ビジネスシーンでは、より多くの仕事を的確にスピーディにすすめたいものです。しかし、作業やプロジェクトが煩雑になると「どのように仕事をすすめていいか」や「誰に仕事を割り振るべき」といった点がわかりにくくなってきます。
そこで重要になってくるのがタスク管理です。本記事ではこのタスク管理（ToDo管理）がどのようなものかやタスク管理の重要性、注意点などを解説します。
個人やグループそれぞれに適切なタスク管理で、スマートなビジネスを目指しましょう！
タスク管理（ToDo管理）とは
ビジネスシーンでよく聞くタスク管理。タスク管理は仕事を効率化するためのもので、個人タスクやグループタスクの種類があります。
ここでは、タスク管理の意味や重要性、メリットについてを確認しましょう。
タスク管理とは
タスク管理とは仕事全体を小さい作業に分けて処理・管理することです。「するべきこと」として、ToDo管理とも呼ばれています。
ただし、小さい作業・仕事といっても、その規模は企業やプロジェクトによります。
また、タスク管理では個人やグループに対して仕事を割り振りしますが「仕事の優先順位を決める」や「進捗状況を確認する」といったマネジメントもタスク管理に含まれます。
タスク管理の重要性とメリット
タスク管理はたくさんの仕事があるなかで、仕事の計画や進捗、チームを管理するためにすべきこと。
大きいプロジェクトを成功させたいときほど重要になります。また、タスク管理することで、次のような効果・メリットがあります。
- やるべきこと、やるべきタイミングを忘れない
- 仕事の全体像を具体的に把握できる
- 物ごとの優先順位を整理できる
- 個々の目標が小さく集中力とモチベーションが上がる
- タスクの難易度や進捗を確認しやすい
- チームのマネジメントにもなる
タスク管理のすすめかた・ポイント
タスク管理の重要性などが整理できたところで、実際のタスク管理について基本的な手順とポイント・注意点をお伝えします。
タスク管理に決められた形式はありませんが、参考にしてみてください。
タスク管理の基本的な手順
タスク管理方法にはメモや付箋・ノートに書き出すアナログの方法はもちろんのこと「表計算ソフト（エクセルやスプレッドシート）などにまとめる」や「専用アプリを使用する」といったデジタルの方法もあります。
具体的なタスク管理方法については、当サイトのいくつかの記事で詳しく紹介しています。こちらも参考にしてみてください。
エクセルを使用したタスク管理方法 | 個人からチームまで効率化しよう – OneChat Blog
ノートを使ったタスク管理術 | アナログ管理で頭を効率的に整理しよう– OneChat Blog
タスク管理のポイント
タスク管理をすすめるにあたってのポイントを3つにまとめました。
- 目標とゴールを明確に設定する
- グループタスクではとくに、担当者や〆切を設定する
- タスクは細分化し、シンプルにする
タスク管理では、誰がどのようにすればそのタスクが完了するのかを明確にする必要があります。
また、タスクは可能な限り細分化するとよいでしょう。クリアしやすいシンプルなタスクのほうがモチベーションもあがり、結果として仕事の効率化につながります。
ただし、タスクを分けすぎると、かえって仕事が煩雑に感じるケースもあります。仕事の内容にあわせて適切なタスク管理を考え、試してみてください。
タスク管理の注意点
タスク管理の注意点はいくつかありますが、今回は次のとおり4点をご紹介します。
- タスク管理を継続するには工夫や努力が必要
- タスクの優先度設定に気を付けること
- グループタスクでは情報共有と進捗確認が必須
- ときどきタスク管理が適切か見直し改善すること
タスク管理は作業の効率化に役立ちますが、タスク管理そのものが手間に感じ続かなくなるケースもあります。第一にタスク管理を継続するクセ付けが必要です。
そして、タスクはあとから増えるものですが、慎重に優先度を設定しましょう。作業量が過剰になったり、急ぎの案件が重なってしまったりしないよう注意してください。
また、タスク管理が効率的に利用できているか、ときどき確認するとよいでしょう。
タスク管理を効率化！ツールを導入してみよう
最も知られていて誰でもできるタスク管理方法は、タスクを紙に書き出すことです。ただし、デジタルツールを用いることでより効率的にタスクを管理できます。
パソコン・スマホなどよく使用する端末にあわせて、アプリ上でタスクを管理する方法も検討してみてください。
パソコンでのタスク管理
タスク管理アプリは、パソコン・スマートフォンのどちらでも使用できるものもあります。
このようなとき、同じデータを同期できるのは大きなメリットですが、スマートフォン版のアプリで十分な機能を持ち合わせているかは確かめておいたほうがよいでしょう。
また、一例ではありますが、汎用性の高いアプリを2つご紹介します。いずれもスマートフォンでも利用可能です。
1.Google Todo（グーグルトゥドゥ／旧Google Tasks）
Google TodoはGoogleがリリースしているタスク管理アプリです。
同じく広く使用されているスケジュール管理アプリGoogleカレンダーと連携すれば、カレンダー上にToDoリストが表示され、予定管理できます。
普段からGoogleアプリを使用している場合、Googleカレンダーを中心にGmailやGoogle Keepなどその他のGoogleアプリとも連携できるため、便利です。
Google Todoを使用したタスク管理については、こちらの記事で詳しく紹介しています。
タスク管理で「Google ToDo リスト」を使いこなすには？関連アプリと連携も解説！ – OneChat Blog
2.Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは個人やグループでのチャット連絡、音声・ビデオ通話が可能なコミュニケーションツールです。
利用者も多いため、すでに業務連絡に使用している場合もあるでしょう。チャット内ではファイルの送受信もでき、ほかにタスクの設定・管理機能も備えています。
参考：Chatwork
スマートフォン・タブレットでのタスク管理
前述のGoogle TodoやChatworkとは別に、スマートフォン・タブレット向けで汎用性の高いアプリを2つご紹介します。
なお、その他のアプリを探す際には、スマートフォン・タブレットでのみリリースされているアプリもあるため、よく仕様を確認したうえでお好みのアプリを検討してください。
1.Todoist（トゥドゥイスト）
Todoistはタスクの詳細設定が可能な多機能アプリです。タスクの優先順位の変更や、日時の指定、リマインダー通知もできますが、完了したタスクは消えてしまいます。
またフリープランでは5人までしか共有できないなどの制限があります。
ただし個人や少人数でタスク管理するには十分でしょう。
参考：Todoist
2.Microsoft To Do（マイクロソフトトゥドゥ）
Microsoft To DoはMicrosoft社がリリースした無料のタスク管理ツールで、信頼性が高く、画面周りもシンプルなデザイン。
Microsoftアカウントとかんたんに連携でき、Microsoft Outlookと紐づければ優先順にタスクを一括管理することもできます。
タスク管理でチームをマネジメントし、スマートなビジネスを！
タスク管理で最も大切なことは、モチベーションを保ち、仕事を効率化させること。
個人・グループに寄り添いながら、常に適切な計画・管理ができているかを確認・改善し、よりよいタスク管理を目指しましょう。
みなさんの考えたタスクマネジメントで、それぞれの仕事がスムーズに進行し、成果アップになるとよいですね。
