スプレッドシートは複数人でデータの編集をする場面が多いですよね。
誤ってデータが消える、改変されるといったことのないように、シートやセルを保護したいとお考えではありませんか？本記事ではスプレッドシートで特定のセルやシートを編集させないように保護する方法を解説！
スプレッドシートで編集範囲を制限するための、編集権限ユーザーや警告表示などについても細かくお伝えします。データの作成者や管理者のかたはぜひお確かめください。
スプレッドシートでシートとセルを保護する方法
先にお伝えしたように、スプレッドシートを使用するとき、複数の編集者が共同で作業することがあるでしょう。
チームの人数が増えるほど、意図せずデータの一部が書き換えられてしまったりすることがあります。このような場合に備えて、スプレッドシートでは「変更履歴」から以前のデータに戻す機能があるわけですが、人が多いほどデータを復元することは大変な手間になります。
万が一のデータ書き換えやデータの復元で悩まないためにも、スプレッドシートの絶対に覚えておきたい機能として、シートやセルを保護する方法を説明していきます。
スプレッドシートでシートを保護する
スプレッドシートで「シート」を保護する基本的な操作を確認しましょう。
- スプレッドシートを開き、画面左上のメニューから「データ」、「シートと範囲を保護」の順にクリックする。（画面右にサイドメニューが表示される）
- 「＋シート／範囲を追加」をクリック、「シート」のタブを選択。
- 選択したシートに間違いがないかを確認したうえで、「権限を設定」をクリックする。（「範囲の編集権限」ウィンドウが表示される）※必要であれば「説明を入力」の欄を入力する。
- データ保護に対する細かい指定がなければ「完了」を押す。
保護したシートの一部を保護しない「特定のセルを除く」設定
シート全体を保護したうえで、一部のセルだけ入力できるようにすることもできます。
操作は前の項目「スプレッドシートでシートを保護する」の手順「3.」で、「特定のセルを除く」のチェックボックスにチェックを入れるだけです。
スプレッドシートでセル範囲を保護する
スプレッドシートで「セル範囲」を保護する方法はこちらです。
- スプレッドシートを開き、画面左上のメニューから「データ」、「シートと範囲を保護」の順にクリックする。（画面右にサイドメニューが表示される）
- 「＋シート／範囲を追加」をクリック、「範囲」のタブを選択。
- 「田の字のマーク（データ範囲を選択）」をクリック、希望するセルの範囲をドラッグ選択して「OK」を押す。
- 選択したセル範囲に間違いがないかを確認したうえで、「権限を設定」をクリックする。（「範囲の編集権限」ウィンドウが表示される）※必要であれば「説明を入力」の欄を入力する。
データ保護に対する細かい指定がなければ「完了」を押す。
スプレッドシートでシートやセルの保護を解除する
スプレッドシートでシートやセル範囲の保護を解除する方法は次のとおりです。
- スプレッドシートを開き、画面左上のメニューから「データ」、「シートと範囲を保護」の順にクリックする。（画面右にサイドメニューが表示される）
- 画面右のサイドメニューから「保護を解除したい項目」を選択する。
- 「説明を入力」欄の右側にある「ゴミ箱マーク」をクリックする。
- 確認のメッセージが表示されるため、問題なければ「削除」をクリックする。
スマートフォン・タブレットでスプレッドシートを保護できるか
スプレッドシートはチームで共有することが多いため、予期せぬタイミングで保護の解除や変更をしなければならないときもあるでしょう。
とくに外出先などのシーンにおいて急な対応を求められたときのために、スマートフォン・タブレットを使ってシートやセル範囲に関する保護設定の機能が使用できるかを調べてみました。
スマートフォンアプリで保護機能を使えない
あいにくアプリ版のスプレッドシートに関しては、2022年1月の現時点で、シートやセル範囲を保護する機能はありません。
あわせてスマートフォンのブラウザ（Google Chrome）から、「PC版サイトを見る」モードでスプレッドシートの共有リンクへアクセスしてみました。
こちらの操作ではデータの閲覧は可能ですが、アプリ版スプレッドシートのダウンロードを促されるのみで、ブラウザからスプレッドシートの編集そのものができない状態。
スプレッドシートで保護機能を使いたいときは、パソコンからアクセスしなければならないことを覚えておくとよいでしょう。
スプレッドシートの保護に関して知っておきたい４つのポイント
スプレッドシートの保護について、関連するエラーメッセージやその対処方法を解説します。
1.シート・セルの保護を解除できるのは「編集権限ユーザー」だけ
共有されたスプレッドシートについて、以下のメッセージが表示され、セル範囲を編集できないことがあります。
- 問題が発生しました
- 保護されているセルやオブジェクトを編集しようとしています…
このようなときは該当のスプレッドシートについて、編集権限ユーザーへ連絡し、保護の解除を依頼する必要があります。保護の設定を解除・変更できるのは編集権限ユーザーのみですので、注意しましょう。
2.保護設定を解除・変更できるユーザーを増やす
保護の設定を解除・変更できるユーザーを増やす操作は、こちらをお試しください。
- スプレッドシートを開き、画面右のサイドメニューから「保護を解除したい項目」を選択する。
- 「権限を変更」をクリックする。（「範囲の編集権限」ウィンドウが表示される）
- 「この範囲を編集できるユーザーを制限する」を選択する。
- プルダウンで「カスタム」を選び、チェックボックスで希望の編集者を選択、もしくは「編集者を追加：」の項目で、名前かメールアドレスを入力する。
- 「完了」をクリックする。
3.完全な保護ではなく「編集時に警告を表示する」こともできる
スプレッドシートでは、シートやセル範囲を完全に保護するわけでなく、警告を表示して慎重な作業を促すこともできます。
- スプレッドシートを開き、画面右のサイドメニューから「保護を解除したい項目」を選択する。
- 「権限を変更」をクリックする。（「範囲の編集権限」ウィンドウが表示される）
- 「この範囲を編集するときに警告を表示する」を選択する。
- 「完了」をクリックする。
上記の操作を行っておけば、誰かが保護の範囲を編集しようとしたとき、「実行してもよろしいですか？」と警告のメッセージが表示されます。編集してもよければ「OK」を押すだけで通常どおり入力できます。
4.スプレッドシート共同編集時に保護しながらフィルタをかける方法
スプレッドシートの共同編集中でもデータを抽出しようとして、フィルタ機能でソートをかけることがありますね。
しかし共同編集中にソートをかければ当然、その結果はほかの編集者の画面上にも反映されてしまいます。
ここで以下の設定を行っておけば、フィルタ機能でソートを実行しても、ほかの編集者の画面に影響することはありません。
- スプレッドシートを開き、あらかじめフィルタでソートしたい範囲を選択する。
- 画面左上のメニューから「データ」、「フィルタ表示…」、「新しいフィルタ表示を作成」の順にクリックする。
上記の操作でスプレッドシートが黒枠で表示され、フィルタソート用の閲覧・編集画面に切り替わります。この専用画面は名前を付けて保存される仕様で、次に「フィルタ表示…」を選んだとき、もう一度呼び出せるようになっています。
この操作を覚えておけば、フィルタでソートした結果を共同編集者と共有することもでき、非常に便利でしょう。
複数人で共同編集する際に知っておきたい「編集権限」についてはこちらの記事で解説しています。
便利な関数「if式」はこちらで解説しています。
