、タスクを非表示にする

また、テーブル機能では、列タイプや列の挿入をテキストタイプやリストなどに変えることもできます。他にもステータスごとや重要度、対応予定日順などに並び替えることも可能です。

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複数ビューでタスクを柔軟に表示・整理

Notionには、作成したデータベースを表示させる6種類のビューがあります。以下では、それぞれのビューの特徴について紹介します。

管理したいデータとビューの特徴があれば、タスク管理を容易に行うことができるため、特徴を理解しておきましょう。

テーブルビュー

テーブルビューとは、ExcelやGoogleスプレッドシートのような、行と列で縦横を区切った表示形式のビューのことです。

設定したプロパティを一覧で見ることができるため、リストによる情報整理やタグ・ステータスを用いた情報の抽出・並び替えを行う場合に使い勝手の良いビューです。

ボードビュー

ボードビューとは、タグやステータスを用いて情報を分類し、管理するビューのことです。

タスク管理を「未着手」「進行中」「完了」「別タスクの完了待ち」といったようなステータスプロパティで分類する場合、ステータスごとにグループ化して表示することができます。また、ステータスだけでなく、担当者やタスクのカテゴリーといった分類方法でも表示することができるため、用途に応じた表示方法にカスタマイズが可能です。

タイムラインビュー

タイムラインビューとは、データベースへ登録した情報を時系列順に並び替え、視覚的にわかりやすいように表示するビューのことです。

タスクの開始日と終了日をそれぞれプロパティに設定しておくことで、登録したタスクがタイムライン形式で表示された状態でタスク管理をすることができます。タイムラインビューでは、「それぞれのタスクの期限」や「いつ着手しなければいけないかを」視覚的に把握することができるため、他のビューと併用して使用することがおすすめです。

ギャラリービュー

ギャラリービューとは、データベースに画像がある場合に、情報を画像が表示されているカード形式で表示することができるビューです。

社員・チーム名簿の管理や資料・ブックマークに画像を添付して保存するといった使い方がおすすめです。

リストビュー

リストビューとは、登録されている情報をリスト形式で表示するシンプルなビューです。

それぞれのアイテムは、クリックするとページとして開くことができ、ページ内に様々な情報を入力することができます。

メモやマニュアル、議事録を保存する際におすすめのビューです。

カレンダービュー

カレンダービューは、名前の通り情報をカレンダー上に表示するビューです。日付ごとに情報が表示されるため、スケジュール管理やミーティング室の予約管理表などを保存する際におすすめのビューです。

また、Googleカレンダーを連携することでNotion内でスケジュール管理をすることもできます。

関連記事：Notionタスク管理の魅力と活用法を解説

個人・チーム・会社別にシームレスな連携

チームや会社別といった大人数で利用する場合、Notionには「チームスペース」と呼ばれる便利な機能があります。

Notionを業務で活用する際、規模が大きくなるほどワークスペースの多さや作成したページの量が膨大になり使い勝手が悪くなってしまいます。チームスペースでは、全体の情報を同じ場所にまとめて管理するのと同時に、個々のチームが活用可能なドキュメントやプロジェクトのための場所を提供することができます。

チームスペースの作成方法は次の通りです。

• サイドバー上部にある「チームスペース一覧」にカーソルを当て、「＋」をクリックする
• 作成するチームスペースの名前・説明・アイコンを設定する
• チームスペースの「部門」を選択する
• チームスペースのアクセス許可設定を選ぶ
• 「チームスペースを作成」をクリックする

チームスペースのアクセス権限は以下の3種類です。

アクセス権限	権限範囲
オープン	アクセス制限なしで誰でも自由に参加・閲覧が可能です。
クローズド	チームスペースの存在自体は表示されますが、オーナーまたはメンバーに招待されないと参加できません。
プライベート	オーナーまたはメンバーに招待されない限りチームスペースの参加や表示がされません。

カスタマイズ可能なテンプレート活用術

Notionでタスク管理ができる理由として、カスタマイズすることもできるテンプレートの存在が挙げられます。テンプレートは初心者でも利用しやすいものが多いため、慣れていない人でも安心して使えます。

Notionのテンプレートは、Notion公式が配布しているものと、ユーザーオリジナルのテンプレートの2種類があります。

Notionの公式サイトで用意されているテンプレートは、「Notion (ノーション)の10,000件以上のテンプレートから選択」からダウンロードすることが可能です。ユーザーオリジナルのテンプレートは、個人ブログやSNSといった場所で配布されています。「Notion テンプレート」などで検索するとヒットするので探してみると良いでしょう。もし、必要としているテンプレートが決まっている場合は、キーワードに追加することで探しやすくなります。

使用したいテンプレートを見つけることができたら、画面下部にある「このテンプレートを使ってみる」ボタンをクリックしましょう。Notionにサインインが完了している場合は、サイドバーの「プライベート」セクション内にあるワークスペースにテンプレートが自動的に追加されます。もし、ログアウト状態であったり、Notionのアカウントを作成していない場合は、メッセージが表示されるので、それに従いサインインやアカウントの作成を行いましょう。

初心者にも優しいNotionタスク管理の使い方

ここでは、初心者にも簡単なNotionのタスク管理について紹介します。

タスクの追加・編集・削除がスムーズ

Notionでは、タスクの追加や編集、削除をスムーズに行うことができます。それぞれの手順は、次の通りです。

タスクの追加方法

• Notionのトップページの左側にある一覧から、「タスク管理」を選択する
• 右上の「新規」をクリックする
• 追加したいタスクの情報を入力する
• 左上の「>>」をクリックして入力画面を閉じる

タスクの編集方法

• Notionのトップページの左側にある一覧から、「タスク管理」を選択する
• 編集したいタスクの名前横にある鉛筆のマークをクリックする
• 編集画面が表示されるので入力する
• 自動更新されるため、編集が完了したら編集画面以外をクリックする

タスクの削除方法

• Notionのトップページの左側にある一覧から、「タスク管理」を選択する
• 削除したいタスクの名前横にある「…」をクリックする
• 表示された選択肢から、削除をクリックする

プロジェクトとタスクの関連付け方法

Notionにプロジェクトで実施すべきタスクをまとめて登録しておくことで、一元管理ができます。

プロジェクトとタスクを関連づけることにより、登録されている全てのタスクの状況をページ上で確認することが可能です。そのため、進捗状況の遅れといった問題点の把握を容易に行うことができます。またチーム内でデータを共有することができるため、他のメンバーの担当しているタスク状況をチェックすることも可能です。

以下では、プロジェクトとタスクの関連付け方法を紹介します。

• プロジェクトとタスクの関連付けは、タスクにリレーションプロパティを追加することにより行うことができます
• リレーションの作成方法は、次の通りで
• テーブルでプロパティを追加する。この際、入力するデータのタイプは「Relation（リレーション）」を選択する
• 「Select a database（データベースの選択）」のメニューから、関連付けを行いたいテーブルを選択する
• 追加したプロパティの任意のセルをクリックする
• 関連付けを行なったテーブルがポップアップで表示されるので、「＋」ボタンで項目を追加する

関連記事：Notion徹底解説！効率アップの秘訣と活用術

チームメンバーとの共有・連携が容易

Notionに登録し管理しているタスクは、チームメンバーと共有することができます。タスクの共有は、ワークスペースに共有したいメンバーを追加することにより可能です。Notionのワークスペースには、次の4種類のユーザー権限があります。

ユーザー権限	権限範囲
ワークスペースオーナー	ワークスペースの編集やメンバー追加、アクセス許可グループの作成が可能
メンバーシップ管理者	メンバー追加やアクセス許可グループの編集が可能
メンバー	Notionのページ作成や共有、編集が可能
ゲスト	特定ページの閲覧や編集が可能

メンバーの追加方法は次の通りです。

• 「メンバー」タブから、「メンバーを追加する」をクリックする
• 追加したいメンバーの名前を検索するかメールアドレスを入力する

また、「招待リンク」をコピーして、追加したいメンバーに共有することも可能です。

参考：Notionの共有設定について

デッドライン・進捗・ステータス管理術

Notionを使ったタスク管理に慣れていない場合は、Notion公式やユーザーが作成しているオリジナルテンプレートを活用しましょう。

 Notion初心者の方におすすめのタスク管理テンプレートを紹介します。

タスク管理

Notion公式が提供しているタスクのリストアップ・進捗管理を行うことができるテンプレートです。機嫌の追跡や優先順位の設定、担当者の割り当てなどを効果的に行うことができます。

リンク：タスク管理 | Notion (ノーション)テンプレート

プロジェクト&タスク

プロジェクトの全体像の可視化や進捗状況の追跡が行えるテンプレートです。タスク・マイルストーンの管理、ファイル共有やチームメンバーの役割分担などを簡単に行うことができます。

リンク：プロジェクト＆タスク | Notion (ノーション)テンプレート

究極のタスク管理テンプレート（はるかなさん）

カレンダー表記で、タスク管理を月毎に行うことができるテンプレートです。

同時進行で複数のプロジェクトの対応をしている場合、タスクをプロジェクトごとのものに分けて入力が可能で、その内容をカレンダー上でひと目で確認することができます。そのため、プロジェクト単位でタスク管理を行いたい場合には便利なテンプレートです。

リンク：Notionで今すぐ使える「究極のタスク管理テンプレート」を紹介します｜はるかな

Notion最強タスク管理法（Shinさん）

1週間のタスクをパッと見てわかるようにカスタマイズされているテンプレートです。1日のスケジュールが朝・午後・夜で三分割されているため、時間ごとに行わなければならないタスクもわかりやすいため、こなすべきタスクに悩まなくて良い点が特徴です。

リンク：【テンプレート公開】Notion最強タスク管理法を全公開します｜Shin

効率アップのNotionタスク管理カスタマイズ法

効率アップが図れるNotionタスク管理カスタマイズ方法について紹介します。

カレンダー・カンバン・リストビューの使い分け

Notionのタスク管理は、用途に応じておすすめの方法があります。それぞれの特徴は、次の通りです。

カレンダー

カレンダーを用いたタスク管理は、期限によるタスク管理が容易である点がメリットです。

タスクの完了期日をもとにタスク管理を行う場合、タスクの締め切りを設定しておくことで、それぞれのタスクが締め切りごとにカレンダーに表示されるため、優先順位がわかりやすいです。また、入力したタスクの期日を変更したい場合も、タスクをドラッグ&ドロップするだけで行えるため、容易に調整ができます。

カレンダーを用いたタスク管理では、ピンポイントの期限だけでなく、期間を指定して設定することができる点も魅力です。

カンバン

カンバン（タスクボード）を用いたタスク管理は、タスク全体の把握が容易である点がメリットです。

Notionのタスク設定では、「担当者」「期限」「ステータス」「添付ファイル」「コメント」「ラベル」「ノート」「優先順位」といった項目を設定することができます。カンバンを用いたタスク管理では、優先順位や担当者といった項目別でソートをかけることで、タスクを様々な角度からチェックすることができます。

カンバンは、タスクの全体像を把握するために最適な方法ではありますが、タスクの期限やタスク同士の繋がりを把握しにくい点がデメリットです。

テーブル

テーブルを活用したタスク管理では、ToDoリストのようなタスクを一覧で管理することができる機能です。

登録したタスクは縦横自由に並べることができ、翌日以降に持ち越すことになったタスクは、ドラッグ&ドロップをすることで移動することができます。

Web・アプリ上での同期・アクセスの最適化

NotionはPCのブラウザからだけでなく、スマートフォンやタブレットのアプリからもアクセスすることができます。

クラウドベースのアプリのため、インターネットに接続されている環境であれば、作成したすべてのコンテンツは自動で同意されます。Notionのシステム要件は、以下の通りです。

デスクトップ

OS	バージョン
Windows	Windows 10 バージョン21H2以上Windows Server 2016
MacOS	macOS 11以上

Web

ブラウザ	バージョン
Chrome	Extended stable（拡張安定版）の直近2つのメジャーリリース
Firefox、Safari、Microsoft Edge	直近2つのメジャーリリース

モバイル

OS	バージョン
iOS	iOS 15.0以上
Android	Android 8以上

参考：Notionのシステム要件

データ連携で業務プロセスの効率化が実現

Notionは、他ツールのデータのインポートを容易に行うことができます。他のプロジェクト管理ツールやドキュメント作成ツールを利用している場合は、「インポート機能」を活用することで、業務プロセスの効率化を実現することができるでしょう。

Notionのインポート機能は、以下のファイル形式のデータを取り込むことができます。

• プレーンテキスト（.txt）
• Microsoft Word（.docx）
• HTML（.html）
• CSV（.csv）
• マークダウン（.mdまたは.markdown）

また、下記のツールで管理されているデータに関しても取り込むことができます。

ツール名	概要	公式サイト
Evernote	Evernote Corporation が提供している多機能メモアプリ	最高のメモアプリ – Evernote で大切なノートを整理
Google Docs	Googleが提供しているブラウザで文書ファイルを作成・編集可能なサービス	Google Docs: オンライン ドキュメント エディタ | Google Workspace
Confluence	アトラシアンが開発している組織で情報共有を行えるコラボレーションツール	Confluence | リモートに最適なチームのワークスペース | Atlassian
Trello	アトラシアンが開発してるカードを動かしながらタスク管理を視覚的に管理できるカンバン方式のツール	Trello でタスク、チームメイト、ツールのすべてをまとめましょう

Notionに他ツールで管理されているデータを取り込む際は、対応しているファイル形式に変換してからNotionのインポート機能を用いるか、Notionへのアクセス許可を他ツールのアカウントで行う必要があります。

実践！Notionタスク管理ハック集

Notionには、Notion公式から提供されているものやNotionユーザーがオリジナルで作成した様々なテンプレートがあります。

Notionの公式サイトでは、1万を超える数の様々なテンプレートがテンプレートギャラリーに用意されています。

Notionの公式サイトで用意されているテンプレートは、「Notion (ノーション)の10,000件以上のテンプレートから選択」からダウンロードすることが可能です。このページでは、キーワードごとにテンプレートの検索を行ったり、「仕事」「学校」「パーソナル」といった、利用場面ごとでテンプレートを探すことができます。

使用したいテンプレートを見つけることができたら、画面下部にある「このテンプレートを使ってみる」ボタンをクリックしましょう。Notionにサインインが完了している場合は、サイドバーの「プライベート」セクション内にあるワークスペースにテンプレートが自動的に追加されます。もしログアウト状態であったり、Notionのアカウントを作成していない場合は、メッセージが表示されるので、それに従いサインインやアカウントの作成を行いましょう。

ユーザーが作成したオリジナルテンプレートは、個人ブログやSNSといった場所で配布されています。「Notion テンプレート」などで検索するとヒットするので探してみると良いでしょう。もし、必要としているテンプレートが決まっている場合は、キーワードに追加することで探しやすくなります。

ユーザーが作成したテンプレートの追加方法は次の手順で行うことができます。

• テンプレート紹介記事に記載されているURLにアクセスする
• リンク先ページの右上にある「複製」をクリックする
• 複製が完了すると自分のページのサイドバーに表示される

もしログアウト状態であったり、Notionのアカウントを作成していない場合は、メッセージが表示されるので、それに従いサインインやアカウントの作成を行いましょう。

よくある質問

Notionでタスク管理をする際に、よくある質問について3つ紹介します。

Notionでタスクを作成する方法は？

Notionで新規タスクを作成する方法は、次の通りです。

• 左側のワークスペース内「タスク管理」をクリックする
• ステータスごとに分けられているため、追加したいステータス下にある「＋新規」をクリックする
• タスク登録画面が表示されるため、タスク内容の入力を行う

また、タスクの編集・削除を行いたい場合も「タスク管理」から行うことができます。

Notionでタスクを紐づける方法は？

依存関係を追加することにより、直接、タスク同士を紐づけすることができます。

依存関係の追加方法は、次の通りです。

• データベースのタイムラインビューを開く
• カーソルをタイムライン上のアイテムに合わせる
• 右側に表示されるグレーの丸をクリックまたはドラッグして別タスクに紐づける
• または、タイムラインビューを開き、右上の「…」メニューをクリックし、「依存関係」を選択する
• 既存のリレーションか、「新しいリレーションを作成」することを求められるため、任意に選択する
• 「新しいリレーションを作成」した場合は、そのリレーションに対して「次のタスクを保留中：」プロパティと「次のタスクにより保留中：」プロパティの名称を変更する

タスク管理をするにはどうしたらいいですか？

Notionでは、タスク管理を複数の方法で行うことができます。

ToDoリスト

ToDoリストを用いたタスク管理では、タスクを「タスクまとめ」「今日のタスク」「Doneタスク」といったリストに区分して表示することで進捗管理を行います。

• 「タスクまとめ」に新規タスクを入力する
• タスク開始前に「タスクまとめ」から「今日のタスク」へ移動する
• タスク完了後にチェックボックスにチェックを入力する
• 完了したタスクは「今日のタスク」から「Doneタスク」へ移動する

テーブル機能

テーブルとは、縦と横にマス目が並んだ表のことを指し、「Excel」や「Googleスプレッドシート」のようなものです。テーブル機能では、横一列を単一のタスク、縦をタスクの優先度や工数、納期といった管理に必要な要素を表て、タスクの詳細を明確に整理することができます。

テーブル機能を用いたタスク管理の方法は、次の通りです。

• 新規ページを作成し、「テーブルビュー」を選択する
• 新規タスクができたら、一行追加を行い、それぞれの要素を入力する
• タスク完了後はステータスを「対応完了」へ変更し、タスクを非表示にする

また、テーブル機能では、列タイプや列の挿入をテキストタイプやリストなどに変えることもできます。他にも、ステータスごとや重要度、対応予定日順などに並び替えることも可能です。

まとめ

Notionを活用したタスク管理の方法と便利なカスタマイズについて紹介しました。

ビジネスでは、スケジュールの調整や期限内に業務を遂行する上でタスク管理を欠かすことはできません。

Notionを活用したタスク管理では、Notion公式やユーザーオリジナルを問わず様々なテンプレートが用意されているため、初心者でも安心してタスク管理を始めることができます。

タスク管理にNotionを活用することを検討してみてはいかがでしょうか。

Notionタスク管理に関する重要用語

用語	説明
テンプレート	Notionに登録されているページレイアウトの雛形のことを指します。Notionでは、テンプレートをコピーすることで自分のページでそのまま使うことができます。
リレーション	Notionのデータベース同士の関連付けを行う機能のことを指します。データベース同士のリレーションを作成することで、統合的にデータの管理を行うことができます。
データベースビュー	データベースでも、Wikiでも利用できるビューの総称のことを指します。「テーブルビュー」「ボードビュー」「タイムラインビュー」「カレンダービュー」「リストビュー」「ギャラリービュー」の6種類のビューがあります。