複数のメンバーで共有することが多い「スプレッドシート」。スプレッドシートではシートに変更があったとき、メールで通知を送ることができます。
本記事ではこのメール通知について、設定方法や使い方を解説！通知の設定を行っておけばメンバー間だけでなく、クライアント・エンドユーザーを含め、ビジネスシーンで迅速な対応ができます。
メールの通知機能は大変便利な設定ですが、機能を知らない方も多いでしょう。ぜひ、ほかのみなさんへもこの記事を共有いただき、設定をお試しください。
スプレッドシートで変更・更新の通知を受け取る
先にお伝えしたとおりスプレッドシートでは、シートの変更・更新があったときに通知を受け取る機能があります。
この機能では、自分の作成したスプレッドシートを他のユーザーが編集したとき、変更日時・変更内容の確認が可能。ここからは「通知のルール」機能の使いどころや通知メールの詳細を説明します。
「通知のルール」機能の使いどころ
シートの変更・更新時に通知を受け取る機能は、以下のようなシーンで活用できます。ほかにも通知設定を行っておいて、誤って編集された場合に気付けるようにするといった使い方もできるでしょう。
- 変更に関する通知を受け取りたい
- スプレッドシートの変更に迅速な対応をしたい
- 変更したユーザーを確認したい
また万一誤ってデータが削除・変更されてしまった場合でも、スプレッドシートには「変更履歴」機能があり、データを以前の状態に戻すことができます。当該機能については、こちらの記事でも詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
通知のメール内容
スプレッドシートの通知設定を行ったあと、実際に届く通知メールがどのようなものか説明します。
まずは届くメールの件名は「”●●●●（スプレッドシートのファイル名）” が更新されました」です。
このメールには、次の内容がまとめられています。
- 変更内容を確認できる点
- 変更内容の確認URL（*1）
- 誰が変更を加えたか
- スプレッドシートファイルそのもののURL（*2）
「*1」については、メール本文では“変更内容を確認: ここをクリック”と表現されています。実際に「ここをクリック」の文字をクリックすると、スプレッドシートファイルの変更箇所をハイライト表示した画面が表示される仕様。
「*2」に関しては、“最新版を開く: ここをクリック”と記載された部分があるため、「ここをクリック」の文字をクリックすれば元のファイルを表示できます
編集・変更したユーザーを確認したい場合
通知のメール内容から、編集・変更したユーザーを確認できる場合・できない場合があります。
編集権限で「編集者」に該当するユーザーのみ、編集者のアカウント名がメールに記載されます。情報をまとめましたので、以下を参考にしてください。
- 編集者の場合：通知メールにスプレッドシートを編集・変更したユーザーのアカウント名が記載される
- 閲覧者の場合：通知メールは届くものの、「ユーザー」という名称で変更が加えられたとして通知が届く
メールの「通知ルール」を設定する
それではスプレッドシートに変更・更新があったとき、お知らせメールが届くよう設定してみましょう。
通知ルールの設定方法
通知ルールの設定方法は次のとおりです。
- スプレッドシートの「ツール」メニューをクリックし、「通知ルール」を選択する。
（「通知ルールの設定（チェックボックスの並ぶ画面）」画面が表示される…*3） - 「変更が入ったとき」にチェックを入れる。
- 「通知方法」の項目で、以下のいずれかを選択し、「保存」、「完了」の順にクリックする。
- メール – 1日1回
- メール – その都度
上記の設定を行うと、「*3」の通知ルール設定画面に「通知ルールの設定」が追加されます。この画面から、通知ルールの設定を追加・編集・削除することもできます。
通知ルールの追加方法
通知ルールの設定を追加する方法を解説します。
- スプレッドシートの「ツール」メニューをクリックし、「通知ルール」を選択する。
（「通知ルールの設定（作成したルールが並ぶ）」画面が表示される） - 「通知ルールの設定」画面が表示されるため、左下の「通知ルールを追加」をクリックする。
- 「変更が入ったとき」にチェックを入れる。
- 「通知方法」の項目で、以下のいずれかを選択し、「保存」、「完了」の順にクリックする。
- メール – 1日1回
- メール – その都度
通知ルールの編集・確認方法
通知ルールの編集方法はこちらを参考にしてください。
- スプレッドシートの「ツール」メニューをクリックし、「通知ルール」を選択する。
（「通知ルールの設定（作成したルールが並ぶ）」画面が表示される） - 変更したい項目の右側にある「編集」を選択する。
- 「変更が入ったとき」にチェックを入れる。
- 「通知方法」の項目で、以下のいずれかを選択し、「保存」、「完了」の順にクリックする。
- メール – 1日1回
- メール – その都度
通知ルールの削除方法
通知ルールの削除方法は以下のとおりです。
- スプレッドシートの「ツール」メニューをクリックし、「通知ルール」を選択する。
（「通知ルールの設定（作成したルールが並ぶ）」画面が表示される） - 削除したい項目の右側にある「削除」をクリックし、確認画面で「OK」を押す。
メールの通知を止める方法
「通知のルール」設定で通知メールを停止したいときは、次の2つの方法があります。
- 通知ルールの削除
- メールの受信を停止する
前者は「通知ルールの削除方法」でお伝えしたとおりです。後者の操作方法は、以下の内容をお試しください。
- 通知ルールのメールが届いたら、メール本文の「このメールの受信を停止しますか？ ここをクリック」の項目で「ここをクリック」を選択する。
- 「はい（削除する）」ボタンを押す。
その他の質問
メールの通知機能に関する、その他の質問内容をまとめました。
スマートフォンやタブレットでは「メールの通知」が設定できない
Googleドキュメントのヘルプを確認したところ、残念ながらスプレッドシートの通知機能は、Android・iPhone・iPadのいずれの場合も利用できませんでした。
メールの通知先はファイルの作成者のみが対象
スプレッドシートのメール通知は、ファイルの作成者のみに届きます。あいにくこの機能のなかで、指定のメールアドレスや複数のメールアドレスに通知を送信することはできません。
メンバーに通知を届けたいときは、受信したメールの通知をメンバー間へ転送・共有するなどして臨機応変に対応するとよいでしょう。
自分の行った変更は通知されない
もちろんですが、スプレッドシートの作成者が行った変更内容は通知されません。あくまでも他のユーザーが変更を行った点について、メールで通知される仕組みです。
エラーメッセージが表示され「メールの受信を停止」できない
以下のメッセージが表示され、「メールの通知を止める方法」で説明した、メールの受信を停止する操作が行えないことがあります。
Google ドキュメント内でエラーが発生しました。このページを再読み込みするか、数分後にこのページをもう一度開いてみてください。ページを更新しても改善しない場合は、すでに通知設定が削除されている可能性があるため、今一度通知ルールの設定を確認してください。
スプレッドシートの使い方については、こちらの記事もぜひご覧ください。
