契約書を締結するためには、手間と時間がかかっていました。そこで、電子契約システムを導入することで契約書締結に必要な手順をすべて電子でおこなうことにより、スムーズな運用が可能になります。
この記事では、電子契約システムの選び方や導入メリット、おすすめの電子契約システムを紹介します。
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電子契約システムとは
契約書を締結するためには、書類の準備や郵送、押印、管理など手間や時間がかかります。そこで、これらの全てのプロセスを電子でおこなうことにより業務効率化やコスト削減、スムーズな運用につなげることが可能です。
電子契約システムを導入する3つのメリット
電子契約システムを導入することで次の3つのメリットが挙げられます。
- 経費や人件費の削減
- 業務の効率アップ
- コンプライアンスの強化
1.経費や人件費の削減
電子契約システムを導入することで、経費や人件費の削減につながります。従来の書面の契約書においては紙代やインク代、郵送費やプリンターを使う時の電気代、作業をするための人件費など様々なコストを必要とします。さらに契約書には印紙税を納めるために収入印紙が必要となります。契約金額が大きくなれば印紙税額も高くなるケースがあり、契約書を交わすだけで様々な経費を必要とします。
電子契約システムを導入することによりこれらの経費を大幅に削減することが可能です。電子契約を交わすことによって印紙税もかからなくなります。
2.業務の効率アップ
電子契約システムを導入することで、.業務の効率アップにつながります。従来の紙の契約書で定型をするためには、契約書に必要な情報を入力や印刷が必要で、そのほかにも郵送や相手方に署名押印して返送してもらい、原本を保管するといった業務が必要です。
しかし電子契約システムを導入することによって印刷や郵送、署名おいなどの作業が全て不要になるため業務の効率アップにつながります。
3.コンプライアンスの強化
電子契約システムを導入することで、コンプライアンスの強化につながります。 書面の契約書においてはなりすましやかいざんといった不正行為、さらに紛失といったリスクがあります。電子契約システムによっては、本人以外が契約行為をできないような特徴のあるシステムがあります。
それぞれの電子契約システムを見て様々なセキュリティ対策やコンプライアンスの強化のために機能を提供しており、コンプライアンスの強化につながります。
電子契約システムを選ぶ際の4つのポイント
電子契約システムを選ぶ際に次の4つのポイントが挙げられます。
- 自社のニーズにあわせた機能を選ぶ
- 電子契約の種類で選ぶ
- セキュリティ対策が優れている
- 社内外で高い利便性を得られる
1.自社のニーズにあわせた機能を選ぶ
電子契約システムを選ぶ際、自社のニーズに合わせることが重要です。電子契約システムによってもさまざまな機能があるため、導入目的を達成できるタイプを選ぶようにしましょう。例えばコンプライアンスを重視するのであればセキュリティ性能を高いタイプを選ぶことが重要です。また、社外でも運用したい場合スマートフォンをはじめとした様々なデバイスで利用可能なタイプを選ぶようにしましょう。
2.電子契約の種類で選ぶ
電子契約システムを選ぶ際、電子契約の種類で選ぶことができます。電子契約システムには当事者署名型と立会人署名型といった2種類のタイプがあります。当事者署名型は契約書の原本を自社のサーバーやハードディスクに保存します。立会人署名型はクラウド型となります。
3.セキュリティ対策が優れている
電子契約システムを選ぶ際、セキュリティ対策が優れているタイプを選ぶことが重要です。電子契約システムはクラウド上で管理をすることから、情報漏洩のリスクがあります。そのため、セキュリティ対策が充実しているシステムを選ぶことが重要です。
4.社内外で高い利便性を得られる
電子契約システムを選ぶ際、さまざまなデバイスで利用できるなど社内外で高い利便性のあるシステムを選ぶことが大切です。社外でも対応できるタイプを選ぶことで、契約書を締結するために帰社する必要がなくなります。
おすすめの電子契約システム15選
電子契約システムにはさまざまな種類と特徴があります。ここでは、おすすめの電子契約システムを15種類紹介します。
| 電子契約システム | 特徴 | 費用 |
| クラウドサイン | 導入者数130万社以上 | ライト 月額 11,000円（税込） コーポレート 月額 30,800円（税込） エンタープライズ 要問い合わせ |
| 契約大臣 | 低料金でシンプル | 初期費用 無料 スタータープラン 月額 2,020円（税込） ベーシックプラン 月額 6,050円（税込） プレミアムプラン 月額 9,075円（税込） |
| freeeサイン | 弁護士監修で安心 | ライトプラン 月額4,980円（税込） ライトプラス 月額19,800円（税込） プロ/プラス 月額50,000円（税込） |
| 電子印鑑GMOサイン | 導入者数190万社以上 | お試しフリープラン 月額 0円 契約印＆実印プラン 月額 9,680円（税込） |
| DocuSign | 署名・捺印も送信も簡単 | パーソナル 月額 1,100円（税込） スタンダード 月額 2,800円（税込） ビジネスプロ 月額 4,400円（税込） |
| マネーフォワード クラウド契約 | 通数課金が無料 | 個人向け パーソナルミニ 年額プラン 月額800円（税抜） パーソナル年額プラン 月額980円（税抜） パーソナルプラス年額プラン 月額2,980円（税抜） 法人向け（30名以下） 初期費用 無料 月額2,980円～ 法人向け（31名以上） 月額2,980円～ |
| みんなの電子署名 | 月額固定料金0円とコストパフォーマンス良し | 初期費用・月額基本料・作成及び署名に関連する費用 0円 1年以上経過した場合の文書保管 1ヶ月1文書 11円 |
| Adobe Acrobat Sign | Adobe Acrobatと安全な電子サイン | 個人版 Acrobat Standard 月額 1,518円（税込） Acrobat Pro 月額 1,980円（税込） Acrobat Standard1ライセンス 月額 1,848円（税込） Acrobat Pro1ライセンス 月額 2,380円（税込） |
| DX-Sign | 最低限な機能に絞ったシンプルな設計 | フリー 0円 ノーマル 月額8,800円（税込） エンタープライズ 月額55,000円（税込） |
| ジンジャーサイン | 最短1分で契約書送付完了 | 要問合せ |
| BtoBプラットフォーム 契約書 | 電子帳簿保存法改訂に対応 | ゴールドプラン 月額33,000円（税込） シルバープラン 月額11,000円（税込） フリープラン 月額0円 |
| かんたん電子契約 for クラウド | 金融機関導入実績多数 | ビジネスⅡ 月額 11,000円（税込） |
| WAN-Sign | GMOインターネットグループと共同開発 | 要問い合わせ |
| DagreeX | 電子契約だけでなく証憑書類のデジタル化や一元管理可能 | 基本料金 ライト 月額 11,000円（税込） スタンダード 月額 88,000円（税込） 保管プラン 月額 88,000円（税込） |
| DocYou | JIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を取得 | トライアル 0円 スタンダード基本料金 月額 22,000円（税込み） エンタープライズ 月額 33,000円 |
1.クラウドサイン
引用：クラウドサイン
クラウドサインは国内シェア率No.1で導入者数は130万社を超え、累計送信件数は1,000万件を超えている電子契約システムです。従来の契約書と印鑑をクラウドに置き換えることで、オンラインのみで完結できます。押印をするために出社する必要がなくなり、取引先も使いやすいのが特徴です。
電子署名法に準拠しており、法務省やデジタル庁にも認められています。
2.契約大臣
引用：契約大臣
契約大臣は、永年無料で契約書の保管をできるなど低価格で運用できる電子契約システムです。初期費用が2,000円台で初期費用が無料であることからスムーズな導入が可能です。さらに、わかりやすい操作であることからスムーズな契約締結をできます。契約書には法的根拠を記録しており、改ざん防止の仕組みが整っていることも特徴です。
3.freeeサイン
引用：freeeサイン
freeeサインは弁護士監修であり、文書作成からワークフロー、契約締結、保管管理まで契約業務において必要な内容が揃っているワンストップ型の電子契約サービスです。新規作成においては、業務委託やNDAなどさまざまな用途に応じてテンプレートを登録しておくことで、スムーズな契約書の作成ができます。
さらに、社内承認をリモートで進めたり過去の文書を一括保管するなど契約業務の効率化につながります。
4.電子印鑑GMOサイン
引用：電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは190万社にすでに導入しており、自治体でも採用されている電子契約システムです。GMOサインは契約印タイプであれば1件当たりの送信料が110円と、他社と比べても安めの設定です。
電子帳簿保存法に準拠しており、法的効力を高める当事者型電子署名を使うこともできます。GMOサインは、1つのサービスで契約の性質や本人確認レベルなどに対応しています。
5.DocuSign
引用：DocuSign
DocuSignは、100万社以上、10億人以上のユーザーが利用している電子契約システムです。さまざまな文書において電子署名ができ、さまざまなデバイスで利用可能です。無料トライアルを提供していることから、自社に会うかどうか試してから導入可能です。
コンプライアンスやセキュリティを最優先事項ととらえていることから、世界中で利用されている実績があります。
6.マネーフォワード クラウド契約
マネーフォワード クラウド契約は、契約書以外もすべてペーパーレスで運用できる電子契約システムです。通数課金が無料であり、郵送費や印刷代を大幅削減できることからコスト削減につながります。
Adobe認定証明を使った電子証明が可能であるため、Adobe Readerで電子署名の有効性を把握することが可能です。そのほか、他社契約や商業登記に対応しているなどさまざまな特徴があります。
7.みんなの電子署名
引用：みんなの電子署名
みんなの電子署名は、月額固定料金無料で、最高水準のセキュリティを提供する電子契約システムです。
8.Adobe Acrobat Sign
Adobe Acrobat Signは、Adobe Acrobatと安全な電子サインを組み合わせた電子契約システムです。Adobe Acrobat Signはどのようなデバイスにおいても、PDFの作成や編集、署名などが可能です。Microsoft推奨であるため、MicrosoftやWorkdayなどのアプリとの連携ができます。
HIPAAやFERPA、⽶国FDA（アメリカ⾷品医薬品局）の21 CFR part 11といった世界中の規制に対応しており海外との取引が多い企業にもおすすめです。
9.DX-Sign
引用：DX-Sign
DX-Signは、書類や印鑑など契約作業をすべてオンライン化できる電子契約システムです。最低限な機能に絞ったシンプルな設計であることから、スムーズな運用ができるほかコスト削減にもつながります。
契約を提携した場合、メール認証のみで利用できるのが特徴です。初期費用がかからず、月額料金や従量課金も発生しないことからノーマルプランは一定期間無料で利用可能です。
10.ジンジャーサイン
引用：ジンジャーサイン
ジンジャーサインは、最短1分で契約を締結できる電子契約システムです。一般財団法人日本データ通信協会認定のタイムスタンプを自動付与しており、契約ステータスの管理をスムーズにできます。さらに、Adobe認定証明書や電子帳簿保存法対応に対応しています。頻繁に利用する契約書はテンプレート化することで業務効率化につなげることも可能です。
11.BtoBプラットフォーム 契約書
BtoBプラットフォーム 契約書は、電子帳簿保存法改訂に対応しており法的効力のある電子契約システムです。導入企業は80万社を超えており、20年以上の実績があります。インターネット上で契約締結をすることから、印刷税や郵送費をカットでき契約提携までスムーズに進められます。
書類を出さないことから保管スペースに困ることなく、コスト削減にもつながります。
12.かんたん電子契約 for クラウド
かんたん電子契約 for クラウドは、金融機関が多く導入している電子契約システムです。電子帳簿保存法に対応している電子契約システムです。タイムスタンプ国内シェアの65％を占めており、わかりやすい画面も特徴です。クラウドサービスであることから導入がスムーズで、利用するために場所と時間を選びません。そのほか、Web面談契約やファイル保管などさまざまな機能があります。
13.WAN-Sign
引用：WAN-Sign
WAN-Signは、GMOインターネットグループと共同開発しており特許取得している電子契約システムです。従来の紙の印鑑を押印した契約書に代わり、電子文書を活用した締結をおこないます。電子契約をすることで、ペーパーレスや印紙税をなくすことでコスト削減につながります。
署名や締結レベルが自由自在であり、さまざまな契約内容に合わせた締結をできるのです。
14.DagreeX
引用：DagreeX
DagreeXは、署名機能と保管機能を兼ね備えている電子契約システムです。取引先をマスタ登録することにより、誤送信を防止するなど契約書を厳密に管理することが可能です。さらに、長期署名規格（PAdES）を使った署名方式は厳格な基準を満たしており、有効期限が切れても署名は10年間の有効性があります。
秘密鍵は電子証明センターで保管されているため、本人以外に利用することはできません。Adobe社が信頼する認証局の基準に適合したAATL対応をしている署名が可能です。
15.DocYou
引用：DocYou
DocYouをJIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を取得している電子契約システムです。電子契約のほかに、ドキュメント管理、書類配信、電子取引などさまざまな業務をサポートしています。また、さまざまなプランがあり部署レベルから企業全体において取引業務のDX化をできるレベルまで揃っているのが特徴です。
クラウドサービスであることから導入がスムーズで、社外でも対応できます。
まとめ
電子契約システムは、契約書の締結に関わる業務をすべてWeb上でおこないます。そのため、契約書や納品書、注文書などをペーパーレスにすることで、郵送費や印刷代などをなくしコスト削減につなげられます。
このほか、ハンコや印紙が不要になるほか、スムーズな締結ができるなど業務効率化の向上が期待できます。
なお、当サイトではさまざまなSaaSサービスを比較しています。ぜひ参考にしてみてください。
