「仕事を辞めてフリーランスになったが、マルチタスクの管理方法が分からない」
「複数のコミュニケーションアプリを使っていて、管理が難しい」
仕事をする上で、平等に与えられた1時間のなかで、複数の業務をこなすことができる人は信頼されやすいです。マルチタスクを抱えながらも、器用に仕事をこなしていく人は、どこかで賢く業務を効率化する工夫をしています。
業務効率化のための工夫として、アプリやツールを利用したりしている方も多いでしょう。
今回は、かんたんに業務効率化ができるおすすめのアプリを、「ツールの一括管理編」と「マルチタスクの管理編」の2つにわけて解説します！
業務効率が悪く悩んでいる方、細々した作業をなくして、もっとコア業務に集中したいという方は是非この記事を参考にしてください。
仕事効率化におすすめのアプリ【一括管理編】
OneChat
OneChatはメールアプリやチャットツールをはじめ、SNSのDM機能まで、複数のメッセージアプリを、1つのツールで管理することができるアプリです。
カレンダー機能やメモ機能もついているので、ツールの管理と合わせて、自分の頭の整理にも利用することができます。
連携できるアプリは今後も追加される予定なので、まずは、最低限のアプリからでもよいので利用してみたいという方におすすめです！
Biscuit
Biscuitは、趣味のアカウントと仕事のアカウントを別々に分けて管理ができる、個人事業主におすすめの、Webアプリ一括管理ツールです。
アプリごとにセッションを共有せず、隔離されているので、セキュリティ的にも安全に利用することができます。
Franz
Franzとは、複数のチャットツールやメッセージアプリを一括管理できるツールです。
仕事で利用するコミュニケーションツールを、ひとまとめにしておくことで、効率アップやお客様対応漏れによるクレームなどのリスク削減にも役立てられます。
Franzは誰でも無料で利用できるため、現状複数のチャットツールを利用しているという方におすすめです。
Rambox
Ramboxは、アカウント登録をせずにかんたんに始められる一括管理ツールです。
他の管理ツールとは違い、ブラウザのようにアプリごとのタブがあるのが特徴です。そのため、タブで管理するのは向いていないという方には、おすすめ出来ません。
ただ、アカウントが必要ないので、まずは使ってみたいという方や初心者にはおすすめと言えるでしょう。
Station
Stationは、MacやiPadなどの、Apple製品を使って仕事をしている方におすすめです。
対応サービスは600種類以上あり、複数アカウントを管理することもできます。ただ、ビジネス利用の多いスラックが利用できなくなったり、Gmail認証がされず使えなくなったという口コミもあるようなので、現状スラックやGmailを利用している方は注意が必要です。
仕事効率化におすすめのアプリ【タスク・進捗管理編】
GoogleTodoリスト
GoogleTodoリストは、Googleのアカウントを利用している方であれば、かんたん、かつ無料で始められるタスク管理アプリです。
スマホやタブレットなどでも利用でき、Googleの他ツールとの連携もかんたんにできます。そのため、かんたんな操作で手軽にタスクを管理しておきたい方におすすめです。
Stock
Stockは、社内やチームの情報を1つの場所に蓄積しておくことができるアプリです。
無料で利用できるプランもありますが、ビジネスプラン・エンタープライズプランもあり、利用する人数によってプランが変わります。
ITに詳しくない方や、高齢者でも利用できるほどかんたんに操作できるのが特徴なので、使いやすさ重視の方におすすめのタスク・情報管理アプリです。
Todoist
Todoistは、個人でもチームでも、かんたんに利用できるタスク管理アプリです。
タスクの先延ばしを防ぐ「カルマポイント」や、タスクを思いついたときに音声で登録できる機能など、ユニークな機能が搭載されており、楽しんでタスクを管理していきたい方におすすめできます。
プランは、無料のプランから、プレミアムプラン、ビジネスプランが用意されているため、ご自身の利用環境に合ったプランを利用してみましょう。
MicrosoftToDo
MicrosoftToDoは、Microsoftが提供する、日々のタスク管理アプリです。
今日中に終わらせなければならない仕事や、突然のタスクも、アプリ上で期限をつけて管理しておくことで、締切が近づくと、通知でリマインドしてもらえます。
誰でもかんたんに無料で導入できるため、ちいさなチームで試用してみたいという方にもおすすめです。
Trello
トレロは、カードを動かしながら視覚的にタスクの管理ができる、ツールです。
付箋を貼るような感覚でタスクを書き、タスクが終わったら、付箋をはがすような感覚でアーカイブしたりすることができます。
無料で利用することができるので、数名の部署など、小さい規模で利用したいという方にもおすすめです。
仕事効率化におすすめのアプリ【メモ・ノート編】
Evernote
メモだけでなく、動画や写真、WEBページの保存もできるようになっているため、総合的なメモとして活用できるでしょう。
また、大量にメモを保存する場合でも、検索機能があるため欲しいメモをすぐに見つけることができるのも便利な点。複数人でメモを共有することも可能で、Evernoteのアカウントがない場合でも閲覧ができる点も魅力です。
Google Keep
Googleが提供するサービスであるため、業務で使うツールを統一したいという方にはおすすめです。
Google KeepもしくはGoogleアカウントを持つユーザーなら、共有だけでなく共同編集も可能。同じアカウントからログインすることで、様々な端末からメモを管理することができます。スマホもPCもシンプルな操作で使用できる点も魅力のひとつです。
Microsoft OneNote
Microsoftが提供する無料のツールです。Microsoftのアカウントがあれば、誰でも無料で使用することができます。
ノートのように手書きのイラストや文字に色付けすることもできるため、視覚的にメモを残したり、デザインメモとしても有効です。自動保存機能が搭載されている点も大きな魅力と言えるでしょう。
仕事効率化におすすめのアプリ【情報収集編】
News Pics
国内外の経済情報を中心としたアプリです。経済だけでなく政治や金融関係のニュースも配信。気になる専門家などをフォローして、自分が欲しい情報を受け取ることができます。
単純にニュースの内容だけでなく、ニュースに関する意見を知ることができるのも魅力のひとつです。ランキングでニュースを表示することもできるので、効率よくニュースの情報を得たい場合におすすめです。
LINE NEWS
ユーザーの興味や関心をAIが分析し、ユーザーにあった最新情報がランキングで表示されます。
スマホで簡単にチェックできるため、手軽に情報収集ができるのがメリット。LINEを使用している方なら、改めてニュースアプリをダウンロードしなくてもニュースに触れることができるのも嬉しい点です。
SmartNews
無料で使えるニュースアプリとして人気が高いサービスです。画像が多数使用されていることで、視覚性も抜群。
ニュース以外にも役立つコンテンツが配信されているので、楽しみながらニュースをチェックすることができるでしょう。
業務効率化アプリを使うメリット
仕事の抜け漏れを無くすことができる
業務効率化アプリを利用することで、自分の持っているタスクや、自分が返信しなければならないメールを1つのアプリで可視化することができます。
そのため、仕事の抜け漏れをなくすことができ、業務効率アップだけでなく信頼の獲得にも繋がります。
無料で利用できるものも多い
業務効率化アプリは、無料で利用できるものも多く、誰でも導入しやすいのが利点です。
プランがいくつかに分かれている場合は、無料だと利用できる機能が限られる場合もありますが、個人で利用する場合、小人数で利用する場合は無料で利用できることが殆どです。
仕事の場所を選ばない
モバイル端末でも、利用できるアプリを使えば、仕事の場所を選ばないのもメリットです。
例えば、外出先での移動時間や待ち時間でも、仕事を進めたり、1つの場所で確認をしたりすることができるため、時間を有効的に利用することができます。
iPhoneやipad、Androidなどでも使える
仕事効率化アプリを利用するメリットのひとつとして、こうしたアプリがパソコンだけでなくスマホでも利用できるものが多い点も挙げられます。
iPhoneやipad、Androidなどでも使用できることで、ちょっとした隙間時間を活用したり、スマホから仕事をするという場合にも使えます。
仕事効率化アプリの選び方
初心者でも使いやすい設計か
仕事効率化アプリを選ぶ際は、初心者でも使いやすいアプリかどうかを基準としましょう。
無料であっても、せっかく導入したのに利用方法が分からない、全く使いこなせないという場合は、かえって業務効率が落ちてしまいます。
公式ホームページは日本語に対応しているか
仕事効率化アプリの中には、公式ホームページがすべて英語で、書いていることが理解できないということもあります。
何か困ったことがあったとき、すぐに解決できる為のツールになりえるホームページは、自分が読める言語で書かれているかどうかが重要です。
費用対効果は合っているか
仕事効率化アプリは、無料で利用できるものも多いですが、費用をかけて利用する場合、求めるサービスや機能が入っているか、費用対効果は合っているかも重要な確認ポイントです。
なかには、お金をはらって利用していたけど、他のサービスでは同等のものが無料で利用出来たという場合もあるかもしれません。複数のサービスを比較して、納得のいくサービスを導入しましょう。
個人でもできる仕事効率化を進める方法
業務やタスクをリスト化
自分が抱える仕事をリスト化し、まずはやるべきことを捉えましょう。リスト化すれば、どの業務にどれくらいの時間がかかるかなどを整理することができます。
完了した業務はチェックを入れるなどをすれば、わかりやすく、達成感も味わえます。
業務の優先順位
業務に優先順位を付けましょう。重要度や期限が迫っているものを整理することで、今やるべきことに取り掛かることができます。
時間や期限を設定
時間や期限を設定することで、ひとつひとつの業務にかかる時間を意識することができます。
時間や期限を設定していない場合、無駄に時間を使ってしまうこともあるでしょう。時間や期限を設定したうえで管理してみましょう。
整理やファイリング
業務の整理だけでなく、物理的な書類やデスク回りの整理もおすすめです。
デスクが散らかっていることで集中力が途切れる原因にも繋がります。日頃から整理整頓ができていれば、書類やデータを探す際にもすぐに見つけることができ、効率化に繋がります。
メールチェックの時間管理
メールやチャットなどのチェック時間を管理しましょう。いちいちメールを確認することで
気が散ったり時間を無駄に使ってしまうことになりかねません。
メールチェックは朝と夜など、メールの確認時間を統一してみることもおすすめです。また、チャットツールを複数使用しているという場合には、一括管理ができるサービスなどを取り入れるのもおすすめです！
効率化ツールを使う
今回ご紹介したような、タスク管理や進捗管理、メモアプリなど仕事効率化につながるサービスは多数あります。
手作業や意識だけで効率化を進めるのではなく、便利な効率化ツールやアプリを取り入れることも、仕事の効率化を進めるうえで重要です。
メッセージアプリを一括管理できる効率化ツールもおすすめ
仕事効率化アプリを探しているかたのなかには、複数のビジネスチャットツールを使う予定の方やすでに複数のビジネスチャットを使用している方もいらっしゃるでしょう。
そこでおすすめなのが、Slackをはじめとしたビジネスチャットツールを一括管理できるサービスがあるのをご存知でしょうか。
アプリ一括管理ツールを利用すれば、仕事やプライベートで使用する様々なアプリをひとつにまとめ、一括管理ができるようになります。
作業効率や使用アプリの数が多いという方はぜひ、アプリ一括管理ツールもチェックしてみてください！
メッセージアプリの一括管理ならOneChat
OneChatならビジネスチャットツールやメール、SNSなど仕事でもプライベートでも使用するあらゆるメッセージアプリを一括管理できるサービスです。
日々使用する多数のアプリをいちいち開かずとも、OneChatを開けば簡単に確認ができます。
連携できるアプリは今後随時増加予定！複数のビジネスチャットやSNSを効率よく使いたいという方は是非チェックしてみてください。
仕事の効率化なら、管理アプリを使おう
本記事では、仕事の効率化に利用できるアプリのおすすめを、Webアプリの一括管理編、タスク管理編の2軸に分けて10選ご紹介いたしました。
タブを開きなおしたり、タスクを思い出したり、どんなタスクがあったか、メモをさかのぼったり、細々した部分にかける時間を、アプリを使うことで、効率化することができます。
このようなアプリを知っているのと、知らないのとでは、業務の対応スピード、や効率が変わるため、上司やチームの人からの評価も変わってくるものです。今、利用しているコミュニケーションツールが多くて困っている、マルチタスクを抱えているという方は、是非、管理できるアプリを利用して、賢く効率化しましょう！
