Googleスプレッドシートは、他のユーザーとファイルを共有できます。
また、複数人で同時に作業することも可能です。さらに、変更されたくない部分を保護したり、編集の権限を与える人を変更したりなど、さまざまな使い方ができます。
リモートワークで複数で作業をするときに効率的に進められるので、共有方法は知っておいて損はありません。ここでは、スプレッドシートでファイルを共有するための設定方法や便利テクニックについて解説します。
スプレッドシートでファイル共有する3つの設定
スプレッドシートでファイル共有するためには次の3つの設定があります。
- メールアドレスで共有する
- リンクで共有する
- IMPORTRANGEで共有する
それぞれの詳しい内容をみていきましょう。
1.メールアドレスで共有する
メールアドレスでファイル共有をする場合は、右上の共有を押します。そして、ボックス内に「ユーザーやグループを入力」とあるので、この部分にメールアドレスを入力しましょう。
入力後は「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」のいずれかを選択し、送信をクリックすると完了です。
メールアドレスで共有する方法は、セキュリティ面でも効果を発揮します。
2.リンクで共有する
次は、リンクを使って共有する方法です。右上の共有をクリックして「一般的なアクセス」をクリックしてください。
そして「リンクを知っている全員」を選んで、権限設定します。リンクが表示されるので、このリンクを共有したい相手に伝えてください。
リンクを知っている全員の右側で「閲覧者」「編集者」「閲覧者（コメント可）」から選ぶことができます。
メールアドレスの共有と違い、多くの人と共有したい場合に便利な方法です。
3.IMPORTRANGEで共有する
次に、IMPORTRANGEによる共有ですが、セル単位で共有できるのがメリットです。セルを反映させるページの関数部分に次の数式を入力します。
- =IMPORTRANGE(スプレッドシートのURL, 範囲の文字列)
反映させるセルは次のページのすべてのセルです。
「URL」と「セルの範囲」を数式に入力します。
ここではすべてのセル（A1からD10）を反映させました。すると選択したセルが、もとのシートに反映されます。
スプレッドシートのファイル共有で使える便利テクニック5選
スプレッドシートのファイル共有で使える５つの便利なテクニックをご紹介していきます。
- ファイルの共有を解除する
- 特定のシートだけ保護する
- 特定のセルだけ保護する
- スマホで共有する
- 共有の権限を変える
- 共有ファイルが更新されたら通知する
それぞれの詳しい内容を解説します。
1.ファイルの共有を解除する
ファイルの共有を解除する方法は、共有を解除しようとするユーザーのアカウント権限を選び、一番下の「アクセス権を削除」をクリックします。
さらに保存をクリックで、ファイルの共有を解除できました。
2.特定のシートだけ保護する
ファイル共有時に、一部のシートやセルなどを保護することできます。例えば、特定のシートを保護したい場合は、まず保護しようとしているシートを開いて「データ→シートと範囲を保護」と進みます。
すると、保護されているシートと範囲の設定が表示されるので、範囲を確認して「権限を設定」をクリックしてください。
範囲の編集権限が表示されたら、編集権限を外したいメンバーのチェックを外して「完了」をクリックします。
例えば、自分以外を外すと次のように表示されます。
3.特定のセルだけ保護する
変更されたくないセルがある場合は、セルやシートを保護できます。保護したいセルの範囲を選択して右クリックをします。メニューが表示されるので「範囲を保護」を選択してください。
一番下にある「セルでの他の操作項目を表示→範囲を保護」と進み権限を設定をクリックします。あとでどのような保護をしたかわかるようにタイトルをつけるとよいでしょう。
あとは、シート保護と同じ流れで自分のみ編集できる状態にしました。他の人が編集できるように設定することもできます。
4.スマホで共有する
Googleスプレッドシートはスマホでも利用できる便利なツールです。ここでは、iPhoneで共有する方法をご紹介していきます。
Googleドライブからこれから共有しようとしているファイルを選んで、ファイル名の右側にある3つの点が並んだ部分をクリックしてください。
共有とエクスポートをクリックして、あとはパソコンでの共有と同じやり方となります。
5.共有の権限を変える
共有の権限ですが「編集ができる編集者」「閲覧のみ」「閲覧プラスコメント可能」の3つから選ぶことができます。右上の共有をクリックし、リンクを知っている全員の右側で設定します。
6.共有ファイルが更新されたら通知する
共有ファイルが更新された時点で、メールで通信を受け取れます。
また、変更された場所もわかるので便利です。更新をしたときにメールを送るためには「ツール→通知ルール」と進みます。
通知ルールの設定画面に移り変更が入った時、ユーザーがフォームを送信したときから選べます。通知方法はいずれもメールで、1日1回とその都度から選べます。
ここでは、変更がはいったときとその都度を選びます。変更が加えられたとき、メールを送信するといった表示に変わりました。
ファイルの共有や編集ができない時に確認すべきポイント
ここまでさまざまなファイルの共有方法を説明してきましたが、共有できない場合は次の手順で確認してみましょう。
まず、シークレットモードでログインをできるか確認します。Google Chromeを使っていれば「設定ボタン→新しいシークレットウィンドウ」をクリックします。
設定ボタンは右上の点が3つ縦に並んでいる部分です。シークレットモードはショートカット「command+shift+N」も利用できます。
もし、シークレットモードでログインできるようであれば、ブラウザが1つの原因です。他のブラウザを使ってログインができるかどうかを確認してください。一度ログアウトしてからログインすれば、共有できる可能性があります。
なお、当サイトではマクロ以外にも、スプレッドシートに関するさまざまな情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください。
