スプレッドシートでは多くの情報を扱いますよね。このようなとき、かんたんにデータを抽出・整理したいと思いませんか？
スプレッドシートでもフィルタ機能を使用すれば、Excelと同じく条件にあわせたデータの抽出や絞り込みが可能です。
本記事ではフィルタ機能の設定方法から、データの絞り込み・並び替え等の基本操作のほか、スマートフォンやタブレット端末での操作が行えるかもあわせて解説します。
スプレッドシートへの苦手意識を減らして、スマートなビジネスを実現しましょう！
スプレッドシートのフィルタ機能でデータを抽出する
スプレッドシートにはデータをふるい分けできる「フィルタ」機能があります。この機能を利用すれば「並べ替え」や「条件での絞り込み」ができ、膨大なデータを素早く視覚的に整理できるようになります。
それではフィルタ機能の基本的な使い方を確認しましょう。
スプレッドシートで新規にフィルタを作成する方法
スプレッドシートで「フィルタ」機能を使うと、データを昇順・降順に並び替えたり、条件や値を指定してデータを分類できます。まずはフィルタを作成してみましょう。
- スプレッドシートを開き、データを整理したい表の見出しをドラッグで選択する。
※このとき表の見出し部分を含めて範囲を選択すること。 - 画面上のメニューから「データ」をクリック、「フィルタを作成」をクリックする。（各見出しの右側に「下向き三角のようなマーク」が表示される）
データを並べ替える
フィルタを作成すれば、データを並び替えでき便利です。並び替えは、表の見出し別に利用できます。
- 「スプレッドシートで新規にフィルタを作成する方法」でフィルタを作成する。
- 表の見出しのなかから任意の項目を選び、見出しの右側にある「下向き三角のようなマーク」をクリックする。
- 以下いずれかの選択肢をクリックして並び替える。
- A→Zでシートを並べ替え（昇順）
- Z→Aでシートを並べ替え（降順）
データを値で絞り込む
フィルタ機能を使用するとき、商品名等の名称で情報を絞り込みたいことがあります。このような場合はこちらの操作をお試しください。
- 「スプレッドシートで新規にフィルタを作成する方法」でフィルタを作成する。
- 表の見出しのなかから任意の項目を選び、見出しの右側にある「下向き三角のようなマーク」をクリックする。
- 「値でフィルタ」の左側にある三角マークが下向きになっていることを確認する。（三角マークが右向きの場合は、「値でフィルタ」の文字をクリックして、三角マークを下向きにする）
- 「値でフィルタ」の下を確認する。表示された項目から、抽出したいものにチェックを入れる。
※すべて選択・クリアをクリックすると、一括してチェックをつけたり外したりできる。 - 「OK」をクリックする。（絞り込みが完了する）
データを条件で絞り込む
フィルタ機能を使用するとき、点数や金額をもとに「いくら以上の数値のみデータを抽出したい」という場面があるでしょう。
ここではたとえば、テストの結果で「80点以上」を集計したいとして、操作を説明します。
- 「スプレッドシートで新規にフィルタを作成する方法」でフィルタを作成する。
- 表の見出しのなかから任意の項目を選び、見出しの右側にある「下向き三角のようなマーク」をクリックする。
- 「条件でフィルタ」をクリックする（「条件でフィルタ」の左側にある三角マークが下向きになっていることを確認する。
- 「条件でフィルタ」の下にある「なし」をクリックして、「以上(*1)」の条件を選択する「値または数式」の入力欄に「80」と入力する。
- 「OK」をクリックする。（絞り込みが完了する）
「*1」の項目ではほかに以下のような選択肢があり、幅広い条件でフィルタをかけることができます。
- 空白・空白ではない
- 次を含むテキスト・次を含まないテキスト
- 完全一致するテキスト
- 次より大きい・次より小さい
- 以上・以下
- 次と等しい・次と等しくない
- 次の間にある・次の間にない
- カスタム数式
フィルタ表示を元に戻す
フィルタ機能を解除したいときは、次の操作を行ってください。
- スプレッドシートを開き、画面上のメニューから「データ」をクリック、「フィルタを削除」をクリックする。（フィルタが解除される）
共同編集者側の画面を変えず自分だけフィルタ表示したい
これまでお伝えしてきた「通常のフィルタ機能」は、非常にかんたんで使いやすいものですが、注意したい点があります。
通常のフィルタ機能を使うと、ファイルを共有した相手の画面上でも、フィルタした内容が反映されてしまうのです。
スプレッドシートは共有して使うことの多いツール。とくに複数人で同時にファイルを編集しているときなど、画面上の情報が勝手にフィルタされてしまうと不便ですね。
スプレッドシートではこのようなシーンを想定し、次の手順で操作をすれば、メンバー別にフィルタを作成・保存できるようになっています。
- スプレッドシートを開き、データを整理したい「セルの範囲」をドラッグで選択する。
※このとき表の見出し部分を含めて範囲を選択すること。 - 画面上のメニューから「データ」をクリック、「フィルタ表示」、「新しいフィルタ表示を作成」の順にクリックする。（スプレッドシートの左と上に黒い帯が生成される）
- 画面上の黒い帯、左側にある「名前」欄へ、担当者名などを入力する。（個のフィルタ情報はこの時点で保存される）
- 各見出しの右側にある「下向き三角のようなマーク」をクリックし、希望にあわせて条件や値でフィルタをかける。
上記の操作でフィルタ情報を個別に保存することができます。
このとき名前を付けたフィルタ名は、以下の操作でほかのメンバーも閲覧できるようになっています。
- スプレッドシートを開き、画面上のメニューから「データ」をクリック、「フィルタ表示」、「名前を付けたフィルタ名」の順にクリックする。
フィルタ機能の注意点とポイント
フィルタ機能の使用に関して、注意点とポイントをまとめました。
以降の内容でフィルタが使用できないケースや、スマートフォンでの操作ができるか等の詳細をお確かめください。
結合したセルがあるとフィルタ機能は使えない
スプレッドシートでは表の体裁を整える目的で、よくセルを結合することがあります。
しかし結合したセルがある場合、「問題が発生しました」「フィルタを作成することはできません」のメッセージが表示され、フィルタ機能を利用できません。
このようなときは、フィルタを設定する範囲内に結合されたセルがないかを確認して、セルの結合を解除する必要があります。
スマートフォンではフィルタ機能を使えない
Googleスプレッドシートのヘルプを確認したところ、パソコン以外の環境ではフィルタ機能を使えないと明記されていました。
不要なデータを非表示にする等して、データを効率的に整理したい、見直したいと思うときは、パソコンからスプレッドシートにアクセスする必要があります。Android・iPhone・iPad等では、データを並べ替えることはできます。
なお、スプレッドシートをアプリで使う方法については次のページで詳しく解説しています。利用できる基本機能も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
フィルタをオフにしても並べ替えは戻らない
フィルター機能を使うとき、最も気軽に使用できる機能が「並べ替え」です。
しかしこの並び替え機能を使用したあとで、フィルタを解除（フィルタを削除）しても、並び替えた結果は元に戻らないため注意が必要です。
表の元の並び順が重要な場合は並び替えをする前に、表に1から順で番号を付けておくことをおすすめします。スプレッドシートを開き、画面上のメニューから「データ」をクリック、「フィルタを削除」をクリックする。
