Googleスプレッドシートは文章の執筆やデータの管理に加えて、計算もできる便利なツールです。仕事を円滑に行うために重宝している人も少なくないでしょう。
しかし、Excelとの違いがわからずに使っている人もいるのではないでしょうか。Googleスプレッドシートの使い方次第で仕事の効率はより高まります。
本記事では、GoogleスプレッドシートとExcelの違いやスプレッドシートで知っておきたい使い方などを紹介します。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートとは、Googleが提供しているデータ管理や表計算、文章作成など様々な用途に利用できるツールです。
Googleアカウントを作成すれば誰もが利用できて、MacとWindowsどちらにも対応しているので、パソコンの種類を選びません。また、パソコンだけではなくスマホでも利用できるので、外出先でも気軽に利用可能です。
インターネット環境があれば、場所問わず利用できるので便利ですよね。機能面でExcelと似ている部分もありますが、明確な違いについては次章で詳しく紹介します。
GoogleスプレッドシートとExcelの5つの違い
GoogleスプレッドシートはExcelと機能が似ている点が多いです。どちらも表計算できるので「どっちを使っても変わらないのでは？」と思う人もいるでしょう。
GoogleスプレッドシートとExcelの違う点を理解すれば、上手に使い分けることもできます。ここでは、Googleスプレッドシートとエクセルの違いを5つ紹介します。
1.すべての機能が無料で利用できる
Excelは「Microsoft」から購入しないと利用できません。金額も10,000円以上と高額なので、Excelを毎日のように使う人でないと割に合わないでしょう。
一方、Googleスプレッドシートは表計算やデータ管理など全ての機能が無料で利用できます。Googleアカウントとインターネット環境を用意するだけで、便利な機能を使えます。
10,000円以上の金額を支払うのに抵抗がある人は、Googleスプレッドシートがおすすめです。
2.リアルタイムで共有できる
Googleスプレッドシートは自分のスマホやパソコン、会社の同僚などとリアルタイムデータを共有できます。
Excelは、作成したデータをMailなどで送信し、相手が確認した段階でデータの共有が完了です。共有までに「Mailの送信」「データのPDF化」などの工程が必要なので、手間がかかります。
Googleスプレッドシートは、「URLのリンクを知っている人」などデータを共有できる人を権限を設定し、特定の人同士でデータを共有可能です。複数人でスケジュールの作成や意見の集計など、多くの場面で活躍します。リアルタイムで円滑に仕事を進めるには、Googleスプレッドシートが便利です。
3.変更内容が自動で保存される
Googleスプレッドシートは、データの変更内容を自動で保存してくれるので、保存ボタンを押す必要がありません。
一方、Excelはデータを変更した際に毎回保存ボタンを押す必要があります。保存ボタンを押さずに、ページを閉じると変更点は保存されません。
Googleスプレッドシートは、変更内容を自動で保存できるので、毎回保存ボタンを押さずに済みます。手間もかからず、保存ボタンを押す意識がなくなるのでより快適に仕事に取り組めるでしょう。
4.Webページとしての公開できる
ExcelはアプリではないのでWebページとして公開できません。一方、Googleスプレッドシートは、簡単にURLを作成できWebページとして公開できるので、管理してデータや数値をWebページとして閲覧したい時に便利です。
URLの作り方も、画面の指示に従うだけでできるので、誰もが簡単にURLを作成できるでしょう。
5.処理スピードはExcelに劣る可能性もある
GoogleスプレッドシートはGoogleのサーバーによって動いているアプリです。
膨大なデータを管理している場合は、表計算のスピードなどが落ちる可能性があります。少しのデータ量を管理している場合は、さほど処理スピードに変化はないでしょう。
しかし、Googleスプレッドシートは膨大なデータを管理する時に使用されることも多いツールです。あまりにも膨大なデータを管理する場合は、Excelを使用した方が円滑に仕事ができるでしょう。
スプレッドシートの使い方で知っておきたい4つの基本操作
Googleスプレッドシートは、データ管理や文章作成など様々な用途に利用できる便利なツールです。上手に活用すれば、効率よく仕事に打ち込めます。
しかし、Googleスプレッドシートの使用経験がないと、どのように使って良いかわからないですよね。ここでは、Googleスプレッドシートの使い方で知っておきたい基本動作を4つ紹介します。
使い方1.シート作成
シート作成の手順は次のとおりです。
- Googleドライブを開く。
- 「＋新規」をクリックし「Googleスプレッドシート」を開く。
- 新しいシート作成が完了。
上記では「Google Chrome」や「Googleドライブ」を使用している前提で紹介しましたが、ブラウザを開き「Googleスプレッドシート」と検索をかけてアクセスもできます。自分が使用しているブラウザに応じて、利用しやすい方法を選びましょう。
使い方2.関数
関数の使い方は、画像①〜②の流れで行います。なお、ここではSUM関数を使用した流れの紹介です。
- 合計金額を求めたいセルにカーソルを合わせる。
- SUM関数を記載。
- E列〜E10列の合計金額を求めたいので＝SUM(E6：E9)と入力。
- 合計金額「1,500円」が表示される。
関数を使用すれば複雑な計算も簡単に答えを出せるので、覚えておきましょう。
使い方3.共有
データを共有する流れは次のとおりです。
- Googleスプレッドシート右上の「共有」をクリック。
- 「共有相手のメールアドレスの入力」「共有可能なリンクを取得」「IMPORTRANGE」の中から権限を選択。
- メールの場合：スプレッドシートを開くをクリック。
- リンクの場合：共有相手にリンクを送信して、相手が開けば共有完了。
- IMPORTRANGEの場合：共有用のシートにIMPORTRANGEと入力。
以上の流れでデータ共有ができます。メールアドレスやリンクを使って共有するので、シーンにあった方法を選びましょう。
使い方4.保存・書き出し
保存・書き出しの手順は次のとおりです。
- Googleスプレッドシートの「ファイル」を開く。
- ダウンロードにカーソルを合わせると、▶︎の右にファイルの保存形式が表示され選択。
- 左下に保存したファイルが表示。
- 左下のファイルをドラッグすることで、デスクトップに保存。
また、画面上部のバーにある「ファイル」から「名前をつけて保存」でも保存できます。保存先やファイルの保存形式も同時に選択できるので、自分が使いやすい方法でデータを保存しましょう。
使い方5.スマホ利用
スマホ利用の手順は次のとおりです。
- Googleスプレッドシートをアプリで開き、右下の「新しいスプレッドシート」のマークをクリック。
- 「新しいスプレッドシート」のフォルダ名を入力。
- 新しいスプレッドシートが表示。
Googleスプレッドシートは、スマホでも簡単にシートを作成できます。出先などで、パソコンを触れない時はスマホでGoogleスプレッドシートを使用し、仕事に活用してくださいね。
スプレッドシートの使い方で知っておきたい4つの応用操作
Googleスプレッドシートを応用して使用できると、仕事をより効率よく進められます。特におすすめの応用操作がわかると、Googleスプレッドシート初心者の人も取り入れやすいですよね。
ここでは、Googleスプレッドシートの使い方で知っておきたい4つの応用操作を紹介します。
使い方1.拡張機能
拡張機能の使い方は以下の通りです。
- Googleスプレッドシートを開き「拡張機能」をクリック。
- 「アドオン」から「アドオンを取得」を開く。
- 「ガントチャート」「フローチャート」「ワイヤーフレーム」などの機能を取得可能。
拡張機能を使えると、データ分析に活用できる機能を追加でき、資料作成など仕事の質の向上に役立つでしょう。
使い方2.共有権限や保護
共有権限や保護の使い方は以下の通りです。
- シート保護はGoogleドキュメント下部の「シート1」の矢印をクリック。
- 「シートを保護」をクリックすればシートの保護完了。
- 共有権限は「範囲の編集権限」からデータの共有範囲を設定。
データの共有は、個人情報も扱うのでシートの保護や共有範囲の設定は徹底しましょう。
使い方3.コメント
コメントの使い方は以下の通りです。
- 「•••」を開き、コメントを挿入をクリック。
- コメントを入力。
コメントを入力できると、仕事の進捗管理がしやすくなります。仕事を効率よく進めるために、コメント機能の活用はおすすめです。
使い方4.データ参照
データ参照は下記の画像のように使用します。
- 参照するセルにカーソルを合わせる。
- 公式「=’シート2’！セルの場所」を入力すれば完了。
データ参照を利用できると、複雑な関数やコピペを簡潔に行えるようになります。
使い方5.保存履歴
保存履歴の使い方は次のとおりです。
- 「ファイル」を開き「変更履歴」をクリック。
- 「変更履歴を表示」をクリックし、復元したい履歴を選択。
- 「この版を復元」をクリックし、データの復元完了。
Googleドキュメントを使用中に、データを消してしまうこともあるでしょう。データが消えた時のために、保存履歴の使い方を覚えておいて損はありません。
当記事では、スプレッドシートについてさまざまな関数をご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
