スプレッドシートは曜日別背景色を自動設定することで、普段のスケジュール管理の効率を上げることができます。
Googleが提供するスプレッドシートは、無料でできるという利点の他、ウェブベースのプログラムであるために、複数人での同時編集を反映させることも可能です。
そのためチームや企業など複数人のスケジュールを同時に管理するには、大変便利なツールといえます。
しかし多岐に渡る機能が搭載されているため、それらを正しく使いこなすことができなければ、チームでの共同作業が難しくなる場面もあるでしょう。
特にデフォルトが細かいセルで構成されているため、視認性の向上はその後の作業効率にも直結します。
この記事では、スプレッドシートで曜日別背景色の自動設定方法と、スケジュール管理の効率を上げるための工夫について解説していきます。
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スプレッドシートで土日・祝日を自動色分け
スプレッドシートにはさまざまな機能が搭載されており、自動色分け機能の実装にも複数の方法があります。
その中の１つとして、関数を活用した色分け方法があります。
関数といえば難しいイメージがあると思いますが、スプレッドシートでは関数のコマンドをワンクリックで呼び出せるため、簡単に適用することができます。
そのため関数の意味と使い方さえ理解できれば、簡単にスケジュール管理も効率化することが可能です。
ここではスプレッドシートで活用できる関数の1つとしてWEEKDAY関数を活用して、スケジュール管理を効率化させる方法を解説していきます。
関連記事：スプレッドシートで時短管理！曜日関数おすすめの使い方
WEEKDAY関数を利用した曜日の取得方法
WEEKDAY関数は、曜日に対して特定の数値を戻すための関数です。
例えば土曜日の表記があるセルに対してWEEKDAY関数を用いると、指定したセルに「１」という数値を表示させることができます。
簡単にいえば、曜日を数値に置き換えることができるということです。
曜日を数値に置き換えることができれば、それを別の関数に当てはめたり、条件設定することが可能になります。
特定の曜日に”お休み”という表記を自動でいれたり、セルの色を変えていくことができます。
まずは1か月のスケジュールにWEEKDAY関数を用いて、曜日の数値を取得してみましょう。
以下の手順を試してみてください。
- 1列目に日付表（日付と曜日の項目）を作成。
- セルの書式設定を開く。
- 「表示形式」から日付と曜日が表示される形式を選択する。
- 2列目一番上のセルを選択し、WEEKDAY関数を適用する。
- ダイアログボックスに表示されているシリアル値には選択したセルの番号を、種類は1~3の値を入れる。
- 数値が表示されたら、そのセルを隣列の日付分をオートフィルでコピーする。
上記の手順を踏むことで、それぞれの曜日が数値データという形で取得することができます。
手順3では日付に曜日を表示させることができましたが、これは書式上の問題であって、内部のデータには曜日が含まれていません。
そのため特定の曜日に対して色分けを自動化するには、WEEKDAY関数によって一度曜日を数値データとして呼び起こす必要があります。
条件付き書式で色分けする基本手順
WEEKDAY関数によって曜日を数値データで取得することができたら、次はその数値を使って、条件付き書式を活用しましょう。
条件付き書式とは、選択したセルに特定の条件を満たしたら指定した書式が反映するように設定できる機能です。
この機能とWEEKDAY関数を使えば、特定の曜日のセルだけ色を自動で変更することができます。
WEEKDAY関数を活用した色分け機能の手順は、以下の通りです。
- 条件を当てはめる日付データのセルを選択する。
- 右クリックして条件付き書式のメニューを開く。
- セルの書式条件設定を「カスタム数式」にする。
- =WEEKDAY($◇,〇)=△（◇＝日付データのセル番号、〇＝WEEKDAY関数の種類、△＝指定する曜日番号）
- 書式設定のスタイルで色を編集して、適用する。
WEEKDAY関数の種類は、関数を適用した際にダイアログ画面で設定した数値です。ここが1の場合、曜日に当てはめられる数値が以下のように設定されます。
| 曜日 | WEEKDAYS関数の数値 |
| 日曜日 | 1 |
| 月曜日 | 2 |
| 火曜日 | 3 |
| 水曜日 | 4 |
| 木曜日 | 5 |
| 金曜日 | 6 |
| 土曜日 | 7 |
また、同じシートで日付データを増やす場合は、書式条件設定を加えたセル列で「CTRL」+「SHIFT」+「↓」（Mac：⌘+「Shift」+「↓」)を同時に押すと、そのセル列を一番下まで選択することができるので、予め列全てを選択した上で書式設定を行うことをおすすめします。
土日・祝日の色分け設定例
条件付き書式で色分けする基本手順で、実際に土日・祝日の色分け設定をしてみます。
土日に関しては上記の手順で自動色分けが可能ですが、祝日に関しては別途リストを用意して、そこからデータを取得していく必要があります。
まずは土日のみの色分けについて、手順を説明していきます。
前提条件として、日付データはA列の2行目から始まるものとし、WEEKDAY関数の種類は1とします。
まずは自動的に色を付けたいセルを範囲選択し、表示形式（右クリックメニューからでも可）から条件付き書式を開きます。
そこから条件付き書式で色分けする基本手順で説明した通りに、書式条件設定のカスタム数式を選択し、条件式を入力します。
今回WEEKDAY関数の種類は１としているので、土日を示す数値は１と７になります。
そしてカスタム数式に入力する式は、土曜日の場合は「=WEEKDAY($A2,1)=7」となり、日曜日は「=WEEKDAY($A2,1)=1」となります。
カスタム数式を設定した後は、その下の書式設定のスタイルで、変更したい色に編集します。セルの色だけではなく、文字の色や太文字などの設定も可能です。
次に祝日の設定についてですが、祝日に関しては別の場所に祝日リストを作成し、COUNTIF関数と併用することで色分けをします。
COUNTIF関数とは指定した範囲で、条件に一致するデータの数をカウントする関数となります。
これを用いて、WEEKDAY関数と同じように条件付き書式の設定で「COUNTIF(範囲,条件)=1」の範囲と条件に数値を入れた数式を入れると、祝日の色を任意に変更することができます。
複数の条件で色分けを適用する方法
条件付き書式は、複数設定も可能です。土曜日や日曜日以外の曜日や、その他の条件を設けることで、スケジュール管理をより効率化できます。
例えば日付列の横にチェックボックスを設置し、条件書式でチェックマークをつけたらその横の日付セルの色を変えることもできます。
この場合1つのセルに複数の条件が重なりますが、これらの条件には優先順位をつけることもできます。
優先順位の付け方は、書式設定ルールを開き、表示されている条件設定をドラッグ＆ドロップで順番を変更することで可能です。一番上の条件が最も優先され、優先度の高い条件は、低い条件に上書きされる形で反映されます。
例えば土日に色を変更する条件を設定しており、その上でチェックボックスにチェックをいれたら色が変更する条件優先度を高くすると、チェックボックスにチェックすると曜日の色が上書きされます。
複数の条件で色分けをしていく際は、条件の優先度についても考えるようにしましょう。
セルや行・列ごとの曜日別背景色の設定方法
曜日別に色分けをする基本的な方法を解説しました。ここでは、適用範囲を広げて視認性を向上させる設定方法について解説していきます。
スプレッドシートではセルの大きさを変えたり結合したりすることも可能で、編集次第では視認性を大きく向上させることができます。
また1つのシートを継続的に利用する場合、日付が更新されるたびに曜日別背景色を設定していては手間となってしまいます。
ここではセルや行・列ごとに曜日別背景色を変更する方法と、スプレッドシートの便利な機能を紹介していきます。
セルごとに曜日別背景色を設定
セルごとに曜日別背景色を設定する方法は、基本的にこれまで説明してきたWEEKDAY関数と条件付き書式を設定することで可能です。
しかし1つ1つのセルに対して、設定を行うのは手間でしかありません。
スプレッドシートの機能として、1つのセルに対して行った書式をコピーして別のセルにペーストすると、自動で参照先が変わる機能があります。これを相対参照機能といいます。
この機能を使うことでスケジュール管理においてセルごとに色分けするのは、設定したセルをコピー＆ペーストすることで可能です。
ただしこの機能があるため、1つのスケジュール内容を別の箇所にコピーすると、関数で参照している内容が変化してしまうために、そのままコピーすることができません。
仮にスケジュールの内容だけを別個所にコピーしたい場合は、「CTRL」+「Shift」+「V」（Mac：「⌘」+「Shift」+「V」)のショートカットキーで、内容だけをコピーすることも可能です。
またスプレッドシートには、参照元を固定化する絶対参照という機能もあります。この数式で用いられている参照元の数値の前に、「$（例：B1の場合、$B$1となります）」をつけることで、コピーしても参照元を変えないようにすることもできます。
行ごとに曜日別背景色を設定
背景色を変えるときスケジュール部分だけではなく、その横も全て色を変更したい場合は行ごとに設定をする必要があります。
行全体を選択するには、シート横の行番号をクリックすることで可能です。この際、シート上の関数が表示される箇所の左側で、選択中のセル番号を確認することが可能です。
行全体を選択した場合、例えば1行目を選択すると「1:1」と表示されます。
この数値を条件付き書式の設定の画面にある「範囲に適用」という箇所に入力することで、日付セルだけではなく、行全体の色を変更することができます。
また入力する場所の横にあるデータ範囲の選択アイコン（田）をクリックすると、「データ範囲の選択」というダイアログが表示されます。その状態で効果を反映させたいセルや行を選択すると、手入力しなくても自動で選択範囲が入力されます。そのため、複数選択したい場合に間違いをなくすことができます。
さらにショートカットとして、「Ctrl」（Mac：「⌘」)を押しながら行を選択していくことで、複数の行を選択することが可能です。また1行目から5行目までを全て選択したいという場合は、「SHIFT」を押しながら、1行目と5行目を選択するだけで、全ての行をまとめて選択することもできます。
列ごとに曜日別背景色を設定
列ごとに曜日背景色を設定するには、行全体を選択した時と同じようにセル上に表示されているA、B、Cと続いていくアルファベットの部分をクリックすることで列全体を選択することができます。
例えばA列の場合、選択されるデータ範囲は「A:A」となります。これも条件付き書式の設定画面にある「データ範囲の選択」に入力することで、列全体に背景色変更の効果を反映できます。
また列全体ではなく、ある一定の列を選択したい場合は、Shiftを押しながらまとめて選択することをおすすめします。
ただしデータ量が膨大になっていくと、「Shift」で選択するにもスクロールして画面下まで行く必要があり、少々手間となってしまいます。
このような場合は、まず選択したい列の開始位置となるセルを選択し、その状態で「Ctrl」+「Shift」+「↓」（Mac：「⌘」+「Shift」+「↓」)を同時押しすることで、入力されているデータの一番下までのセルをまとめて選択することができます。
ただしこのショートカットは途中で空白セルが混ざっていると、そこで止まってしまうので注意が必要です。空白セルが途中にある場合は、もう一度同じショートカットを押すことで、下まで選択することが可能です。
また空白セルが多い場合は、上メニューの「データ」→「データクリーンアップ」→「重複を削除」で空白セルのみを削除し、行を詰めることができます。
カレンダー風表示での曜日別色分け方法
スプレッドシートでは日付を一列で表示させるのではなく、カレンダー風に表示させて管理していくことも可能です。
日付を1列での表示はデータを1画面に多く記載できますが、視認性が良くない欠点も抱えています。スケジュール管理としては、カレンダー風に表示していた方が扱いやすい状況もあるでしょう。
スプレッドシートの機能を使えば、簡単にカレンダー風表示をさせることもできます。ここではカレンダー風に日付データを表示させて、曜日別色分けをする方法について解説していきます。
カスタム書式で日付・曜日形式を作成
スプレッドシートでは表示形式の設定を変更することで、日付に曜日を追加することが可能です。手順は以下の通りです。
- 曜日を追加した日付データのセルを選択する
- 上メニューから「表示形式」→「数字」→「カスタム数値形式」を選択
- 設定画面に「m月d日(ddd)」と入力し、適用する
上記の手順で、入力していた日付データに曜日が追加されて表示されます。
また日付データが入力されたセルと曜日を表示させるセルを別々にしたい場合は、TEXT関数を用いることで解決します。
例えばA列1行目から日付が下に入力されていて、隣のB列1行目から曜日だけを表示させる場合、B列1行目に「=TEXT(A1,”ddd”)」と入力し、オートフィル機能で下までコピーするだけで可能です。
カレンダー風表示での土日色分けの設定
スプレッドシートではカレンダー風表示も、少しの工夫で簡単に行うことができます。
カレンダーを作成する手順は以下の通りです。
前提条件として、曜日を1行目、日付の入力をA列2行目から行うこととします。
- 日付入力する範囲を選択し、右クリックメニューからサイズの変更で、セルの幅を一括で変更する。
- 1行目に曜日をそれぞれのセルに入力する。
- A列1行目(A1)を選択し、上のメニューの「データ」→「データ入力観測」から条件を日付にして適用する。
- A1に開始となる日付をカレンダーから選択して入力
- A1の隣のセル（B1）に「=A1+1」と入力し、G1までコピーする。（第1週が完成）
- A1の下のセル（A2）に「=A1+7」と入力し、G2までコピーする。（第2週が完成）
- 第2週のセルを下までコピーする。
上記の手順に加え、任意のセルに「=MAX(A1:G1)」と入力することで、第1週の最大日付（年度）も表示させておくと年度が変わっても使用できます。
このカレンダーもデータとしては日付が用いられているので、土日・祝日の色分けはWEEKDAY関数と、COUNTIF関数を用いた設定方法で反映させることが可能です。
関連記事：スプレッドシートのグラフ極意！グラフカスタマイズで見やすさアップ
効率的なスプレッドシート作成のためのアドバイス
ここまでスケジュール管理のために役立つ色分けやカレンダー作成について解説してきましたが、スプレッドシートにはさまざまな機能が搭載されており、あらゆる用途のシートを作成することができます。
日々の業務やチェック・確認を簡易化させることで、生産効率も大幅に向上します。
今回解説したカレンダー制作で使用した関数や数式、ショートカットキーなどは、他のシート作成時にも応用が利くないようでもあるので、ぜひ活用してみてください。
ここではさまざまな用途のシートを作成していく上で、役に立つテクニックやアドバイスについて紹介していきます。
「オートフィル」機能で繰り返し作業を減らす
スプレッドシートやExcelにはオートフィルという便利な機能が搭載されています。
今回作成したカレンダーシートでも、日付や関数などの連続したデータを入力する上で多用した機能です。
オートフィルの使用方法は、セルの右下にカーソルを合わせると出てくる＋マークを、ドラッグ＆ドロップすることで、指定した範囲に連続したデータを一括で入力することができます。
またオートフィルにはショートカットキーも設定されており、Chromebookを押した後、「Ctrl」+「Shift」+「Y」（Mac：「⌘」+「Shift」+「Y」)です。
直感的に操作する場合はカーソル操作の方が簡単ですが、繰り返し入力となる場合、効率的なのはショートカットキーの使用でしょう。
今後の作業効率化のために、初めのうちからショートカットキーに慣れておくのもおすすめです。
関数や数式を活用してデータ入力の効率化
スプレッドシートは比較的簡単に関数や数式を活用することができます。
今回カレンダー作成で使用した関数も、名前がWEEKDAY、TEXTなど直感的で分かりやすく設定されています。
これらの関数や数式は、一度覚えてしまえば、さまざまなシーンで利用していくことができるので、まずは簡単なシート作成で試してみることをおすすめします。
関数や数式を用いることで、手入力する手間を大きく省くことができるので、データ入力を効率化させていくことができます。
また、「=シート名,セル範囲」で別のシートの入力を反映させることもできるので、入力するシートと、情報を整理するシートを分けることで、視認性を向上させることもできます。
よくある質問
スプレッドシートでは関数や数式、条件書式を活用することで、視認性や効率を大きく向上させることができます。
今回は特定の条件下でセルの背景色を変えるための方法を解説しましたが、ここではさらにシート全体の視認性をあげたり、入力を省略化するにはどうすればよいかという疑問について解説していきます。
スプレッドシートで日時の色付けは？
スプレッドシートで日時の色付けをする方法としては、条件付き書式のルールを設定して、目的の日時に色をつけることが一般的な方法といえます。
今回用いた祝日リストとCOUNTIF関数を用いた方法であれば、予め色を付けた日時をリスト化し、反映させることができます。
リストに追加すればカレンダーの方にも反映されるので、入力用のシートを用意し、そこにリストを作成しておけば、スケジュール管理の操作が簡潔になるのでおすすめです。
また今日の日にちだけ色を変えたい場合は、TODAY関数を条件付き書式の設定で用いることで可能となります。
例えばA列に日付を並べている場合は「=$A1=TODAY()」という条件を入力し、書式の色を設定することで、今日の日だけ色を変わり、翌日になると自動的に更新されるようになります。
スプレッドシートで曜日ごとに表示するには？
スプレッドシートで、日付に対して曜日ごとに表示する方法は主に2つの方法があります。
まずは日時データの表示形式を変更することで、自動で曜日を表示する方法です。
曜日を表示させたい日時を選択し、画面上のメニュータブ「表示形式」→「数字」→「カスタム数値形式」を選択し、入力欄に「m月d日(ddd)」を入れ適用すれば、日付データに曜日が追加されます。
また別セルに曜日を表記させたい場合は、「=TEXT(日付セル,”ddd”)」を用いることで、参照した日付の曜日が追加されます。
スプレッドシートのシートに色を付けたいのですが？
スプレッドシート全体に色を付ける場合は「Ctrl」＋「A」（Mac：「⌘」+「A」)で、全体選択した後に、色を設定することで変更することができます。
また、より視認性を上げるための手法として、行や列で交互に色を変えていく設定をすることもできます。
交互に色を変えるには、全選択した後に画面上の「表示形式」メニューから「交互の背景色」を選択することで可能です。
まとめ
スプレッドシートは、スケジュール管理や進捗管理などさまざまなシーンで、業務効率を上げるためのシートを作成することができます。
さらに関数やそれに用いる数式を活用することで、入力を簡潔化したり、データを自動反映させることができるので、操作もしやすくなります。
またスプレッドシートの最大の強みとして、Googleを介して複数人で同時にデータ編集もできるので、1つシートを用意して共有すれば、複数人の進捗や入力データをリアルタイムで確認することができるので、ぜひスケジュール管理や業務の効率を上げる便利なシートを自作してみてください。
スプレッドシート曜日色に関する重要用語
| 用語 | 説明 |
| オートフィル | 指定した範囲に、連続したデータを一括入力できる機能です |
| 条件付き書式 | 特定の条件と書式を設定することで、条件を満たした際に自動で設定した書式になる機能です |
| 関数 | スプレッドシートにおけるさまざまな機能を実装するためのコマンドです。画面上の「挿入」→「関数」→「挿入したい関数」から選択して使用することができます |
| 数式 | 関数と合わせることで、特定のセルデータを参照したり、出力結果を編集することができます。 |
