「OfficeMessengerとは何か知りたい」
「OfficeMessengerのメリットを知りたい」
OfficeMessengerは、法人向けのビジネスチャットツールで、セキュリティレベルも高く安心かつ安全に利用できるとして多くの企業から人気を集めています。
しかし、無料で利用できるツールがある中、お金をかけてまで利用するメリットは何か、そもそもOfficeMessengerをあまり知らないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、本記事ではOfficeMessengerを利用したことがない初心者や、今後取引先の企業とOfficeMessengerでやり取りをする可能性があるという方に向けて、OfficeMessengerの基礎知識を徹底解説していきます！
OfficeMessengerとは
OfficeMessengerとは、法人向けのビジネスチャットツールです。Messengerといえば、Facebookが運営している「FacebookMessenger」を利用したことがある方もいらっしゃるかもしれませんが、別サービスになります。
OfficeMessengerは、セキュリティ対策や業務の生産性アップができる機能等法人向け機能が充実しているため、複数の従業員を抱えている企業におすすめです。
OfficeMessengerのセキュリティ機能
共有ファイルリストの確認
OfficeMessengerは、法人企業がビジネスに利用することを想定し、共有ファイルを確認したり、共有されたファイルリストをCSVダウンロードしたりすることができる機能が充実しています。
送受信したファイルは、送受信者、ファイル名、共有時刻が確認できますが、基本的に確認できるのは管理者のみです。従業員からの不正な情報漏洩等を防ぐことができます。
ファイルダウンロードポリシー設定
OfficeMessengerは、IPアドレスを設定すると、あらかじめ登録されたIPアドレスでしか、ファイルをダウンロードすることができないよう設定することができます。
登録されていないIPアドレスの場合は、ダウンロードやプレビューが制限され、利用できる機能がファイル添付か転送のみになります。
モバイルファイルダウンロードの遮断
OfficeMessengerは、モバイルからのファイルダウンロードを遮断できます。
モバイル端末からの不正アクセス等を防ぐことができるので、オフィスのPCのみでの利用に制限できるということです。
メッセージの暗号化
OfficeMessengerは、ファイルを含む、チャットでやり取りした内容を、全て暗号化されて送受信できます。
万が一外部に情報が漏れたとしても、暗号化された状態であれば読み解くのが難しいので、リスクヘッジにも繋がります。また、シークレットチャットモードであれば、より強固なセキュリティ通信環境を利用できます。
強制ログアウト
OfficeMessengerは、管理者の権限を持っている方が情報漏洩をしたと疑われるアカウントやその他怪しいアカウントを強制的にログアウトすることができます。
ログインを遮断することで、その後同じアカウントから再ログインされる恐れもない為、情報漏洩を未然に防ぐことができるようになります。
円滑なコミュニケーションに役立つ機能
メッセージ機能
OfficeMessengerでは、メールのような形で送ることができるメッセージ機能があります。
チャットではちょっと簡素すぎると感じる、報告や告知、お知らせなどの場面で利用可能です。
チャット機能
OfficeMessengerでは、メッセージ機能とは別に、LINEのようなチャット形式でコミュニケーションがとれる、チャット機能もあります。
グループを作成してプロジェクトごとに気軽にやり取りもできるので、連携力強化に繋がります。
ビデオ会議機能
OfficeMessengerは、追加アプリのインストールなしでOfficeMessenger上でビデオ会議を利用することができます。
有料オプションではありますが、参加者を選んでワンクリックするだけでビデオ会議が始められるのが利点です。
検索機能
OfficeMessengerでは、やり取りしたメッセージやファイルを検索して探すことができます。
期間や内容まで細かな設定をして検索できるので、業務効率化にも繋がります。
OfficeMessengerの料金プラン
OfficeMessengerは、利用者が50名までの場合月額5000円から、利用することができます。50名以降は1ユーザーあたり200円で追加できるため、100名の企業であれば、月額15,000円から利用できるということです。
利用料金内には下記機能が含まれており、ビデオ会議機能を追加する場合はプラス5000円になります。
- チャット
- メッセージ
- メッセージ回収、削除
- 既読・未読
- グループチャット数無制限
- スタンプ
- ユーザー管理
- IP、モバイル制限
そのため、ビデオ会議は別のツールでできるという場合は、基本料金内でリーズナブルに利用できるということですね。料金プランもシンプルでわかりやすいので、安心です。
OfficeMessengerのメリット
料金プランが明確で分かりやすい
OfficeMessengerの料金プランは複数のプランがあるわけではなく、50名までの利用は5000円、その後1ユーザーあたり200円で追加可能、ビデオ通話はプラス5,000円、というシンプルな設計なので、明確で分かりやすいです。
いくつもプランがあって、プランごとにできる機能が限られているという形式を取っているサービスもありますが、OfficeMessengerは必要機能がすべてそろって5,000円なので、リーズナブルです。
セキュリティが強固
OfficeMessengerは、ビジネスに利用するためのチャットサービスのためセキュリティレベルが高いです。
無料のチャットサービスをビジネスに利用することもできますが、セキュリティレベルが低く、情報漏洩に繋がる可能性もゼロではありません。その点、十分な対策ができていれば信頼に繋がります。
シーンに合わせてメッセージ形式を選べる
OfficeMessengerは、利用シーンに合わせて、メッセージ形式を選ぶことができます。例えば、報告事項や重要事項であればメールのような形式、普段からのコミュニケーションや、気軽なやり取りであればチャット形式等の分け方です。
あえて二つに分けるのが面倒という場合は、利用しなくてもいいだけなので、形式を分けたい人には便利な機能と言えるでしょう。
メッセージアプリの一元化ツールも業務効率化に最適
OfficeMessengerを検索している方の中には、「業務を効率化したい」「効率化できるツールをさがしている」という方も多いはずです。
ビジネスでは、OfficeMessengerだけでなく、その他のビジネスチャットを利用している方も多いです。ChatworkやMessenger等、取引先や、部署によっては主に使っているツールがそれぞれで違うということはよくあるでしょう。
しかし、複数のチャットツールを別々のタブで開いて管理をしていると、重要なメッセージに気が付くのが遅れたり、そもそもタブを開き忘れる、アプリを起動し忘れるということもあるかもしれません。取引先のメッセージに気が付かなかった場合は、最悪の場合今後の取引に影響を与える可能性もあるのです。
そのため、複数のコミュニケーションツールを利用している場合は、1つの場所に管理して、通知を見やすく管理しておくのがおすすめです。
メッセージアプリを一括管理できるツール5選
複数のツールを使いがちなメッセージアプリやコミュニケーションツールをひとまとめにしたい場合は、下記のツールがおすすめです。
- OneChat
- Biscuit
- Franz
- Rambpx
- Station
OneChat
OneChatは、メールアプリやチャットツールをはじめ、SNSのDM機能まで、複数のメッセージアプリを、1つのツールで管理することができるアプリです。
カレンダー機能やメモ機能もついているので、ツールの管理と合わせて、自分の頭の整理にも利用することができます。
連携できるアプリは今後も追加される予定なので、まずは、最低限のアプリからでもよいので利用してみたいという方におすすめです！
Biscuit
Biscuitは、OfficeMessengerをはじめ趣味のアカウントと仕事のアカウントを別々に分けて管理ができる、個人事業主におすすめの、Webアプリ一括管理ツールです。
アプリごとにセッションを共有せず、隔離されているので、セキュリティ的にも安全に利用することができます。
Franz
Franzとは、OfficeMessengerなど複数のチャットツールやメッセージアプリを一括管理できるツールです。
仕事で利用するコミュニケーションツールを、ひとまとめにしておくことで、効率アップやお客様対応漏れによるクレームなどのリスク削減にも役立てられます。
Franzは誰でも無料で利用できるため、現状複数のチャットツールを利用しているという方におすすめです。
Rambox
Ramboxは、アカウント登録をせずにかんたんに始められる一括管理ツールです。
他の管理ツールとは違い、ブラウザのようにアプリごとのタブがあるのが特徴です。そのため、タブで管理するのは向いていないという方には、おすすめ出来ません。
ただ、アカウントが必要ないので、まずは使ってみたいという方や初心者にはおすすめと言えるでしょう。
Station
Stationは、MacやiPadなどの、Apple製品を使って仕事をしている方におすすめです。
対応サービスは600種類以上あり、複数アカウントを管理することもできます。ただ、ビジネス利用の多いスラックが利用できなくなったり、Gmail認証がされず使えなくなったという口コミもあるようなので、現状スラックやGmailを利用している方は注意が必要です。
メッセージアプリの一元管理ならOneChat
OneChatは、Slackやチャットワークをはじめとしたビジネスチャットやメール、SNSなど仕事でもプライベートでも使用するあらゆるメッセージアプリを一括管理できるツールです。
日々使用する複数のアプリをいちいち開かずとも、OneChatを開けば簡単に確認ができます。
連携できるアプリは今後随時増加予定！複数のビジネスチャットやSNSを効率よく使いたいという方は是非チェックしてみてください。
まとめ
本記事では、ビジネスチャットの一つとしてOfficeMessengerのご紹介をしました。
OfficeMessengerは、企業向けに作られたサービスであり、セキュリティレベルが高い事や料金プランが明瞭である点などが嬉しい点です。外部の方とのやり取りが頻繁にある企業であれば、OfficeMessengerを利用している企業に出会うことも多くなるでしょう。
利用するビジネスチャットが増えてきたら、メッセージアプリの一元管理ツールでひとまとめにし、効率的に管理していくのがおすすめです。
