「請求書管理システムは無料で使える？」
「請求書管理システムは本当に良いの？」
請求書管理システムは、その名の通り企業や事業主の請求情報を管理したり、請求書を自動で作成したりできるツールです。
経営者はもちろん、副業で収入を得ていて請求書を発行しなければならないという方でも、フォーマットを使ってかんたんに送付することができます。
しかし、個人事業主であれば無料で利用できるツールがないのか、事業者であればセキュリティ対策がしっかりしているツールはないのかと、数あるシステムのなかから決めかねている方も多いでしょう。
そこで本記事では請求書管理システムの主な機能から選び方のポイントまで徹底解説していきます。請求書管理システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
請求書管理(発行)システムとは？
請求書管理(発行)システムとは、その名の通り、システム上から請求書を発行できたり、発行した請求書を管理しておいたりすることができるツールのことです。
これまで、請求書をエクセルで作成して印刷して郵送するという業務フローが一般的だったのですが、作成に時間がかかったり、郵送にお金がかかったりと、課題がありました。
その点、請求書発行システムを利用すると、Web上だけでやり取りの全てが完結するので業務効率化にも繋がります。
※主な機能が「発行」なので、ここから先は請求書発行システムとして解説していきます。
請求書発行システムの主な機能
請求書発行システムの主な機能は下記があります。
- 請求書の発行が自動でできる
- 発行した請求書の入出金管理ができる
- 請求データをもとにした売上集計や発注データの集計ができる
- 会計ソフトと連携し、仕訳データ作成や債権管理ができる
請求書の発行やその後のやり取りが効率化できるだけでなく、サービスによっては請求書発行に関連する、会計ソフトや売上データ観測サービスなどと連携することで、周辺業務も効率化することができます。
請求書発行システムのおすすめツール比較
BtoBプラットフォーム請求書
BtoBプラットフォーム請求書は、企業同士の請求書発行・受け取りにおすすめの請求書発行サービスです。
50以上の販売管理システムや会計ソフトと連携できるため、請求書の管理だけでなくデータの活用にも役立てられるのが特徴です。
また、セキュリティ体制にも力を入れており、国内最高レベルの保安管理システムを採用しているため、顧客情報の管理も同時に行う方、多くの企業とやり取りをする方は、見逃せません。
ただ、公式サイトの動きが遅く、なかなか開かないので注意が必要です。
請求管理ロボ
請求書管理ロボは、導入企業500社以上の実績を持つ請求書発行システムです。1万件以上の請求書にも対応しており、クラウド上で請求・債権管理までできます。
与信審査は回収から請求における、催促の電話や代金回収等の業務を全て委託できるので毎月の請求業務を約80％削減できるとされています。
今、請求業務に時間がかかっている、人手不足を感じているという方におすすめです。
メイクリープス
メイクリープスは、見積書の作成から請求書の作成まで、クラウド上で行うことができる請求書発行システムです。
請求日から入金予定日まで全てを可視化できるので、債権管理にも役立てられます。作成した書類は、ワンクリックで印刷し封入から投函まで完了させることが可能です。
その他、最新情報をすべてクラウド上で管理できるので、上司との連携や会社への報告もスムーズに行えます。
会計freee
会計freeeは、会計ソフトでおなじみのfreeeが提供する請求書発行システムです。クラウド会計ソフト市場シェア率NO.1で、有料課金ユーザー企業数はなんと33万という大御所。
テンプレートをもとに、請求書を作成できるだけでなく複数の社員からの請求書発行の管理も行えるので、管理が煩雑になりません。
また、現状freeeの会計ソフトを利用している方は、請求書発行システムと会計システムの連携もかんたんに行なうことが可能です。
KIMERA
KIMERAは、無料から始められるサブスクリプションビジネス向けの請求書発行システムです。
サブスクリプションサービスを展開するビジネスは、日を追うごとに契約者数が増え、請求先も増えてくるので、管理が複雑になるのが難点です。
その点KIMERAは、サブスクリプションビジネスの請求書発行や入金消込、売上計上を自動化できるので債権回収や売上計上も漏れなく確実に行うことができます。
INVOY
INVOYは、無料から利用できる請求書発行システムで、取引先や請求書の作成上限も無制限で行うことができる優れモノです。
請求書の自動生成はもちろん、会計ソフトとの連携もCSVでかんたんにできるので、新人従業員が従事した際も教育にかかる時間を最小限に抑えることができます。
無料のプランもありますが、月額980円のプランでは、口座自動連携機能や資金繰表等も利用することも可能です。
board
boardは、請求書作成から見積書発行システム、その他周辺業務の効率化までできる請求書発行システムです。有料プランの導入企業は4200社を突破し、継続率は99％超を誇っている、信頼と実績のあるサービスと言っても過言ではありません。
基本的な請求書周りの機能に合わせて、売上分析や売上予測、外注費の管理、キャッシュフローの管理等を行うことも可能です。
全体的にバックオフィスの業務効率化と質向上を目指したい方におすすめできます。
SVF Cloud
SVF Cloudは、累計社数30,500社を超える、Cloud帳票サービスです。国内シェアはNo1とされており、郵送ではなくても丁寧なやり取りをしたいという方に指示されているサービスになります。
ただ、できるだけ早く、かんたんに請求書を発行して、管理をしておきたいという方には、開発の負担がかかるためおすすめできません。とはいえ、セキュリティが高く、プリンター稼働状況なども管理しておくことができるため、万が一に備えてセキュリティ機能は担保しておきたいという方には役立ちます。
イーメイサイプロ
イーメイサイプロとは、請求書の受け取りや発行・送金業務を包括して業務効率化できるサービスです。
無料お試しなら1分で簡単に登録することができ、今すぐためしてみたい！という方でも業務の合間に簡単に行うことができます。
パスチャー
パスチャーは、パートナーへの仕事依頼や発注書の自動作成等、請求書に関連するほとんどの業務を管理することができるサービスです。
サービス利用料は月額25000円と割高ですが、税率設定や経費の請求、請求書の受け取り、タスクの一覧の他、コミュニケーション機能等、幅広い機能がそろっているため、複数の箇所の業務を効率化したいという方におすすめできます。
個人事業主も使える無料の請求書発行システム
misoca
misocaは、見積書や請求書、納品書を1分で生成し、ツール上からメール送信ができる、シンプルかつ使いやすいUIが特徴の請求書発行システムです。
テンプレートを使って入力フォームに必要事項を入力するだけでキレイな帳票を作ることができるため、専門知識等必要ありません。
まだ業務経験の浅い個人事業主でも気軽に利用できるのが特徴です。
MFクラウド請求書
MFクラウド請求書は、基本的な昨日は請求書、見積書、領収書の発行などmisocaとほぼ同様の機能がそろったサービスです。
テンプレートをもとにフォームに沿って入力するだけで簡単に帳票が作成できるのはもちろん、マネーフォワードクラウド会計との連携もできます。
個人事業主向けのプランも用意されているので、導入を検討している方は相談してみましょう。
square請求書
square請求書は、QRコード決済サービス等を展開しているsquareグループ会社が提供する請求書発行システムです。
無料プランでも請求書や見積もりの作成が無制限で行える他、メールやSMS送信もリンクをコピーアンドペーストするだけで送れるほどの手軽さが魅力です。
有料プランには、プロジェクト管理機能や見積を請求書に自動変換できる機能等がありますが、個人事業主の場合は無料のプランで十分に活用できることが多いです。
請求書発行システムの選び方
自動化できる範囲で選ぶ
請求書発行システムは、サービスによって、自動化できる範囲が変わってきます。
- 電子契約面
- 郵送代行
- 請求書の配信予約
- 入金の消込や督促
- 売上管理や案件管理
数社との取引が主な個人事業主や、1ヶ月に発行する請求書の数が少ない企業は、最低限入出金の管理や請求書の発行、メールの送信が出来れば問題ないことが多いです。
ただ、1ヶ月の発行数は少ないが人手が足りていない、効率化したいポイントがあるなど、必要機能を入れることに明確な理由があるのであれば、選ぶ価値はあります。
既存システムとの連携可否で選ぶ
請求書発行システムは、販売管理システムや会計ソフト等、既存のシステムと連携して、周辺業務も効率化することができます。
今売上等を別のサービスで管理しているという方や、会計ソフトの導入を考えているという方は、それらのシステムと連携できるかどうかを基準にして選ぶと良いでしょう。
また、銀行口座と連携して入出金を管理することができるシステムもあるため、個人事業主の方でも、手動での管理が面倒だという方は、そのような機能が備わったシステムを選ぶのも手です。
電子帳簿保存法に対応しているか
請求書発行システムを選ぶ際、最新の法律を順守しているか、また、法改正があったときにアップデートできるのかという点は、どの規模の事業者様も注意して見ておくべきです。
例えば、電子帳簿保存法の改正によって、請求書をデータで保存するための用件が緩和されていますが、適応されていなければ利用することができません。さらに、今後改定があった際に柔軟に対応できるシステムでなければ、買い替えを検討しなければならなくなるので、特に買い切り型のソフトを選ぶ場合は注意が必要です。
導入コストや予算で選ぶ
請求書発行システムに限らず、何らかのサービスを導入する際は、導入コストや予算も重要な比較ポイントになります。
必要機能がそろっているサービスで絞り込んだ上で、予算が合うものを選ぶと、適切なサービスを導入しやすいです。
業務フローへの溶け込み具合で選ぶ
企業で請求書発行システムを導入する場合、従業員が使いやすいか、これまで行っていた業務フローに組み込むことができるかという視点ももって検討すると、従業員からの理解も得やすくなります。
特に、新しいサービスを導入するときは、どんなに便利なサービスでも従業員から使いにくいとクレームを受けたり、業務が止まってしまったりすることもあるものです。使いやすいUIかというところはもちろんのこと、業務フローへの溶け込み具合も見るとよりよいサービスが選定できます。
無料お試しができるもので選ぶ
請求書発行システムによっては、有料のサービスでも無料お試し期間を設けているサービスもあります。
使用感を知ってから導入したい、複数社を比較したい、業務フローに合うかどうか試したいという方は、無料のサービスをいくつか試してから、本導入に踏み切ると良いでしょう。
請求書発行システムを使うメリット
人件費の削減ができる
請求書発行システムを利用すると、これまで紙で行っていた郵送の取引に使う時間はもちろん、エクセルでの作成時間、入出金の管理等の人件費を大幅に削減することができます。
従業員の業務負担も軽減できるので、他のコア業務に専念したり、残業をカットしたりすることも可能です。
ヒューマンエラーの防止ができる
請求書発行は、お金に関連する業務のため、ミスをすると企業や個人の信頼を失いかねません。
その点、請求書発行システムで自動化することで、ヒューマンエラーの防止ができるのもメリットです。
ペーパーレスにつながる
請求書発行システムを利用すると、請求書の発行からその後の管理まですべてWeb上で行うことができるようになります。
結果、ペーパーレス化に繋がり、紙での煩雑な管理もなくなるのも利点です。
請求書発行システムに関連するよくある質問
エクセルでも請求書発行はできますか？
エクセルでも請求書発行を行うことは可能です。
ただし、ヒューマンエラーが起きやすい為、無料の物から導入して見ることをおすすめします。
請求書管理ロボとの違いは何ですか？
請求書管理ロボも、請求書発行システムも基本的には同様のサービスです。
個人事業主は無料のツールで十分ですか？
発行と入出金の管理の管理だけであれば、無料のツールでも十分に利用できます。
業務効率化ならチャットの一元管理サービスもおすすめ
バックオフィス業務だけでなく、普段の細々した業務を効率化するなら、チャットの一元管理ができるOneChatもおすすめです。
OneChatは、Slackをはじめとするビジネスチャットを一括管理しておくことができるサービスです。Slackだけでなく、複数のチャットシステムを利用している方は特に、どのチャットから通知が来たのか分からない、後から返信をしようと思ったのがどれだったか忘れたということを防ぐことができます。
Slackと連携することで、複数のアカウントを持っていた場合でもOneChatにアクセスするだけですべての通知を一回の確認ですべて閲覧することが可能です。
まとめ
本記事では、請求書管理(発行)システムのおすすめ13選と選び方やメリットを解説しました。
多くの顧客情報を扱う企業では、無制限に発行できる有料プランの活用がオススメですが、個人事業主で月間の取引数も少ないのであれば無料のプランで十分に利用できることも多いです。
自社の業務で効率化したい箇所を見極めて、導入を検討するようにしましょう。
