スプレッドシートではたくさんの情報を扱う分、重要な内容がわかりにくくなりがち。スプレッドシートを視覚的に、見やすく作成したいと思いませんか？
本記事ではスプレッドシートの条件付き書式設定を利用して、該当するセルに色を付けたり文字を太くしたりして、資料をわかりやすく変える操作について解説します。
書式設定のスタイルを自動反映させるように設定できれば、作業効率も飛躍的に上がるはず。特に、にビジネスで情報を共有したい方、ご覧ください！
スプレッドシートの「条件付き書式」で資料が見やすくなる
スプレッドシートでセルや文字を目立たせるとき、バケツツールでセルに配色したり、文字の色を変更したりしますよね。
しかし一つひとつのセルを確認しながら、その都度セルや文字の配色・装飾などをしていては、時間がかかるうえミスの起こる可能性もあります。
そんなとき「条件付き書式」機能を使えば、ミスを防ぎ時短しつつ、スプレッドシートを作成・編集できるのです。
条件付き書式とは
条件付き書式とは、たとえば「空白ではないセル」「次を含むテキスト」「完全一致するテキスト」等の条件を指定して、該当するセルの書式設定を自動変更する機能。
特定の範囲に条件を指定できるほか、「カスタム数式」機能を使用すれば、より細かく書式を設定できます。
条件付き書式の使用例
条件付き書式の使いかたは発想次第ですが、たとえば次のような使用例があるでしょう。
- タスクの状態管理：作業完了・作業中などのテキストに合わせて自動配色させる
- スケジュール管理：入力した日付にあわせて、締め切りが近ければ黄色文字、遅延しているなら赤文字などと視覚的に管理する
- 商品管理：ミカン・リンゴなど入力した商品に応じて文字やセルを色分けする
- 数値管理：何円から何円までの売り上げを行・列でピックアップする
スプレッドシートの条件付き書式を使う方法
さっそく「条件付き書式」を設定してみましょう。ここからは基本的な「条件付き書式」の使用方法をお伝えします。
条件付き書式を設定する
条件付き書式を設定する操作は、次の手順をお試しください。
1. 条件付き書式を適用したいセルの範囲を選択する。
2. 以下いずれかの操作を行う。
- スプレッドシート画面上の「表示形式」をクリックし、「条件付き書式」を選ぶ。
- 右クリックして「セルでのほかの操作項目を表示」を選択、「条件付き書式」をクリックする。（「条件付き書式設定ルール」画面が表示される）
3. 「書式ルール」で次の内容を設定する。
- セルの書式設定の条件…
- 書式設定のスタイル
※詳細は次項の【「セルの書式設定の条件…」を設定する】【「書式設定のスタイル」を設定する】を確認してください。
4. 「完了」を押す。
「セルの書式設定の条件…」を設定する
「セルの書式設定の条件…」の項目で「空白ではない」をクリックすると、以下のような選択肢が表示されます。
- 空白・空白ではない
- 次を含むテキスト・次を含まないテキスト
- 完全一致するテキスト
- 次より大きい・次より小さい
- 以上・以下
- 次と等しい・次と等しくない
- 次の間にある・次の間にない
- カスタム数式
上記の条件と組み合わせて書式設定を行えば、具体的には次のような設定が可能です。
- 「完了」の文字が入っているセルの背景色を青色にする
- 「締め切り日」を過ぎたら入力した日付を赤字にする
「書式設定のスタイル」を設定する
「書式設定のスタイル」では、テキストを太字や斜体にしたり、セルの背景色を塗りつぶしたりできます。
選択できるアイコンは一般的な文書アプリや表計算アプリと同様ですが、念のため解説します。
- デフォルト（デフォルトの書式を選択）：セルのデフォルト背景色などを設定できる
- Bマーク：テキストを太字にできる
- Iマーク：テキストを斜体にできる
- Uマーク：テキストを下線にできる
- Sマーク：テキストを取り消し線にできる
- Aマーク：テキストに色を付けられる
- バケツマーク：セルの背景色を塗りつぶせる
条件付き書式を編集・削除する
条件付き書式を編集・削除したいときの操作は、こちらの内容を参考にしてください。
1. 条件付き書式を設定してあるセルの範囲を選択する。
2. 以下いずれかの操作を行う。
- スプレッドシート画面上の「表示形式」をクリックし、「条件付き書式」を選ぶ。
- 右クリックして「セルでのほかの操作項目を表示」を選択、「条件付き書式」をクリックする。
3. 画面右側に表示された「条件付き書式設定ルール」の下にある、以前に設定した「条件付き書式（ルール）」の項目にカーソルを合わせる。
4. 希望にあわせて次の操作で条件付き書式を編集・削除する。
- 編集する場合：以前に設定した「条件付き書式（ルール）」の項目をクリックし、編集にすすむ
- 削除する場合：「ゴミ箱マーク（ルールを削除します）」をクリックする
条件付き書式で「カスタム数式」を設定する
条件付き書式の「カスタム数式」は関数のようなもの。
関数と同じ感覚でAND・ORなどの数式を使用できるため、複雑な条件設定が可能です。
カスタム数式を使うときの注意点・ポイント
カスタム数式を使うときは、記述にルールがあります。
まずはこちらの内容を確認してください。
- 関数と同じで入力のはじめに「=」を記述する
- 数式で行番号や列名を固定したいときは、行・列の前に「$」マークを付ける（セルの指定例：$A$1、$A1、A$1等）
- テキストなどを指定するときは文字を「”」で囲む（例：”達成”、”未達”など）
- 列全体を指定したいときは、行番号のはじめ「1」を指定するだけでよい（指定例：$A1）。ただし選択した範囲内において、行番号のはじめであること
- 使用できる関数は真か偽（True / False）で判定できるものであること
条件付き書式でカスタム数式を使う方法
それでは実際にカスタム数式を使ってみましょう。
1. 「### 条件付き書式を設定する」で「項目2」まで操作する。
2. 「書式ルール」の「セルの書式設定の条件…」で「空白ではない」をクリックし、「カスタム数式」を選択する。
3. 「値または数式」の入力欄に希望の数式を記述する。
たとえば商品管理でE列に商品金額を入力していて、2000円以上の品を一気にピックアップしたいときは「=$E1>=2000」と入力する。
4. 「完了」をクリックする。
カスタム数式では複数の条件を指定できる
先述したとおり、条件付き書式のカスタム数式では、AND・ORなどの数式を使用できます。
ANDを使用する例
AND関数は「AかつBである」条件を指定するもの。
たとえば「50以上60以下」の点数をピックアップしたければ、次のとおり記述します。
=AND($K1>=50,$K1<=60)
ORを使用する例
OR関数では「AまたはBである」条件を指定します。仮に「ミカンまたはリンゴをピックアップしたければ、以下の数式となります。
=OR($K1=”ミカン”,$K1=”リンゴ”)
なお、当記事ではスプレッドシートに関するさまざまな情報を発信しています。ぜひ参考にしてみてください。
