長期間のプロジェクトでは作業や担当者が増え、業務進捗状況の把握や品質・モチベーションの維持が難しくなりやすいものです。そこでマイルストーンを設定することで、短期間でも業務の見直しが行いやすくなります。
ここではマイルストーン設定におすすめの無料テンプレート5種類から、ビジネスでマイルストーンを活用するべきメリットを解説します。
マイルストーンとは？
マイルストーンとは、ビジネスにおいてはプロジェクトを完遂させるのに重要となる中間目標点を表す言葉です。
本来のマイルストーンとは道路に置く標石のことを指し、1マイルごとに標石をおくことでスタート地点から現在地までの距離を把握するために用いられていました。
ビジネスにおけるマイルストーンとは？
ビジネスにおいてマイルストーンとは、プロジェクトにおける経験点や中間目標点といった意味合いで使われる言葉です。
プロジェクトでマイルストーンを確認することで、計画の見直しや修正が必要かを判断します。マイルストーンを活用することにより、プロセスの重要なポイントを明確にしやすいメリットがあります。
マイルストーンとスケジュールの違い
スケジュールはマイルストーンと混同されやすい言葉ですが、大幅に意味合いが異なります。
スケジュールはプロジェクト全体に使われ、マイルストーンはスケジュールで設定した予定を達成するための目標点を指します。
マイルストーンをビジネスで使用する3つのメリット
マイルストーンをビジネスで使用することで、以下3つのメリットがあると考えられます。
- スケジュールを管理しやすい
- 品質やモチベーションの維持につながる
- 作業の漏れを防げる
スケジュールを管理しやすい
マイルストーンを活用するとスケジュール管理が行いやすくなります。プロジェクトの規模が大きく担当者が多い場合は、スケジュールが複雑になり、状況確認だけでも時間や手間がかかります。
マイルストーンを活用すると、大きな規模のプロジェクトであっても進捗状況が把握しやすくなります。もし計算通りに工程が進んでいなければマイルストーンを再設定し、作業内容や時間の修正を行いましょう。
品質やモチベーションの維持につながる
マイルストーンを活用することで、品質やモチベーションの維持につながります。
タイミングごとに目標となる品質かを確認するため、途中の段階であれば修正点があったとしても迅速な対応が行えます。
仮に最後まで終わった後に修正が必要だと発覚すれば、品質やモチベーションを保つのが難しくなりますが、短いスパンであれば気落ちすることも少ないでしょう。
また短いスパンで目標達成を実感することができるため、長期的なプロジェクトであっても品質やモチベーションが維持しやすい点がメリットといえます。
作業の漏れを防げる
マイルストーンを活用することで、作業漏れ防止につながります。プロセスの途中で作業全体を振り返るため、作業遅れや漏れが把握しやすくなります。
マイルストーンの無料テンプレート5選
マイルストーンとして無料で使えるテンプレートには、主に以下の5種類が挙げられます。
- Word
- Excel
- Google スプレッドシート
- PowerPoint
- Lucidchart
それぞれの特徴を紹介します。
1.Word
引用：Microsoft
Microsoftのwordには、カレンダー形式で予定を管理できるテンプレートがあります。
カレンダーにはその日に終わらせる必要があるタスクを入力できます。他にも期間を設定して効果測定を行うマイルストーンを設置可能です。 毎日のタスク管理に加えて、定期的に業務の進み具合を確認できます。
ただしWordは入力欄が狭いため、タスクやマイルストーンの詳しい内容までは記載できません。タスクやマイルストーンの情報まで一緒に管理したい場合は他ツールを検討しましょう。
2.Excel
引用：Microsoft
ExcelはWordと同様、Microsoftが提供しているマイルストーンに活用可能なテンプレートです。
Wordと異なるのはタイムラインを自動で反映させられる点です。業務ごとに担当者名が入力できるため、業務が遅れている場合は担当者にすぐ確認が可能です。
Excelは担当者や業務内容以外にも、進捗状況の入力が求められるため、作成までに時間がかかる点がデメリットだといえます。
引用：Microsoft
Excelのテンプレートには、マイルストーンとタスクを常時設定できるものもあります。マイルストーンに設定している日付やタスクの開始、終了の日程などを入力することで、自動でグラフを表示できます。
3.Google スプレッドシート
Googleスプレッドシートにある、プロジェクトのタイムラインテンプレートは、マイルストーンの確認に有用です。
プロジェクトを複数のプロセスに分けられるため、それぞれのポイントでプロジェクト全体の見直しが可能です。
しかし、マクロで自動的に数値が反応するわけではなく、ユーザーが毎回入力する必要があり、結果的に作成に時間や手間がかかる可能性があります。
4.PowerPoint
引用：Microsoft
MicrosoftはPowerpointでもマイルストーンを確認できるテンプレートを提供しています。
Powerpointのテンプレートは時系列が分かりやすく把握できる点が大きな特徴です。横軸は四半期ごとの設定であり、長期的なプロジェクトに向いています。
マイルストーンの管理には向いていますが、タスク管理には不向きです。
5.Lucidchart
引用：Lucidchart
Lucidchartはシンプルで使いやすいマイルストーンを活用できるガントチャートテンプレートです。プロジェクトのスケジュール作成ができるほか、マイルストーンごと、またはスケジュール全体の進捗状況が確認できます。
マイルストーンテンプレートに関するまとめ
マイルストーンを活用することで、長期間のプロジェクトにおいて短いスパンで業務見直しが行えるため、遅れや修正点が把握しやすくなります。マイルストーン管理は有料ツールもありますが、まずは今回紹介した無料ツールの利用をおすすめします。
なお、当サイトではNotionに関するさまざまな情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください
