Excelではよく使われるマクロ機能は、Googleスプレットシートでも使用できます。マクロ機能とは、同じ作業を繰り返すような場合に自動化できる機能を意味します。
本記事では、Googleスプレッドシートでマクロでできることや作ったマクロをボタンで実行する方法などをご紹介します。マクロの実行方法を覚えて、スプレッドシートにおける作業の効率化をぜひ目指してみてください。
Googleスプレッドシートのマクロとは？
Google スプレッドシートのマクロとは、繰り返し実行するタスクの自動化を図れる機能です。また、カスタム関数やメニュー、ウィンドウが必要な場合も「Google Apps Script」 を使用することで同様に自動化が可能です。
マクロで作業を自動化する詳しい方法 については次のページでも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
Excelのマクロとの違いと互換性
Excelのマクロはプログラミング言語を使って実行します。一方、Googleスプレッドシートは拡張機能を使うため、プログラミングの知識は不要です。そのため、プログラミングが苦手な方もGoogleスプレッドシートであればマクロを活用できます。
Excelのマクロは「VBA」、Googleスプレットシートには「Google Apple Script」が組み込まれており、ベースとなる言語もVBAとJava Scriptと違いがあります。しかし、この2つは互換性があるためExcelで作成したマクロを使ったファイルをGoogleスプレッドシートでも利用することができます。
Googleスプレッドシートのマクロでできる3つのこと
Googleスプレッドシートのマクロでできる主な内容として、次の3つが挙げられます。
- プログラミング不要でマクロを組める
- 業務の自動化を図れる
- データの送信や生成を自動化できる
それぞれの詳しい内容を解説します。
1.プログラミング不要でマクロを組める
前述の通り、GoogleスプレッドシートのマクロはExcelのようにプログラミングの必要ありません。普段からExcelを使っている人の中には、マクロが便利であることを知っていながらも「プログラミングが難しそう」というイメージから避けているケースも少なくありません。
しかし、Googleスプレッドシートであればプログラミングが苦手な方でも安心してマクロを組むことができます。
2.業務の自動化を図れる
Excelのマクロと同様に、Google スプレッドシートでも業務の自動化を図ることができます。例えば、毎月同じ作業を繰り返すような業務であれば、マクロを使って自動化することで大幅に工数を減らすことが可能です。
また、手作業から脱却できるため、ヒューマンエラーの減少も期待できます。さらに、データから分析をするような場合でも、必要なデータだけを自動でグラフや表にまとめるような自動化も実現できます。
3.データの送信や生成を自動化できる
業務を自動化するだけでなく、データを自動的に作って送信することも可能です。経理業務を例に挙げると、多くの企業では請求書を作成してメールなどで送信しているはずです。
そこでマクロを活用すれば毎月決まったフォーマットで請求書を作成し、特定のメールアドレスに自動送信をするように設定もできます。
Googleスプレッドシートのマクロにおける3つの基本操作
Google スプレッドシートのマクロにおける主な操作は次の3つです。
- マクロの記録
- マクロの実行
- マクロの編集
Googleスプレッドシートのマクロに慣れるためにも、基本操作ごとの内容を正しく理解しましょう。
1.マクロの記録
まずは、Googleスプレッドシートにマクロを記録します。これからマクロを実行しようとするスプレッドシートを開き「拡張機能→マクロ→マクロを記録」と進んでください。
次に以下のような表示になります。この表示がある間に記録したい作業を実施してください。絶対参照と相対参照があり「セルを固定する場合は絶対参照」「固定しない場合は相対参照」を選びましょう。
今回のは「B1に1」「B2に2」と入力しました。データ量によって異なりますが、情報量が少ない場合は数秒で保存ができます。
2.マクロの実行
次に保存したマクロを実行します。マクロを実行するには「拡張機能→マクロ→マクロを選ぶ（今回はマクロテスト用）」を選びます。
すると「承認が必要」と表示されるので、続行をクリックしてください。
続行を押すとGoogleのアカウントの入力を求められます。Googleアカウントを入力したら、もう一度「拡張機能→マクロ→マクロテスト用」と進んでください。次のようにマクロを登録したときに作業をした内容が反映されます。
3.マクロの編集
マクロの編集をする場合は「拡張機能→マクロ→マクロを管理」と進みます。そして「マクロの管理」が表示されます。
3つの点が並ぶボタンをクリックして、スクリプトを編集するに進みます。
編集作業はコードの作成が必要になるので、この部分だけプログラミングの知識が必要です。
作成したマクロをボタンで実行する方法
それでは作成したマクロをボタンで実行していきましょう。手順は次のとおりです。
- ボタン用の図形を挿入する
- 作成したボタンに関数を登録する
- ボタンをクリックして実行する
手順ごとの内容について解説します。
1.ボタン用の図形を挿入する
マクロはここまで説明したようにスクリプトエディタから実行できます。ただし、ボタンを設置することでさらに簡単に実行可能です。まず、図形を挿入します。「挿入→図形描画」と選んで進みます。
好きなボタンの形を選び「このボタンを押すと実行」といったテキストを入力して保存してください。
上記のように、スプレッドシート上にボタンが表示されます。
2.作成したボタンに関数を登録する
次に、このボタンに関数を登録しましょう。ボタンをクリックすると、右上に点が3つ並んでいるのでクリックします。
すると、次のように表示されるのでスクリプトを割り当てをクリックします。
「どのスクリプトを割り当てますか？」と聞いてくるので、ここでファンクションを入力します。
スクリプトを割り当てるために「myFunction」を選びます。ここは割り当てたいスクリプトを任意で選びましょう。
2.ボタンをクリックして実行する
最後にボタンを押して反映しているか確認してみてください。反映していればこれで終了です。このようにボタンを押すだけで、マクロを活用できるようになりました。
スプレッドシートのマクロをうまく活用できれば、簡単な管理ツールも作成できます。なお、当サイトではマクロ以外にも、スプレッドシートに関するさまざまな情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください。
