Notionはブラウザでもアプリでも使えるオールインワンプラットフォームであり、ページを作成して情報を整理したり、データベースを作ったりできるのが特徴です。チームコラボレーションツールとしても活用されており、ビジネスシーンで共有したい情報を一元管理するのにも最適です。
Notionでは名刺管理もできるので注目しておきましょう。本記事ではNotionを使った名刺管理方法を解説しているので、効率的なビジネスカード管理ツールをお探しの方はお役立てください。
名刺管理の課題と重要性
ビジネスでは多数の取引先と名刺交換するシーンがあり、気づくと手元に大量の名刺が溜まってしまうことが多いです。そのまま放置していると、名刺の紛失や新旧情報が不明瞭になるなど、デメリットが多くなるので注意しましょう。
ここでは、名刺管理の課題と重要性について解説します。
効果的な整理整頓
Notionなどツールを使って効率よく名刺管理することは、整理整頓につながります。一度データベース化した名刺はシュレッダーにかけて破棄もできるので、ペーパーレス化にも貢献するのがポイントです。破損・汚損や紛失による情報流出のリスクも予防できるので、リスクマネジメントのひとつとして導入してもよいでしょう。
スピーディーな情報検索
名刺情報をデータベース化しておくと、氏名・会社名・役職名・電話番号・メールアドレス等で情報検索できるようになります。どれが誰の情報か一目でわかる他、急に連絡を取りたくなった取引先の情報もすぐに引き出せるので、タイムロスが生じません。また、編集による書き換えもできるため、取引先担当者の役職やオフィス住所が変更になったときの管理も楽になります。
チームでの情報共有
Notionなど複数人で同時にアクセスできるツール上に名刺情報を登録しておくと、チームでの情報共有にも役立ちます。誰もが同じ情報にアクセスできるため社内情報格差が生じにくく、緊急で別の担当者が連絡を取らなくてはいけないようなシーンでも混乱が起きません。「外出先から都度オフィスに電話をして担当者のメールアドレスを読み上げてもらう」などの煩わしさもなく、業務効率化にも貢献します。
関連記事：Notionテンプレートの使い方完全ガイド 初心者でも簡単に活用できる方法
Notionで名刺管理を始める準備
早速、Notionで名刺管理を始める準備から解説します。以下の手順でNotionを名刺管理用ツールとしてアレンジしていきましょう。
Notionの基本操作
Notionを名刺管理ツールとして使う場合、基本的には以下のステップでデータベースの基本を構築していきます。
- NotionのWebサイトまたはアプリからアカウントを作成する
- 左側のサイドバーで「+」をクリックして、新しいページを作成する
- 新しいページ内で、「データベースを追加」を選択する
- 必要な情報を管理するために、プロパティを設定する
- 登録したい名刺情報に合わせて項目を設定する
- 名刺情報を入力・インポートする
名刺情報は定期的に見直し、古くなった情報は更新・削除しましょう。Notionはクラウドベースのツールなので自動的に情報を保存してくれますが、必要に応じてデータをエクスポートしておき、バックアップデータとして別保管するなどの工夫も必要です。
名刺管理用テンプレートの作成方法
【1】いずれかのデータベースを開き、右上にある青い「New（新規）」ボタン右側にあるドロップダウンをクリックします。開いたメニューのなかから「New Template（新規テンプレート）」を選択します。
【2】新しいページからテンプレートを作成することも可能です。データベースのテンプレートをまだ作成していない場合や、新規でNotionを使い始める場合は、新しいページから作成しましょう。新しいページの下部にある「New Template（新規テンプレート）」をクリックします。
【3】テンプレートを作成するとき、データベースの位置を示すバーがページ上部に表示されます。ここでテンプレートのプロパティを定義します。定義できるプロパティは、下記の通りです。
- Priority（優先度）
- Product manager（プロダクトマネージャー）
- Timeline（タイムライン）
- Assigned（担当者の割り当て）
- Created Time（テンプレートの作成日時）
- Last Edited Time（テンプレートの最終編集日時）
- Status（ステータス）
- Tags（タグ）
「Created Time（テンプレートの作成日時）」と「Last Edited Time（テンプレートの最終編集日時）」は自動入力されるので、特別なこだわりがなければそのまま登録して問題ありません。テンプレートにタグをつけてジャンルごとに管理したり、ステータスや担当者ごとにグルーピングしたりする際は、プロパティを細かく設定しましょう。
【4】ページのタイトルがそのままテンプレートのタイトルとして使われるため、用途に応じて設定します。
名刺情報の入力方法と項目設定
名刺情報を入力する際は、以下の項目を設定して項目別に整理整頓するのがおすすめです。
- 名前
- 会社名
- 役職
- 電話番号
- メールアドレス
- 会社URL
- オフィス住所
- 作成日時
- 作成担当者
- 重要度
項目別に情報を整理しておくことで、新しいプロジェクトを始める際に、特定のクライアントと連絡を取る必要があるとき、瞬時に該当する情報を見つけやすくなります。その他、取引先担当者の趣味・卒業大学・出身地・家族構成などをメモしておく欄を作っておくのもよいでしょう。何気ない雑談やアイスブレイクに活用できる情報であるため、取引先担当者との距離をグッと縮めやすくなります。
既存の名刺管理テンプレートを使う方法
Notionでは仕事でもプライベートでも役立つテンプレート集を公開しており、Notion公式の他、一般ユーザーによるテンプレート投稿も可能です。気に入ったテンプレートがあれば自由にアレンジしながら使えるので、テンプレートを1から作成するのが手間に感じられるときは上手に活用してみましょう。
Notionのテンプレートは、「テンプレート集ページ」から検索できます。名刺管理用のテンプレートはもちろん、他のビジネスシーンで役立つテンプレートも多数登録されています。
まとめ
Notionは名刺管理ツールとしても活用できるツールで、名刺上に掲載されている情報や取引先担当者ごとのメモをデータベース上に保存できます。新旧情報の参照やチーム内での情報共有にも役立つので、自社で使いやすいテンプレートを作成して活用していきましょう。
Notion名刺管理に関する重要用語
| 用語 | 説明 |
| Notion | 「The all-in-one workspace」を謳う多機能ワークスペースサービス。メモ・ドキュメント・タスク管理の他、プロジェクト管理・スケジュール管理・ガントチャートなど機能が多数搭載されています。 |
| Notionのテンプレート | Notion上に登録されてるテンプレートであり、何枚もコピーすることでさまざまな用途において利用できる。 |
| Notionのデータベーステンプレート | ページ自体をテンプレート化する機能。頻繁に使う日報や議事録などのテンプレート作成に便利。 |
| テンプレートボタン | ページ内において同じブロックをスムーズに作成できるボタン。同じページ内で同じブロックを複数作りたいときに便利。 |
| 名刺管理 | 名刺に記載されている情報や付随する情報を記録し、整理して活用すること。連絡先を調べて連絡を取る、過去の面談記録を確認する、どの企業や組織に営業を行ったかを調べる、などの活用が可能。 |
