Notionとは、2022年10月ごろには世界で2000万人の人が利用している管理ツールです。ドキュメントを簡単に一元管理でき、カスタマイズ性が高いのが特徴です。ここでは、Notionのドキュメント管理を効率化し、作業効率を上げる方法を紹介します。
参考：コラボレーションツール「Notion」日本語版、正式リリース
Notionとは？
Notionとはメモ機能やタスク管理、ドキュメント管理、データベースなど仕事で利用できる機能を一元管理できる「オールインワンワークスペース」と言われるアプリケーションです。クラウド型のアプリケーションのため、履歴管理なども自動で行え、重要なコンテンツの保存にも適しています。他人との共有もクラウド型であるため、手軽に行える点も魅力の1つでしょう。
また、Notionはカスタマイズ性にも優れており、配布されているさまざまなテンプレートを活用したり、自身でToDoリストや、管理表などを作成することが可能です。この機能を活用することで、自社のチームに合ったフォーマットを作成し、管理を行うことができます。
Notionでできること
Notionでは、さまざまな機能があり用途に応じて利用することができます。ここでは、Notionで活用できる機能の一例を紹介します。
日報機能
Notionのカレンダー機能を利用すると、日々の日報管理ができます。社内で共有することで上司は一目でその人の日報を確認できるようになります。
社内Wiki
メモ機能を活用して、全社に共有することで社内Wikiを作ることができます。社内の保険制度や有給申請などさまざまなことを体系的に整理することができます。
参考サイトのリンク集
社内Wikiと同様にメモ機能を活用することで、簡単に参考サイトのリンク集を社内で共有することができます。
また、Notionにはさまざまなテンプレートが用意されており、これらを使うことで自社にあったフォーマットを作成できます。
Notionでドキュメントを一元管理する方法
ドキュメントを一元管理できるのがNotionの魅力です。しかし、ドキュメント管理にもさまざまな方法があります。ここではドキュメントを一元管理する方法や、それ以外の効率的な管理ツールの使い方を紹介します。
ドキュメント作成
Notionで比較的よく利用される機能として、ドキュメント作成があります。
ドキュメントは、左上のタブ欄から「新規ページ」を押すことで作成することができます。好きなタイトルを入れて、枠外を押すことで新しいページを作ることができます。この新しいページでは、テキストを入れるだけでなくテンプレートやテーブル、ボードなどあらゆる機能を使うことができるので、慣れてきたら使ってみると良いでしょう。
第三者への共有
Notion、は第三者への共有も簡単に行うことができます。共有したいページの右上の「共有」ボタンを押すと、ユーザーやグループ、メールアドレスの追加などができます。メールアドレスの追加があることから、Notionのユーザーでない人も招待できます。
ただし、招待できる人の人数は限られていています。無料のフリープランだと最大10名まで、月8ドル/ユーザーのプラスプランでは100名まで、月15ドル/ユーザーのビジネスプランでは250名まで招待することができます（下記の表を参照）。
また、ユーザーでない参加者にも共有できることも重要ですが、他にも権限制御があります。権限制御ができないと編集させたくない人（閲覧のみの人）が編集できるなど効率よく一元管理を行うことができません。
Notionでは、編集と他のユーザーへの共有ができるフルアクセス権限から読み取りしかできない権限まで以下の4つの種類の権限が用意されており、状況に応じて使い分けることが可能です。
| 権限の種類 | 内容 |
| フルアクセス権限 | 編集と他のユーザーへの共有ができます。 |
| 編集権限 | 編集は可能ですが、他のユーザーへの共有はできません。 |
| コメント権限 | コメントは可能ですが、編集はできません。 |
| 読み取り権限 | 表示のみ可能です。 |
<参考>プラン表
| 無料プラン | プラス | ビジネス |
| 個人利用ならブロック数の制限なし | 小規模グループでの計画や情報整理に | Notionを利用して複数のチームとツールをつなげたい企業向け |
| 無料 | 8ドル/ユーザー/月 | 15ドル/ユーザー/月 |
| ・Slack、GitHub などとの連携・7日間のページ履歴・10名のゲストを招待可能 | フリープランの全機能に加え、・チームで使える無制限のブロック・無制限のファイルアップロード・30日間のページ履歴・100名のゲストを招待可能 | プラスプランの全機能に加え、・PDFの一括エクスポート・高度なページアナリティクス・90日間のページ履歴・250名のゲストを招待可能 |
参考：会社全体でひとつのツールチームは無料でトライアル利用ができます。
バージョン管理
一元管理を行う上で重要なことは、バージョン管理です。バージョン管理ができない場合、誤って更新すると戻すのに苦労します。
Notionでは、バージョン管理機能も備えています。データが保存されるタイミングは決まっており、自身が編集中の場合には、10分間に1回バージョンが保存されます。編集が終わった場合には、2分後にデータの保存が完了し、その後は保存が止まります。そして新たに編集を開始したら、同様の変更管理の処理が行われます。
注意する点として、明確に「v1.2」 のようにバージョンを採番することができない点です。明確にバージョンを管理したい場合には、ページを複製して自分で変更履歴として確保しておく必要があります。
目次作成
ここからは、ドキュメントを一元管理するコツを紹介します。まず、一元管理で重要なことは目次を作成することです。一元管理をしたいドキュメントには、さまざまな種類があるでしょう。それらを管理せずに一つ一つのドキュメントとして保存して、第三者に共有するだけではNotionの機能を使い切れていません。
ドキュメントを一元管理する上では、階層構造を活用します。ドキュメントを階層構造にして、一番上に目次を作ることがおすすめです。各ページと目次はリンクさせることができるため、リンクすることですぐに目的のページに遷移することができる目次を作成できます。
タスク管理
タスク管理をすることで、ドキュメントの担当者が誰なのかを明確にし、更新する対象を明確にさせることができます。これもタスク管理を一元管理する1つのメリットと言えるでしょう。
タスク管理の作り方は、以下の通りです。
- データベースを活用する方法を紹介します。
- 新しくToDoリストというページを作成します。
- データベースを選択すると以下のような表が出てきますので、タブを編集しましょう。
- ToDo内容や納期、担当者、ステータスなどを付け加えることで簡単に簡易的なToDoリストが作成できます。
上記のように、ToDoリストを作成することでドキュメントの一元管理の手助けになります。
Wikiの作成
Wikiを作成するのも一元管理をする上では、おすすめです。Wikiでは、一元管理する上での注意点を記載します。更新できるのは誰なのか、内容を更新したい場合には誰に連絡するべきなのかなど一元管理するドキュメントの管理方針をまとめることで効率よくドキュメントを一元管理することができます。
またWikiの作成は、ドキュメントの一元管理だけではありません。社内のルールをまとめた社内Wikiも作成することができます。
社内Wikiは一元管理されるべきドキュメントのため、一元管理のコツとは少し意味合いが異なりますが、社内Wikiを一元管理して社員に周知することにより、さまざまな社内手続き系の作業を効率化することができます。
Notionでドキュメントを使う場面
次に、Notionを活用したドキュメントの一元管理をどのような場面で使うのか具体的に紹介します。
マニュアル
社内Wikiやその他のマニュアルなど社内の多くの人が使う場合には、Notionで一元管理をすることがおすすめです。一元管理をすることで、問合せが発生する頻度も少なくなり、目次を適切に作成することで容易に検索が可能になります。
また、マニュアルに変更が発生した場合もNotionで作成したドキュメントを更新して全体に終始するだけでよく、管理の手間も掛かりません。
議事録
多くの会社では議事録をWordなどで作成して、メールで添付して関係者に送っているのではないでしょうか。その場合、さまざまな人から修正依頼が来て最終的な議事録を作成するのに多くの時間が掛かってしまいます。また、バージョン管理も難しく、議事録を編集する人もバージョンを意識するのが困難でしょう。
しかし、Notionを利用して一元管理することでこれらの手間を省くことができます。一元管理された議事録は主要メンバーのみ編集できるようにされており、また、並列で編集することも可能です。バージョン管理もNotionが自動で行ってくれるので苦労しません。
Notionを使うことで周知・管理の手間が軽減されるでしょう。
Notionのデータベース活用方法
Notionのデータベースを理解するのに重要なことが「プロパティ」と「ビュー」です。プロパティとは、情報を整理する「切り口」であり、ビューはデータベース全体の見え方を指します。
例えばToDoリストであれば、ToDo内容や納期、担当者、ステータスなどがプロパティに該当します。
またNotionでは基本となるデータベースはテーブルですが、カレンダーやタイムラインなどさまざまなデータベースも用意されております。例えば、カレンダーを利用すれば、その日何をしたのかを管理することなども可能です。
このように活用方法はさまざまであり、目的に合わせて変更することができます。
<カレンダーの例>
関連記事：【初心者向け！】Notionでマニュアルを作成する方法をわかりやすく解説します！
よくある質問
ここでは、Notionに関してよくある質問を紹介します。
Notionのドキュメントにテンプレートもありますか？
Notionのドキュメントには、さまざまなテンプレートが用意されています。目的に合ったNotionテンプレートを使うだけで簡単に自分の作りたいスタイルでNotionを使えるようになります。タスク管理や読書管理など、目的に合わせたテンプレートが用意されているので、初心者の方でも簡単にNotionを使うことができます。
Notionには無料でNotionテンプレートを配布しているサイトが存在しています。例えば、以下のようなサイトです。これらのサイトにアクセスしてコピーすることで自分にあったデザインで編集ができます。
参考：
Notionでファイルを作成する際に階層を作って整理できますか？
Notionでは、ファイルを階層化して作成することが可能です。例えば、最も上の階層を目次として利用することで、下の階層へリンクのワンクリックだけで遷移することも可能です。
Notion内で作成したドキュメントをローカルファイルへリンクを共有できますか？
Notionで作成したドキュメントはリンクを作成することができます。このリンクをローカルファイルに貼り付けることで、作成したドキュメントとローカルファイルを紐づけることができます。
まとめ
ここまで、Notionのさまざまな機能を紹介してきました。Notionはドキュメントを一元管理できるツールであり、議事録の管理や社内Wikiの作成など多くの場面で力を発揮します。
料金プランも8ドル/ユーザーで使えるので低コストで使うことができます。
Notionドキュメント管理に関する重要用語
ここでは、Notionのドキュメント管理に関連する重要用語を紹介します。
| 用語 | 説明 |
| Notionのテンプレート | Notionのドキュメントにはさまざまなテンプレートが用意されています。以下のサイトを参照してみると良いでしょう。Notionテンプレート Notion Template Gallery |
| Notionのプラン | Notionには以下の3つのプランが用意されています。・フリープラン：7日間のページ履歴、同時編集が可能、Slack、GitHub などとの連携・プラスプラン（8ドル/ユーザー）：チームで使える無制限のブロック、無制限のファイルアップロード・ビジネスプラン：SAML SSO、プライベートチームスペース、PDFの一括エクスポート |
| カスタマイズ | ページの表示形式を自分の好みに合わせて編集すること |
