Googleスプレッドシートで表を作成し、データを管理している人は少なくないでしょう。Googleスプレッドシートを使うと、表を簡単に作成でき売り上げやアンケートの集計結果など、様々なデータや数値を管理できます。
しかし、データを管理する際にソート（並べ替え）が必要なこともありますよね。本記事では、Googleスプレッドシートでソート（並び替え）する5つの方法やSORT関数の並び替えが有利な2つのシーンなどを紹介します。
Googleスプレッドシートでソート（並び替え）をする5つの方法
データ管理をより見やすく整理するために、ソートは必要不可欠です。様々な条件に合わせてソート（並べ替え）できると、表にデータを入力した後でも気軽に並べ替えできます。
ここでは、Googleスプレッドシートでソート（並べ替え）する方法を5つ紹介します。
1.範囲を指定して並び替える
範囲を指定して並べ替える方法は次のとおりです。
- ソート（並べ替え）したい範囲を指定します。
- Googleスプレッドシート上部にある「データ」をクリックした後「範囲を並べ替え」を開きます。
- 「範囲〇〇〜〇〇を並べ替え」と表示され「データにヘッダー行が含まれている」にチェックマークをつけます。
- 並べ替え条件と「昇順」or「降順」を選択しましょう。
- 全て選択して「並べ替え」をクリックすると、並べ替え完了。
範囲を指定しての並べ替えでは「昇順」や「降順」を選択できるので、ぜひ活用してみてください。
2.条件を追加して並び替える
条件を追加して並び替える方法は、次の流れで行います。
- Googleスプレッドシート上部にある「データ」をクリックした後「範囲を並べ替え」を開きます。
- 「範囲を指定して並べ替える」→「並べ替えの基準となる別の列を追加」を選択します。
- 「次の条件」と表示されるため、プルダウンメニューの並べたい条件を指定し「A→Z」or「Z→A」をクリックしましょう。
- 全ての選択が終了して「並べ替え」をクリックすると、条件に沿って並べ替えられています。
- また、追加条件を削除したい場合は「ゴミ箱ボタン」をクリックしましょう。
さまざまなな条件を追加でき、データに合わせた並べ替えができるのが特徴です。
3.列を指定して並び替える
列を指定して並べ替える場合は、次の流れで行います。
- 並べ替えたい列を選択します。
- Googleスプレッドシート上部にある「データ」をクリックした後
- 「列◯〜を基準にA→Z(昇順)でシートを並べ替え」or「列◯〜を基準にZ→A(降順)でシートを並べ替え」を選択
- 選択した通りに並べ替えられます。
- ※ヘッダーを固定したい場合は、Googleスプレッドシート上部にある「表示」を選択し「固定」から「1行」をクリックしましょう。
4.フィルタを使用して並べ替える
フィルタを使用して並べ替える場合の流れは、次のとおりです。
- Googleスプレッドシート上部にある「データ」を開き「フィルタを作成」をクリックします。
- ヘッダーにフィルタが追加されたら、フィルタのマークをクリックし「A→Zで並べ替え」「Z→Aで並べ替え」などの並べ替えができるようになります。
フィルタを使用して並べ替える場合は、条件や値、色など自分の使いやすいようにカスタムできるのが特徴です。色分けなどでよりデータを見やすくしたい人は、フィルタを使用して並べ替えましょう。
5.SORT関数を使用して並び替える
SORT関数は「=SORT(指定範囲,並べ替える列,FALSE(降順)orTRUE(昇順))」という公式を使い、並べ替え可能です。ここでは、降順で並べ替えることを想定した方法を紹介します。
- データを並べ替えた後の枠を作成します。
- 並べ替え後に、データを表示させるセルを選択します。
- =SORT(B3:E7,4,FALSE)という公式を入力します。
- 枠の中に降順でデータが並び替えられます。
SORT関数の並び替えが有利な2つのシーン
上記で、フィルタやSORT関数を使った並べ替えの方法を紹介しましたが、どちらを使って並べ替えをしていいか悩む人もいるでしょう。
使い分けられると、その場に合った最適な方法で並べ替えられますよね。ここでは、SORT関数の並び替えが有利な2つのシーンを紹介します。
1.データベースを触りたくない場合
データベースにを触りたくない場合は、SORT関数を使い並べ替えましょう。
並べ替えを行う際、誤ってデータをいじってしまうことも考えられます。正確にデータを管理するために、極力データベースを触りたくない人もいるでしょう。
SORT関数を使うと、データベースの横などに新しい表を作成し並べ替えられます。データベースに触らないので、安心して並べ替えができるでしょう。データベースを触りたくない人は、SORT関数を使うのがおすすめです。
2.頻繁にデータ変更がある場合
データ変更を頻繁に行う場合は、フィルタよりもSORT関数の方が管理しやすいでしょう。フィルタはデータが固定の場合は、管理しやすいですがデータの増減には対応できないのがデメリットです。
SORT関数だと、データ変更がある場合も公式を変更すればデータに反映されるので、少ない操作で手軽にデータを管理できます。頻繁に変更があるデータを管理する場合は、SORT関数を使いましょう。
Googleスプレッドシートのソートで注意すべき3つのポイント
Googleスプレッドシートは、ソートしやすくデータの管理も簡単です。しかし、注意点を抑えないと予想外な形でソートされる可能性もあります。ソートしたのに、見づらい表になるのは避けたいですよね。
ここでは、Googleスプレッドシートのソートで注意すべき3つのポイントを紹介します。
1.ヘッダーも並び替えられてしまう場合がある
データの管理中に、ヘッダーも並び替えられる可能性があるので注意が必要です。
「シート並び替え」では、シート全体がソート対象になります。ソートする必要がないヘッダーもソートするので、誤った並び替えになる可能性が高いです。
ヘッダーのソートを避けるには、Googleスプレッドシート上部の「表示」を選択し「固定」から「1行」を選択しましょう。
2.セルや列を含み忘れると残ってしまう
セルや列の選択を間違えると、並び替えられ残ってしまうので注意しましょう。
Googleスプレッドシートでソートする際、セルや列の選択は必須です。ソートするはずのセルや列の含まずに、ソートするとデータがわかりにくくなります。
表やデータを正確に管理するために、ソートする際はセルや列の選択を間違えないようにしましょう。
3.データの行が変更される
Googleスプレッドシートのソートでは、データの行が変更されるため注意しましょう。
データの行が変更されるため、何度もソートすると元のデータの行がわからなくなります。元々のデータの行が必要な場合は、SORT関数よりもフィルタでの管理がおすすめです。
管理するデータや形式により、SORT関数かフィルタを使い分けましょう。なお、当サイトではスプレッドシートに関するさまざまな情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください。
