Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットの1つです。Chatwork単体でタスク管理やスケジュール管理、ビデオ通話が利用できるうえに、社内外問わず円滑にコミュニケーションを行えるのが利点でしょう。
しかし、Chatworkを使いたいが、使い方が分からない、Chatworkを利用しているがチャット機能しか使えていないという方もいらっしゃるはずです。
そこで本記事ではChatworkの基本的な使い方からChatworkを使った業務効率化の方法までご紹介
Chatwork(チャットワーク)とは
Chatworkとは、現在30万社以上の企業が利用している、中小企業向けのビジネスチャットです。
社内外とかんたんにコミュニケーションをとることができる上に、シンプルな操作性でITツールが苦手な方でもすぐに使いこなすことができます。
その他、単なるメッセージのやり取りだけでなく、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などもできるため、ビジネスにおけるコミュニケーションの円滑化が可能です。
Chatworkのかんたんな始め方
Chatworkは、公式サイトにアクセスし、無料アカウントを作るだけでかんたんに始められます。
アカウントを作ったら、「コンタクト管理」から、チャットをする相手を検索して登録すれば、相手のアイコンをクリックしてLINEのようにやり取りが開始できます。
LINEなどのツールを利用したことがある方であれば直感的に操作できるので、新卒の方やITツールに慣れていない方でも教育に時間がかかりません。
Chatwork初心者が知っておくべき便利機能
チャット機能
Chatworkは、3つのチャット機能があります。
- マイチャット
- グループチャット
- ダイレクトチャット
マイチャットは、自分専用のチャット機能で、メモ帳代わりに利用することができます。
グループチャットは、プロジェクトごと、部署ごとに作成することができ、進捗の共有や情報共有に利用できます。
ダイレクトチャットは、Chatworkに登録しているユーザーと1対1でやり取りをするチャットです。
グループチャットとダイレクトチャットに関しては、基本LINEと同じように利用するとお考えいただければわかりやすいでしょう。
メッセージ送信機能の使い方
メッセージは、画面下部にある「ここにメッセージを入力」と記載がある部分にメッセージを入力し、エンターキーもしくは送信ボタンをおすことで、相手に送信されます。
改行をしたい場合は、シフトキーと合わせてエンターキーを押すと、送信されずに改行が可能です。
また、特定のメッセージに対して返信をしたい場合は、対象メッセージにカーソルを合わせ、返信ボタンを押した上で、メッセージを入力し、送信します。
音声・ビデオ通話機能の使い方
Chatworkでは、チャットに参加しているメンバー同士で音声電話やビデオ通話をすることができます。
メッセージ送信部分の左上に、ビデオマークがあるので、そちらをタップすると通話が開始されます。ビデオ通話では画面共有を行うことも可能です。
タスク管理機能の使い方
Chatworkのタスク管理機能は、画面右上のチェックボタンのアイコンをクリックすると、タスク管理をするための画面に切替わります。
グループであれば、議事録やグループごとのタスク管理に、マイチャットであれば個人のタスク管理に利用することが可能です。期限も設定できるので、それぞれのタスクの進捗も可視化することができます。
ファイル共有機能の使い方
Chatworkでは、チーム内で共有したい資料をメッセージに添付できます。
TOの隣にある、ピンマークをクリックすると、画像やファイルを共有することが可能です。
ピン止め機能の使い方
Chatworkでは、重要なチャットや所属している部署のチャット等をピン止めして置き、常に一覧の上部に表示しておくことが可能です。
複数のグループに所属していても、重要なメッセージを見逃さないよう工夫することで仕事の効率があがります。
グループ作成機能の使い方
グループの作成は、全てのチャットの右側にあるプラスボタンから作成します。
チャットのグループ名と、概要、追加するメンバーにチェックを入れて下部の作成ボタンを押すだけで完了です。
チャットワークのプラン
フリープラン
チャットワークのフリープランは、機能の制限はあるものの無料で利用できるプランです。グループチャットも利用可能、ビデオ通話も1対1なら可能、データ保存量は5GB、画像のプレビューやログ検索機能などをつかうことができるため、ヘビーユーザーや組織として利用する意外は無料版を使っているケースも多いでしょう。
パーソナルプラン
パーソナルプランは、1ユーザーあたり月額400円のプランです。
グループチャット数が無制限、ビデオ通話も複数人で使えます。データ保存は10GBまで可能です。
また、無料プランとは違い広告を非表示にすることができるようになります。
ビジネスプラン
ビジネスプランは、1ユーザーあたり月額500円のプランです。
パーソナルプランの内容に加えて、ユーザー管理機能が使えるようになっています。組織としてユーザーの管理をおこないたいという場合にはおすすめです。
エンタープライズプラン
エンタープライズプランは、1ユーザーあたり月額800円のプランです。
ビジネスプランの内容に加えて、機能制限、ログエクスポート、シングルサインオン、SLAといったすべての機能が搭載されています。こちらもビジネスにおいて、より管理を強めたい場合やセキュリティを高めて使いたいという場合におすすめです。
Chatworkの特徴
社内外の誰とでも繋がれる
Chatworkは、チャットワークを利用しているユーザーであれば、社内外問わず誰とでも連絡をとることができます。
最近では、社外のクライアントなどとのやり取りも、メールではなくチャットでグループを作成する企業も増えているため、円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。
セキュリティレベルが高い
Chatworkは、セキュリティレベルが高いのが特徴です。企業向けのビジネスチャットであることもあり、大企業や官公庁でも導入可能なセキュリティ水準を満たしています。
情報漏洩などのリスクを最小限に抑えられ、信用に繋がるのが利点です。
連携できるツールが多い
Chatworkは、単体での利用のみならず、Googleカレンダーやコミュニケーションツールの一元管理アプリ、twitter、社内システム、会計ソフト等、多くのツールと連携可能です。
連携可能なツールの詳細は、公式サイトでも確認できます。
Chatworkのメリット
無料で使える
Chatworkには無料プランと有料プランで提供されています。機能面に違いがありますが、無料プランも基本的な機能が使えるようになっているため、高度な機能が不要な場合は無料プランでも十分便利に使いこなすことができるでしょう。
使いやすい操作性
Chatworkは直感的な操作性や使いやすさも魅力です。
難しい操作は不要で、誰でも簡単に遣いながら覚えることができるので、企業として導入する際も研修等は不要でしょう。
便利な機能を多数搭載
Chatworkでは、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話、外部連携など便利な機能を多数搭載しています。プライベートでのチャットはもちろん、ビジネスや業務において必要な機能も搭載されているため、メッセージアプリとしてChatworkひとつでも完結できるでしょう。
様々な端末に対応
Chatworkは、パソコンだけでなく、スマホやタブレット端末にも対応したアプリを使用することができます。
スマホ端末で使用できるため、パソコンを使えないような状況でも、リアルタイムで確認することが可能です。
無料で使える
Chatworkでは、連携できる外部アプリやChatworkをさらに便利にする拡張機能があります。こうしたサービスを併用することで、さらに効率化を進めることができるでしょう。
Chatworkの活用方法とは
営業担当の場合
営業先への移動中や出張中にも Chatworkでリアルタイムな情報共有ができるでしょう。外出中の入電対応など、電話対応ができない場合にも Chatworkですぐに社内連携を取ることができます。
人事担当の場合
応募者の個人情報を扱いながら他部署との連携が必要になる人事担当者にとっても、 Chatworkが役立ちます。
グループチャットによる選考フローのスピードアップやセキュリティ強化、ビデオ通話を活用した応募者とのオンライン面談なども役立つでしょう。
情報システム担当の場合
社内の問い合わせ対応やトラブル対応などに、 Chatworkが役立ちます。社内の情報システムチャットを作り、全体公開することで、以降の同様の相談も自己解決に繋がり、担当者の業務負担軽減につながるでしょう。
また、ビデオ通話機能を活用してシステム研修や簡単な説明など、画面共有も使いながら効率的におこなうことができます。
総務担当の場合
多くの部署との連携が必要な総務部だからこそ、柔軟な連携を可能にする Chatworkがおすすめです。
従業員への周知やアナウンスを履歴を残して迅速かつ簡単におこなうことができます。
また、書類やデータの提出や確認等も、 Chatwork上で共有しておこなうことができるため業務効率化にもつながるでしょう。
Chatworkを使った業務効率化テクニック
グループチャットの活用
Chatworkは、グループチャットを活用することで、社内外問わず複数人でのやり取りを円滑に行うことができます。チャット機能だけでなく、タスク管理もできるので、Chatwork1つで、グループ内のプロジェクト進捗を管理することも可能です。
グループでの情報共有やリスクヘッジを円滑に行うことができるため、万が一問題が起きた際にもスムーズに対応することができ、業務効率化に繋がります。
顧客対応
Chatworkは、社内外問わずアカウントがあればコンタクト(友達追加)追加が可能です。
例えば、クライアントとの連携をメールではなくChatworkを利用することで、気軽に連携をとることができます。
メールや電話では、堅い印象があるものの、ChatworkはLINEのようにカジュアルに利用することができる上に、ビジネスに適したチャットなので安心です。また、問い合わせに対する回答をチャットで行った場合でも、チャット内に文字として記録されているので、後々同じ疑問が生まれた場合にも即解決することができます。
外部との連携もチャットワークが利用可能
チャットワークは、社内だけでなく社外とのやり取りにも利用できるツールです。顧客や取引先との連絡手段としてもチャットワークを利用すれば、迅速な対応も期待できるでしょう。
とくに取引先とのやり取りは、メールに比べて迅速かつカジュアルに連携できるため、コミュニケーションを深めるためにも役立つかもしれません。
社外との連携にも、メールだけでなくチャットワークを併用してみてはいかがでしょうか。
Chatworkと連携できる外部サービスは「Chatwork(チャットワーク)と連携できるおすすめの業務効率化ツールをご紹介！」でご紹介しています。是非チェックしてみてください。
Chatworkの拡張機能を使う
Chatworkでは、拡張機能を活用してさらに便利に使うことも可能です。メッセーj委の装飾や画面の色変更、画面上のカスタマイズなど、より使いやすくすることができる拡張機能があるのをご存知でしょうか。
本サイトでは、「チャットワークのChrome拡張機能おすすめ10選｜もっと便利に効率化！」で拡張機能のご紹介していますので、是非チェックしてみてください！
Chatworkを他ツールとまとめて管理するなら一元管理アプリ
OneChat
OneChatはメールアプリやチャットツールをはじめ、SNSのDM機能まで、複数のメッセージアプリを、1つのツールで管理することができるアプリです。
カレンダー機能やメモ機能もついているので、ツールの管理と合わせて、自分の頭の整理にも利用することができます。
連携できるアプリは今後も追加される予定なので、まずは、最低限のアプリからでもよいので利用してみたいという方におすすめです！
Biscuit
Biscuitは、趣味のアカウントと仕事のアカウントを別々に分けて管理ができる、個人事業主におすすめの、Webアプリ一括管理ツールです。
アプリごとにセッションを共有せず、隔離されているので、セキュリティ的にも安全に利用することができます。
Franz
Franzとは、複数のチャットツールやメッセージアプリを一括管理できるツールです。
仕事で利用するコミュニケーションツールを、ひとまとめにしておくことで、効率アップやお客様対応漏れによるクレームなどのリスク削減にも役立てられます。
Franzは誰でも無料で利用できるため、現状複数のチャットツールを利用しているという方におすすめです。
Rambox
Ramboxは、アカウント登録をせずにかんたんに始められる一括管理ツールです。
他の管理ツールとは違い、ブラウザのようにアプリごとのタブがあるのが特徴です。そのため、タブで管理するのは向いていないという方には、おすすめ出来ません。
ただ、アカウントが必要ないので、まずは使ってみたいという方や初心者にはおすすめと言えるでしょう。
Station
Stationは、MacやiPadなどの、Apple製品を使って仕事をしている方におすすめです。
対応サービスは600種類以上あり、複数アカウントを管理することもできます。ただ、ビジネス利用の多いスラックが利用できなくなったり、Gmail認証がされず使えなくなったという口コミもあるようなので、現状スラックやGmailを利用している方は注意が必要です。
まとめ
本記事では、Chatworkの使い方や特徴など、基本的な情報をご説明しました。Chatworkは、単体でもタスク管理やビデオ通話機能が利用できるなど、ビジネスに最適な機能が詰まっています。また、社内外問わず気軽に連携がとれる点は、Chatworkの最大の利点とも言えるでしょう。
しかし、すべての企業がChatworkを利用しているわけではなく、なかには他のコミュニケーションツールを利用しているケースもあります。ゆえに、利用するコミュニケーションツールがどんどん増えていくことも少なくありません。
管理がおろそかになってしまうと、通知を見逃したり、返信のし忘れで、信用を損なってしまうことにもなります。利用するコミュニケーションツールが増えてきたら、OneChatなどの一元管理ツールを利用して、賢く業務を効率化しましょう。
