「来訪者受付システムのおすすめを知りたい」
「iPadやタブレットで利用できる受付システムはある？」
受付システムは来訪者が会社に訪ねてきた際に非接触で、接客ができるサービスで、コロナ禍をきかっけに導入が増えています。
しかし、無人で受付できるものはあるのか？無料で試せるものを知りたい・・と、まだ検討段階で導入に至ってない方も多いでしょう。
そこで本記事では、受付システムのおすすめサービスを種類ごとに比較し、タブレットで利用できるものや無料で利用できるものまでご紹介していきます。複数の受付システムを比較してから導入したいかた、受付システムの導入を検討している方は是非参考にしてください。
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受付システムとは来訪者を無人で接客できるシステム
受付システムとは、来訪者の対応や電話の取次業務など、受付担当が行っていた業務を自動で行えるシステムのことです。
オフィスや店舗の入口にiPadなどのタブレットや、専用システムを設置し、来訪者が操作すると通知が担当者に送られます。
そのため、常時受付担当がいなくても受付システムで用件や、繋ぎ先を振り分けられるだけでなく、コロナ禍における非接触対応も可能です。
受付システムの主な機能
- 来客の予約・自動受付
- 入退室の記録管理
- 来客データ管理
来客の予約・自動受付
受付システムでは、来客の予約と来客時の受付を自動で行える機能があります。事前に予約をしたうえで来客した場合では、音声認識入力やQＲコードの発行の他、スマートロック形式で番号を入力したりするものもあります。
また、当日の来客に関しては、自動音声による受付で対応する部署を振り分けることも可能です。iPadやAndroidなどのタブレットを利用することもできるので、ローコストに導入することができます。
入退室の記録管理
受付システムでは、誰が何時に入室して、退出したのか、など入退室情報を細かく管理しておくことが可能です。
最近ではコロナ対策により、入場制限をかけている店舗も多いので、現状入室しているのが何人なのかなどをリアルタイムで把握することができると、感染対策にも繋がるでしょう。
また、不正な入退室を防ぎセキュリティ向上にも役立てられます。
来客データ管理
受付システムでは、入退室記録とは別で来客データをまとめて管理しておくことができます。例えば、来客者の企業や訪問日時、御用等のデータを自動で収集できるので、手作業によるヒューマンエラーを防ぐことも可能です。
一度登録したデータは受付システム上からかんたんに検索することもできます。
受付システムの種類
自動受付に特化したタイプ
受付システムの中でも「自動受付」だけに特化したタイプのサービスは、1日の来訪者が少なく、まずは受付システムがどのような物なのか試してみたいという方におすすめのタイプです。
受付業務のみを自動化するので、スマートロック機能や、顧客データ管理機能などは付随していないことが多いです。しかし、シンプルな操作性かつ、iPadやたぶれっとｎ
受付以外の業務も効率化できるタイプ
受付システムの中には、会議室の予約や案内など、受付業務の周辺の作業も自動化できる機能が充実したサービスもあります。
例えば、Ai検温システムやスマートロックによる自動解錠など、企業や店舗によって最適なカスタマイズができるのがこのタイプです。しかし、既存システムと連携する場合は、連携可能なサービスが限られることもあるので、事前に確認しておきましょう。
大規模施設向けのタイプ
大型ビルの総合受付や、従業員が多く、一日の来訪者が1000人以上いるような規模の場合であれば、セキュリティーゲートと連携できる受付システムを導入するべきです。
受付業務の効率化にとどまらず、不特定多数の人々が利用する施設だからこそ強化したいセキュリティ面もしっかり抑えられます。ただ、大規模施設向けの受付システムの場合は、iPadやAndroidタブレットでは対応出来ない可能性が高いので、専用機器を導入しなければならず、初期費用が高額になることがあるので注意が必要です。
タイプ別おすすめの受付システム10選
【自動受付特化型】RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは、クラウド受付システムのシェア率ナンバーワンを誇り、DX推進企業6000社以上が導入中の、信頼と実績がある受付システムです。
手持ちのiPadを利用して受付システム用のアプリをダウンロードすると、すぐに利用できるので、手軽に導入したいという方におすすめできます。また、受付コードの発行や来客通知機能のほか、GoogleカレンダーやMicrosoftカレンダーなどと連携できるので、受付システムの最低限の昨日は利用可能です。
無料で試せるほか、初期費用は必要なく、月額料金も5,000円なので手が出しやすいシステムといえます。
【自動受付特化型】ラクネコ
ラクネコは、導入企業数150社を超えるクラウド型受付システムです。月額基本料5,000円からで利用でき、手始めに利用したいという方でも気軽に導入できます。
特に、呼び出しや通知、情報管理・調整機能やその他管理・セキュリティ機能など、数十種類の機能が基本料金内で利用できるので高額なオプションをつける必要もありません。
手持ちのiPadで試せる無料トライアルもあるので気になる方は試してから本導入するのも良いでしょう。
【自動受付特化型】WowDesk
WowDeskは、タブレットで受付対応ができるクラウド型受付システムです。かんたんに受付番号を発行できたり、来客通知が担当者へ直接届いたりと、必要な機能がすべてそろっています。
また、シンプルなフォームなので来客者も利用しやすく、来客者にご年配の方が多いという場合でも安心です。
受付操作時の動画を記録できるので、防犯セキュリティ面でも安心して利用できます。
【他業務との連携型】workhub Reception
workhub Receptionは、スマートロックを提供していることで有名な「株式会社ビットキー」が提供する、受付システムです。
基本的な自動受付機能のほか、スマートロックなどと連携し、利用予定の会議室を遠隔で解錠したり、会議室までの案内を行ったりすることもできます。
受付業務だけでなく、受付担当自体をなくしたい、無人化したいという方におすすめです。
【他業務との連携型】Smart at reception
Smart at receptionは、中規模企業以上の規模のオフィスや店舗におすすめの受付システムです。自動受付機能を搭載しており、アプリを通した電話発信の他、来客通知、QRコードによる受付などもできる上に、来客情報はすべてクラウド上で一括管理ができます。
通常、他サービスとの連携ができる物については専用端末を利用することが多いですが、Smart at receptionの場合はiPadなどのタブレットを利用できるのも魅力の1つです。
【他業務との連携型】WorkstyleOS
WorkstyleOSは、スラックなどのチャットツールやカレンダーツール等と連携可能な受付システムです。入退室の管理自動化はもちろん、会議室や座席の予約、チェックイン等もでき、オフィス業務にかかわるあらゆるツールを一括管理できます。
また、RoBoHoNなどのロボットとの連携もできるので、オフィスの方向性に合わせてカスタマイズできるのが利点です。
【大規模向け】moreReception
moreReceptionは、比較的大企業向けの受付システムです。内線通話ができるもの、入館カードを発行できるもの、QRコードでうけつけられるものなど、それぞれの運営タイプからタイプを選んで導入できるのも魅力です。
受付端末は、ワンタッチで多言語に切り替えることができるため、ホテルなど多国籍の方々が利用する施設でも安心して導入できるサービスといえるでしょう。
ただ、専用端末を導入する必要があるため、料金は要問合せとなっています。
【大規模向け】VisitView
VisitViewは、高度なセキュリティ環境が構築できるという点が特徴の大規模企業向け受付システムです。
複数テナント・オフィスにも対応しており、入退室者の情報を一括管理できます。社団法人や製造業・卸売り・小売・テナントなど、数万名規模の来訪者への対応実績も豊富です。
【大規模向け】Intelligent Guest Navigator
Intelligent Guest Navigatorは、専用ソフトウェアとQRコードリーダーを導入するだけですぐに利用できる、受付システムです。
東芝が提供しており、オフィスや事務所だけでなく、向上などの利用でも可能な本格的な機能もありつつ、セキュリティゲートを含む入退室管理などもできるのが魅力です。
【大規模向け】GuestCool
GuestCoolは、無人受付システムの他、複数ビルの稼働状況も可視化できる入退室管理システムです。
SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを利用した入室手続きも可能なほか、災害時の訪問者把握機能も利用できるので安心です。
料金は1ユーザーあたり月額310円からと、大規模向けシステムにしてはお得に利用できます。
受付システムの比較ポイント
通知に関する連携機能
受付システムを利用する上で重要なことは、来訪者を見逃さないことです。そのため、来客者が来た場合に、どのような形で担当に通知されるかは注視すべき比較ポイントになります。
例えば、スラックをよく利用する企業であればスラックで通知が受け取れるサービスを利用すると、見逃すリスクを大幅に削減することが可能です。
他にも、GoogleチャットやLINEWORKS、スラック等を利用できるものもありますので、自社がよく利用しているツールと連携可能なサービスを選ぶとよいでしょう。
電話での通知機能の有無
受付システムの中には、来訪者がシステムを利用して受付に電話をかける形のサービスもあります。
しかし、この手の受付システムの場合はクラウド電話サービスとの連携が必須になるため、同時に導入するのか、既存システムと連携するのかという問題が発生します。
電話を利用するのかどうかというところは、導入前に決めておくべき比較ポイントです。
自動化業務の対応範囲
受付システムには、自動受付機能のほかにスマートロック機能や会議室予約の連携機能・災害セキュリティ機能等が搭載されているものもあります。
そのため、自動受付の他に、どこまでシステムで自動化させるのかというところは、予め検討し決めておく必要があるでしょう。すべてを自動化するにはそれなりの金額がかかるのは当然なので、対応範囲と同時に予算も決めておくと良いです。
受付システムのメリット
受付業務が効率化できる
受付システム導入の一番のメリットは、受付業務が効率化できるという点です。受付担当は来客者を担当者に繋いだり、スケジュールの調整をしたりしなければなりません。
しかし、担当者がいない場合は一度スケジュールを切りなおしたり、来訪者を待たせる時間も発生します。その点、受付システムを利用することで、予め来訪の予約を入れておくことができたり、そもそも受付担当を無くすことができるので、時間的・金銭的コストの両方を削減することが可能です。
セキュリティの強化
受付システムを導入することで、オフィスに入る前にどのような人物でどんな用があるのかをヒアリングできたり、顔認証をしたりすることができるので、セキュリティの強化に繋がります。
最近では、不審者がオフィスや店舗に立ち入るという事件等がおこっていることもあるため、セキュリティは強化していて損はありません。
属人的な業務を無くすことができる
受付システムを導入することで、来訪者の対応や入退室管理など、属人的な業務を無くすことができます。
受付対応のようなかんたんな業務でも、来訪者が来た時にどこに繋いだらよいのか分からない、入退室の管理はどこで行っているのか分からないというケースも多くあるのです。
そのようなリスクをなくし、1つの場所に情報を固めておくことができるのも利点です。
来訪前後の業務も効率化できる
受付システムでは、カレンダーなどとの連携ができるものが多い為、メールで事前にやり取りをする必要がなく日時を決定することができます。
来訪日時が決まったら、受付番号やＱＲコードを共有するだけで、来訪者は指定の時間に訪問すればオフィスに入室することが可能なのです。
入退室の情報はシステム上で管理されているので、万が一災害が起こった際などにも利用できます。
受付システムに関するよくある質問
受付システムは自作できますか？
iPadなどのタブレットや、エクセルなどを利用して簡易的なものを作ることは可能です。
しかし、他機能との連携などが難しく、ヒューマンエラーを起こす可能性もあるので注意しましょう。
無料で利用することはできますか？
無料お試し期間を設けているサービスもあるので、お試し程度であれば無料で利用することが可能です。
価格が表示されていないサービスは問い合わせが必要なのでしょうか。
はい。受付システムのメーカー公式サイトに価格が表示されていない場合は、直接お問い合わせが必要です。
業務効率化ならチャットの一括管理サービスもおすすめ
受付システムの導入を検討されている方をのなかには、少しでも業務効率を上げたいという方が多くいらっしゃるでしょう。
そこでおすすめなのが、メッセージアプリやタスク管理アプリなど、様々なアプリを一括で管理できるサービスです。
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まとめ
本記事では、受付システムを種類ごとに合計10サービスを比較し、解説しました。中には無料期間が設けられているサービスもあり、お試しで利用しながら使用感を試すこともできます。
非対面・非接触での受付ができる受付システムは、今後業種業界問わず色々な場所に導入されていくでしょう。
