Googleスプレッドシートとは表形式でデータを整理し、計算や分析を行うための電子化されたドキュメントです。業務上スプレッドシートの関数を使って、仕事の効率を向上させる方法があります。「Excelと何が違うのかわからない」「スプレッドシートの良さがわからない」という人のために、スプレッドシートとExcelの違いも説明していきます。
この記事ではスプレッドシート関数の基本的な使い方と、仕事の効率化アップのための活用方法を紹介します。
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スプレッドシート関数の基本と活用方法を学ぶ
まずは、スプレッドシート関数の基本と活用方法から解説します。スプレッドシートは表形式のデータを行と列によって構成されており、それぞれのセルにテキストや数値、日付などの情報を入力します。各セルには関数を組み込むことができ、計算が自動的に行われます。例えば、合計、平均、積算などの計算を簡単に行うことが可能です。
関連記事：【初心者向け】Googleスプレッドシートの使い方を簡単に解説！
GoogleスプレッドシートとExcelの違い
GoogleスプレッドシートとExcelは、両方表計算ソフトウェアでありデータの整理や計算、分析を行うために使われますがいくつかの違いがあります。
以下では、GoogleスプレッドシートとExcelの主な違いを表にまとめました。
| Googleスプレッドシート | Excel | |
| オンライン | オンラインアプリケーション。ウェブブラウザを通じて利用する。インターネットに接続されているどのデバイス（スマートフォンやタブレットなど）からもアクセス可能。 | 通常はオフライン。 |
| 共同編集機能 | 共有・同時編集が前提。招待リンクからアクセスした複数名のユーザーが快適にオンラインで同時編集できる。編集内容はリアルタイムですべての共同編集者に共有され、誰がどのセルで作業しているかもわかる。セル単位でコメントを作成・追記・返信する機能もあり、遠隔地を含む共同作業に最適。 | 共同編集機能は限定的な利用に限られ、ファイルの共有にも手間がかかる。 |
| 自動保存 | スプレッドシートは、ファイルの変更がドライブ上で自動的に保存されることも、優れた点のひとつです。 | Excelの自動保存は、事前に設定する必要があり、ファイルの保存場所によっては自動保存が出来ない。Excelでは時間をかけて作業をしたのに、ファイルがうまく保存されておらず労力が無駄になることもしばしば起こる。 |
| 料金 | 無料。GoogleアカウントがあればGoogleドライブからアクセスし、スプレッドシートを作成できる。 | ExcelはMicrosoft Officeの一部として提供され、通常は有料。 |
| プログラミング言語や高度なデータ処理 | 非対応。スプレッドシートにも機能は多く、一般的な表計算のタスクには十分対応できる。Excelのようなプログラミング言語のサポートはない。 | 対応可能。Excelには非常に高度な機能やプログラミング言語が搭載されており、特に複雑なデータ処理や分析に向いている。例えば、Excelにはピボットテーブルという強力なデータ分析ツールが搭載され、大量のデータからパターンや傾向を素早く把握し、データを効率的に要約、集計、比較できる。複数の関数や数式を組み合わせて、計算やデータ処理が可能。 |
スプレッドシートはGoogleのアカウントを使って利用するので、Googleドライブや他のGoogleサービスとのシームレスな連携が可能です。ExcelはMicrosoft Officeスイートとの連携が強力で、他のMicrosoft製品との互換性があります。
関数入力の基本ルール：セル指定と範囲指定
スプレッドシートにおいて、関数を正しく入力するためには、セルの指定や範囲指定が重要です。セルは、列と行によって指定されます。列はアルファベット、行は数字で示されます。セル指定は、単一のセルに対して操作を行うために使用します。例えばA1は列Aの1行目のセルを指します。
セルの参照とは、指定されたセルの値を使用するということで、セルA1に入力された数値を使って計算を行う場合、(A1)と入力します。これはA1セルの値を参照するという意味です。
セルの参照
セルの参照には、絶対参照($A$1)と相対参照(A1)の2つの形式があります。絶対参照はセルの位置が変わっても参照先のセルの位置自体が変わらず、相対参照は数式をコピーした場合、コピー先のセルの位置に応じて参照先が変わります。
範囲指定は、複数のセルにまたがるデータや領域に対して操作を行うために使用します。セル範囲は「:（コロン）」で区切られた始点と終点のセルを指定することで表現します。例えばセルA1からA10までの範囲を指定する場合、(A1:A10) と入力します。SUM(A1:A10)とするとこれはA1からA10までの範囲の数値の合計を計算するという意味です。
範囲指定をより柔軟に使うために、A1:B10のように複数の列や行を指定することができます。例えばセル範囲A1からB10までの数値の平均を計算する場合、AVERAGE(A1:B10) と入力します。
数式の入力方法：「=」記号を活用する
スプレッドシートで数式を入力する際、「=（等号）」記号を活用します。該当するセルに、等号を入力することで数式の入力が可能です。
- 数式を入力したいセルをクリックまたは選択。
- 選択したセルに数式を入力する場合、まず最初に=を入力。
等号は数式の開始を示しています。
- 続いて数式を入力します。数式は関数や演算子、セル参照などで構成。例えば合計を計算したい場合はSUM関数を使用します。数式を入力するときには関数名を入力し、その後に適切な引数やセルの参照を指定します。
- Enterキーを押して確定。
- 入力した数式に基づいて計算が行われ、結果が表示。セルを選択すると、数式バー（fxバー）にも入力した数式が表示されます。
このようにスプレッドシートに関数を組み込む際に、様々な数学的な操作が「=」を使って実行できます。数式はセル間での参照や計算を柔軟に行えるため、データの処理や分析に便利です。数式は様々な形式で構成される可能性があり、関数や演算子、セル参照などを組み合わせて利用します。例えば、四則演算「+、-、*、/」、平均を計算するAVERAGE関数などがあります。数式の正確な構文や関数の使い方は、Googleスプレッドシートソフトウェアのドキュメントやヘルプを参照すると良いでしょう。数式の入力方法を理解すると、スプレッドシート上で効果的にデータを計算し、処理することができます。
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便利な関数10選：基本的な操作を効率化
スプレッドシートで、基本的な操作を効率化するために役立つ関数を説明します。使用頻度が高いのはSUM関数、AVERAGE関数やCOUNT関数でしょう。基本的なスプレッドシート関数を構文とともに解説します。
SUM関数：範囲内の数値を合計する
Googleスプレッドシートで選択したセルの範囲内の数値の合計を計算するには、SUM（サム）関数を使用します。購入した備品や売上の合計を出す場合に使用します。SUM関数は特に使用頻度の高い関数で、まず最初に覚える必要があります。
構文は=SUM(範囲)です。
- 合計を表示させたいセルを選択します。
- =SUM(D3:D100)と数式を入力しEnterキーを押します。
- D3セルからD100セルまでの数値の合計が最初に選択したセルに表示されます。
また、=SUM(D:3,D7,D10)のように数式を入力し、離れたセルをSUM関数で合計することも可能です。SUM関数は数値の合計を素早く計算するために非常に便利な関数です。範囲内の数値を手動で足し算する手間を省き、効率的に合計を求めることができます。
AVERAGE関数：平均値を簡単に計算
AVEFAGE（アベレージ）関数は選択したセル範囲内の数値の平均値を計算します。点数や稼働時間、売上など、集めたデータの平均値を算出するために使用します。SUM関数とともに非常によく使用される関数です。AVERAGE関数には、種類があります。
- AVERAGE関数
- AVERAGEA関数
AVERAGE関数は指定した範囲の数値だけを計算の対象と認識するため、テキストや空白が含まれていても計算ができます。
ABERAGEA（アベレージエー）関数は数字以外のセルは0と認識します。そのため、計算結果はAVERAGE関数を使用した場合に比べて少ない値になります。数字以外が入力されたセルを省くならAVERAGE関数を、0と認識させより厳密な計算を行うならAVERAGEA関数を使用するとよいでしょう。
AVERAGE関数では、「値の合計を値の数で割る」という平均値の計算を自動的に求められます。
- 平均値を表示させたいセルを選択します。
- =AVERAGE(D3:D100,G3:G100)と数式を入力しEnterキーを押します。
- D3からD100セルとG3からG100セルの範囲内の数値を全て抽出し、平均値が最初に選択したセルに表示されます。
AVERAGEA関数の場合は先頭のAVERAGEの部分をAVERAGEAに変更して、同じように数式を入力します。数字以外のセルを0と認識した数値を計算します。
AVERAGE関数は平均値の計算を簡単に行うことができ、数値の計算を手動で行う必要が無くなります。
COUNT関数：セル内のデータ数をカウント
指定範囲内の数値の個数を表示する関数がCOUNT（カウント）関数です。空白ではないセルを対象とし、テキストや空白欄はカウントしません。
- 個数を表示させたいセルを選択。
- =COUNT(A2:A100,B2:B100)と数式を入力しEnterキーを押します。
- A2からA100セルとB2からB100セルの中に含まれる数値を抽出し、その個数の合計が最初に選択したセルに表示。
COUNTA（カウントエー）関数は、指定した範囲に入力されているデータから文字列を集計します。空白や文字列以外はカウントしません。COUNT関数の先頭をCOUNTAに変えて、同じ数式を入力します。COUNT関数は指定された範囲内の空白以外の数を数えるため、データ内の有効なデータ数を素早く取得できます。
VLOOKUP関数：特定条件でデータを検索
VLOOKUP（ブイルックアップ）関数とは、検索条件に一致するデータを指定範囲の中から探して表示する関数です。ブイルックと呼ばれることもあります。複数のシートにデータが存在する場合、共通するIDなどで一致するデータを取得できます。
- 結果を表示させたいセルを選択。
- =VLOOKUP(B16,B3:G12,3,FALSE)と数式を入力しEnterキーを押します。
- B16に入力されているIDなどに一致するデータを、B3からG12の中から検索します。B16は検索値。
- 指定された範囲の中の左から3列目に取り出したいデータがあることを指定するため、3と入力しています。
- FALSEまたは0と入力することで、最初に指定したデータと完全一致で検索します。近似一致の場合はTRUEとします。
- 最初に選択したセルに結果が入力されます。
数式の一番最初に入力する検索データの位置は、表の左端である必要があります。VLOOKUP関数は、左端の列を縦に検索する特徴があります。
またVLOOKUP関数では、異なるシートにまたがるデータの検索も可能です。同一のスプレッドシートにある別シートから検索する場合を説明します。
- 結果を表示させたいセルを選択。
- 選択したシートに、検索値まで入力します。例えば、=VLOOKUP(B16,です。
- 検索の対象となる別シートに切り替えて、ドラッグしてセルの範囲を指定します。ドラッグしたままF4を押し絶対参照に切り替えます。
- =VLOOKUP(B16,’商品一覧!’$A$3:$C$9まで入力されるので、指定した範囲の3列目に取り出したいデータがあることを指定し、FALSEを入力します。
- =VLOOKUP(B16,’商品一覧!’$A$3:$C$9,3,FALSE)という数式が完成しました。
- 複数ある商品の中から、B16に書かれている商品コードの品物を商品一覧シートのA3からC9から探し、その中の3列目に答えがあるとした数式です。完全一致でデータを検索する場合はFALSEを指定します。
- 最初に選択したセルに結果が表示されます。
VLOOKUP関数は、特定の条件でデータを検索する際に役立つ関数です。
応用編：ビジネスで役立つ関数6選
基本的な関数が使えるだけでも効率的になりますが、知っているとさらにビジネスで役に立つスプレッドシート関数を説明していきます。ビジネスでスプレッドシート関数を活用すると、データの処理や分析が効率的に行え、重要な意思決定のサポートになります。条件付き関数は、特定の条件に基づいてデータを効率的に抽出できます。また条件によって異なる結果を集計することもでき、ビジネスで効果的に活用できます。
IF関数：条件に応じた値を表示する
IF（イフ）関数とは、「はい」「いいえ」で答えられる論理式を与え、TRUE値またはFALSE値を返答するスプレッドシート関数です。指定した条件を満たすかどうかという真偽判定に使用します。
構文は、=IF(条件,TRUE値,FALSE値)です。条件には評価したいセルの条件を入力します。
条件には「=」、「>（未満）」や「>=（以下）」なども使えます。例えば=IF(D3>=80,”合格”,”不合格”)と入力すると、D3セルが80未満なら「不合格」、80以上なら「合格」と表示されるといった具合です。IF関数を活用することで特定の条件に基づいて、柔軟な結果を出力することが可能です。
TEXT関数：数値を特定の文字列に変換
テキストを整える際にTEXT（テキスト）関数を使います。この関数は主に日付や数値を指定した形式で表示したり、テキストとして整える際に利用します。
=TEXT(値,”書式”)これが構文です。値には表示したいセルや計算式を指定します。書式には値を表示するために書式を指定します。
例えば=TEXT(A1,”yyyy年mm月dd日”)と入力することで、A1に入力された日付を「年月日」の形式で表示できます。他にも=TEXT(B1,”¥#,##0″)と入力すると、B1の数値を日本円の通貨形式に変換して表示します。#,##0この書式は、数字を3桁ごとにカンマで区切る形式に整える方法です。また、関数の中に数値やアルファベット以外の文字列を入力する場合は、”（ダブルクォーテーション）で文字列を挟む必要があります。
CONCATENATE関数：複数のセルのデータを結合
CONCATENATE（コンカットネイト）関数は複数のセルのデータを結合して、1つのテキストとして表示するための関数です。例えば複数のセルに入力された名簿の姓名や、郵便番号と住所などを1つのセルに結合させることが可能です。
構文は=CONCATENATE(テキスト1,テキスト2)です。例えば=CONCATENATE(A7:C7,A8,B9,B10:C10)とセルや範囲を指定して、1つのセルに表示させます。この時、文字列と文字列の間に記号や文字などで区切りを挿入することは出来ません。文字列が羅列して表示されます。
また、=A1&”国語”&”英語”や、=A1&B3&C3といったように、=と&でつなげる&演算子と同じように文字列を結合できます。
Googleスプレッドシート独自の便利関数3選
ここからは、Googleスプレッドシート独自の便利な関数を紹介します。スプレッドシートは、Excelと同じように使える関数が多数搭載されています。Excelのほうが専門的データ処理や分析を行える機能が高いとされ、高度なプログラミング言語が搭載され、複雑なデータ処理や分析に向いていると言われます。しかしスプレッドシートには、Excelにはない独自の便利な関数が搭載されています。ビジネスシーンで活用することで、さらに効率アップが図れます。
IMPORTDATA関数：Webサイトからデータを取り込む
指定したWebサイトからデータを取得しスプレッドシートに挿入するのがIMPORTDATA（インポートデータ）関数で、WebサイトのURLを入力します。これにより外部のデータを取り込んで分析や表示が行えます。
構文は、=IMPORTDATA(url)です。例えばA1シートにこの関数を入力すると、指定したURLからデータが取り込まれます。この関数はCSVファイルやテキストデータを含む多くのページからデータを取り込むのに適しています。ただしデータの構造やアクセス権限によっては、正しく動作しない場合もあります。この関数を使用することで、外部データを手動でコピペする手間を省き、リアルタイムに最新のデータを取り込んで利用できます。
SPLIT関数：セル内の文字列を分割して表示
SPLIT関数は指定された区切り文字で文字列を分割するための関数です。例えば、「,(カンマ)」で区切られたCVS形式のファイルをスプレッドシートで扱う場合に、SPLIT関数を使用すると、カンマで区切られたデータを個別のセルに格納して利用することができます。
構文は、=SPLIT(テキスト.”区切り文字”)です。
例えば、A1に入力されたカンマで区切られた文字列をB1より右のセルに分割する場合、B1セルに=SPLIT(A1″,”)と入力します。A1に入力された文字列は、B1より右側のセルに分割されて格納されます。
SPLIT関数には、記号で区切るだけでなく単語で分割する方法もあります。=SPLIT(A1,”ABC”,FALSE)と入力することで、ABCで区切られた文字列に分割されます。
SPLIT関数を使用することで、1つのセルに複数のデータが格納されている場合でも、簡単に分割して個別に扱うことができます。SPLIT関数を使う際は、分割された文字列が格納されるセルは空白にしておく必要があります。
エラー発生時の対処法と注意点
スプレッドシート関数を使用した場合、思った通りの結果が反映されず、エラーとなる場合もあります。セルに入力した値や数式にエラーがあるとエラーインジケータが表示されます。エラーが発生したセルを選択し、エラーメッセージを確認しましょう。エラーを知ることで問題解決が早くなるので、エラーの内容や解決方法をお伝えします。
関数が正しく動作しない原因と対策
関数が正しく動作しない原因は、数式の構文が間違っているかデータの形式があっていないことが多くあります。
対策としては、構文を正しく入力します。構文の大半は命令文とカッコ、カンマで構成されています。関数がうまく機能しない場合は、この構文の命令文、カッコ、カンマの入力間違いが大半です。
また、関数内で指定するセルが間違っている場合もあります。結果を表示させるセルや範囲指定したセルが正しいかどうか確認しましょう。
データの形式を合わせることも重要です。スプレッドシートでは「1,000」は数字で「1000」は文字列と認識します。これでは合計や計算ができず、せっかく入力した数式が反映されません。文字列として入力されている場合、「表示形式」→「数字」→「数値」を順にクリックし、数値として設定します。
エラーが発生したら無視せず原因を解決して正しい結果を得るようにしましょう。無視すると誤ったデータが使われたままになる可能性があります。
Googleスプレッドシート関数の限界とエラーを回避する方法
Googleスプレッドシートのセルの上限は1000万セルまたは1万8278列（列ZZZ）までです。これを超えた場合は、エラーとなります。大量のデータを扱う場合、Excelと比較して制限に注意が必要です。
セルの計算回数にも制限があります。大規模なデータや複雑な計算を行う場合、計算回数が制限に達してしまう可能性があります。
IMPOTDATA関数や一部の他の関数はインターネット接続が必要で、オフライン環境では利用できません。
Googleスプレッドは複雑なデータ処理や高度な統計処理を行うための専門的な機能がExcelに比べて欠けていることがあります。特に大規模なデータや高度な統計解析が必要な場合、他のツールやプログラムの使用が必要になる可能性があります。
IMPOTDATA関数の制限とエラー
IMPOTDATA関数は主にCVS形式やテキスト形式のデータを取得するために使用します。HTMLなど他の形式には制限があります。また、データの更新は手動で行うか、自動で定期的に更新を行う設定を組み込む必要があります。
Googleスプレッドシートでは扱えるデータ量に一定の制限が設けられています。特にIMPOTDATA関数によって作成されるトラフィックが多すぎると、「エラー：リクエスト数が多いためデータの読み込みに時間がかかる可能性があります。スプレッドシート内で作成した IMPORTHTML、IMPORTDATA、IMPORTFEED、IMPORTXML 関数の量を減らしてみてください」というエラー メッセージが表示されます。このエラーメッセージが表示されると、作成し開いているすべての文書の使用量を減らす必要があります。
エラーメッセージを解決するには、IMPORTDATA関数で読み込む情報を減らします。指定したWebサイト上の情報が頻繁に更新される場合は、読み込みも頻繁に行った方が効果的ですが、制限が発生する場合もあります。特に頻繁な読み込みには制限が発生しやすく、読み込みを最小限にすることで制限を抑えることができます。
IMPORTDATA関数を使用すると、セル内に「#ERROR!」および「エラー: この関数は、NOW()、RAND()、RANDBETWEEN() を含むセルは参照できません」というメッセージが表示されることがあります。ユーザーのスプレッドシートへの負荷を防ぐため、IMPORTDATA関数では NOW、RAND、RANDBETWEEN などの揮発性関数を参照することはできません。揮発性関数とは頻繁に更新され、即座に再計算される関数を指します。
出典：Googleドライブヘルプ「Googleドライブに保存可能なファイル」
よくある質問
ここまで、Googleスプレッドシート関数について、ビジネスの効率化アップにつながる利用方法を紹介しました。ここからは、Googleスプレッドシートに関するよくある質問をご紹介します。
Googleスプレッドシートでよく使う関数は？
Googleスプレッドシートでよく使う関数をまとめました。
| 関数 | 効果 |
| SUM関数 | セル範囲内の数値を合計します。 |
| AVERAGE関数 | セル範囲内の数値の平均値を計算します。 |
| COUNT関数 | セル範囲内の数値や空白でないセルの数を数えます。 |
| VLOOKUP関数 | 指定された値を垂直に検索し、対応するセルの値を取得します。 |
| IF関数 | 指定された条件に当てはまる値を表示します。 |
| TEXT関数 | 指定された条件に従ってテキストを整えます。 |
スプレッドシートのセルに関数を入れる方法は？
Googleスプレッドシートのセルに関数を入力する手順を説明します。
- 関数を入力したいセルをクリックします。
- 選択したセルに=（等号）を入力します。セルに関数や数式を入力できるモードに変わります。
- 関数を直接入力するか、候補が表示されるまで入力します。
- 関数名の後に(（カッコ）を入力すると、関数に渡す引数（ひきすう）を入力します。必要に応じてセルの範囲をドラッグして指定します。
- Enterキーを押すと設定完了です。
スプレッドシートの関数はどこにありますか？
スプレッドシートの関数はセルに入力されています。数式バーに直接入力が可能です。
また、数式バーの右側には関数の引数やヘルプを表示するアイコンもあります。これをクリックすると、関数の詳細な説明や構文が表示され、入力のサポートが得られます。
スプレッドシート内のすべての数式リストを表示するには、「表示」→「数式のリストを表示」と選択するか、ツールバーの「数式リスト」をクリックします。
また、Googleスプレッドシートで使用できる関数は、Googleカテゴリ別にまとめられています。
出典：Googleドキュメントエディタヘルプ「Googleスプレッドシートの関数リスト」
まとめ
Googleスプレッドシートでは、ビジネスの効率アップが図れる、様々な関数を利用することができます。数式や関数の使用により、データ処理を効率的に行うことが可能です。セルに直接データを入力する形式は直感的で大量のデータを一括して入力できます。関数により自動的に計算ができるため、数値の変更や更新の場合も関連する計算が自答的に更新されます。
Googleスプレッドシートの関数はビジネスやプロジェクトの管理、予算管理、データ分析、スケジュール管理など多くの用途があり、効率化の一翼を担うでしょう。
スプレッドシート関数使い方に関する重要用語
| 用語 | 意味 |
| 関数 | スプレッドシートにおいて、特定の操作や計算を行うための事前に定義された機能。例えば、SUM関数やVLOOKUP関数などがあります。 |
| セル参照 | スプレッドシート上の特定のセルを指定するための参照方法。例えば、A1セルへの参照は「A1」と表されます。 |
| 引数 | 関数に渡されるデータや情報。関数は通常、1つ以上の引数を受け取り、その引数に基づいて処理を行います。 |
| 数式 | スプレッドシートでセルに入力する計算や処理を記述するための式。数式は通常、関数、演算子、セル参照などから構成されます。 |
| セル範囲 | 一連のセルの集まりを指し、通常は範囲を示す記号（例: A1:B10）で表されます。関数や数式で範囲を指定する際に使用されます。 |
| 構文 | 関数や数式を正しく記述するためのルールや文法のこと。関数を正しく使用するためには、正確な構文を理解することが必要です。 |
| セルの値 | 特定のセルに格納されているデータや数値。関数はセルの値を操作したり、それに基づいて計算を行います。 |
| セルの参照方法 | 絶対参照（$A$1）、相対参照（A1）、混合参照（$A1やA$1）など、セルを参照する際の相対性や絶対性の指定方法です。絶対参照ではセルの参照を変更しても参照するセルが変わりません。$A$1は常にA1セルを指します。$を使用しない場合（相対参照）、A1を含む参照が変更された場合、他のセルに参照が移ります。混合参照では、行または列の一方は相対参照で、他方は絶対参照です。例えば、$A1は列Aを固定し、行は相対的に変更されます。同様に、A$1は行1を固定し、列は相対的に変更されます。 |
