契約書管理システムは、契約締結後の管理業務を効率化してくれる便利なサービスです。
しかし、契約書管理システムには様々な種類があり、どのサービスを導入すればよいのかわからないという経営者や担当者もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、契約書管理システムについて解説しながら、比較にも役立つおすすめの契約書管理システムをご紹介いたします。
契約書管理システムを検討している場合は是非参考にしてみてください！
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契約書管理システムとは
契約書管理システムとは、契約書の適切な管理のために様々な機能を搭載したシステムです。
契約書の作成や契約書の締結業務を効率化する機能だけでなく、「検索機能」や「契約更新期日前のアラート通知機能」など、契約締結後の保管についても役立つ便利な機能が搭載されています。
契約書管理システムのメリットやできること
契約の締結状況や流れを把握できる
契約書管理システムでは、ワークフローを作成でき機能を搭載したものもあり、承認フローや流れを可視化することができるようになります。
申請や承認漏れの防止に効果的で、契約書に関する流れの円滑化にも役立つでしょう。
契約書の電子化ができる
契約書管理システムでは、契約書を電子化し、クラウド上で保存できるようになります。クラウド上で保存できるようになることで、管理が簡単になるだけでなく、万が一の災害時などにおいてもデータを守ることができるでしょう。
契約書管理台帳の情報入力をしてくれる
契約書管理システムのなかには、管理台帳の情報をAIが自動入力してくれる機能を搭載している場合があります。
スキャンしたデータを読み取って自動で入力、データベース化してくれるので一元管理が可能になります。入力ミスを防ぎ、作業の効率化にも役立つでしょう。
契約書の検索ができる
契約書管理システムのなかには、契約書のデータを検索する機能があります。検索ができれば、探したいデータをすぐに見つけることができるため、とくに膨大な契約書を7扱うような会社の場合には、大幅な業務効率化に繋がるでしょう。
契約書の更新期限に気が付ける
契約書管理システムのなかには、契約の更新日が近づいた際、自動でアラート通知してくれるものがあります。
契約更新期限をアラートしてくれることで、契約更新漏れのリスクも軽減することができるでしょう。通知ルールを作成できたり、通知方法を設定することができるサービスもあります。
契約書管理システムの選び方や比較ポイント
各機能の精度
契約書管理システムを選ぶうえで重要なのが、各機能の精度です。搭載されている機能自体には大きな差があるわけではありませんが、ひとつひとつの機能における中身については大きな違いがあるでしょう。
検索機能ではタイトルだけでなく全文から検索できるのか、アラート機能はカスタマイズできるのか、外部サービスとの連携、既存の紙面による契約書の登録など、単純な機能面だけでなく機能の中身をチェックしてみましょう。
セキュリティ面が安心できるか
契約書管理システムで注意したいのが、セキュリティ面です。
契約内容や顧客情報を漏洩させないよう、最新のセキュリティ技術やデータ管理の安全性が高いものを選ぶようにしましょう。
UIや操作性
契約書管理システムは、長期に渡って使用するため、使いやすさや見やすさなどUIも重要なポイントです。
担当者が変更した場合でも、すぐに使いこなせるようなサービスを選ぶためにも、実際の画面をチェックしたり操作をしてみるなど、無料体験などを活用するのがおすすめです。
契約書管理システムのおすすめ10選
LegalForceキャビネ（株式会社LegalForce）
LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。
契約書をすばやくデータ化し、契約管理の手間を軽減し、契約管理の自動化や効率化が期待できるでしょう。
また、締結後の契約書における監視体制でリスク管理にも役立ちます。
AI研究部門の設置や京都大学との共同研究など、クオリティの高いシステムを実現する体制も万全なため、安心して使えるでしょう。
WAN-Sign（株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ）
WAN-Signでは、あらゆる契約内容に合わせた締結を可能にし、電子契約や紙面での一元管理、セキュリティ対策やデータセンターでの保全体制に強みを持ちます。
電子契約だけでなく、既存の紙面による契約書も登録できるため、一元管理を徹底できるでしょう。セキュリティ面においては、ISO/IEC27001・ISO/IEC27017・ISO9001を取得し、金融機関や医療機関が求めるセキュリティを備えた内部統制機能を搭載。また、災害や高度なセキュリティに対応できるデータ保全体制を構築しています。
特許を取得しており、4000社以上に及ぶ書類管理実績のノウハウを活かしたサービスとして提供されています。
OPTiM Contract（株式会社オプティム）
OPTiM Contractは、AIによる契約書の管理やコストやリスク削減をサポートしてくれるサービスです。
AIが契約書の管理台帳を作成、スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化など、様々な点で自動化・効率化が期待できるでしょう。契約書の本文に対しても検索が可能になっているので、確認したい契約書をすぐに見つけることにも役立ちます。
また、初期費用不要で月額4980円で利用できる点や、電子帳簿保存法にも対応しているため、コストや法改正についても安心してお使いいただけます。
freeeサイン（freeeサイン株式会社）
freeeサインは、契約業務をクラウド化できる電子契約サービスです。テンプレート登録やワークフロー作成で社内承認をリモート化、電子締結や文書管理など、契約に関する一連の業務をクラウド上でおこなえるため、効率化が期待できます。
機密データのセキュリティにおいても、アクセス制御やデータ暗号化、サーバーなどにおいてそれぞれ高度な技術を搭載しているため、安心してお使いいただけます。
また、月額980円から利用できる点は、コスト面においても抜群の魅力と言えるでしょう。
MyQuickクラウド（インフォコム株式会社）
MyQuickクラウドは、セキュリティやサポート対応が魅力の様々な社内文書を管理することができる文書管理サービスです。情報システムに詳しくない方が利用する場合でも、問題なく使うことができる点が魅力です。
連携した電子契約の「契約情報」「タイムスタンプ付の契約書」を自動で取り込めるので、管理情報を再度入力する必要がないのが強みと言えます。
ユーザー数無制限、自由な台帳項目、アラート通知で使いやすく、管理業務の効率化にも役立つでしょう。
電子印鑑GMOサイン（GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）
電子印鑑GMOサインは、企業だけでなく自治体での導入もされている電子契約サービスとして140万社の導入実績を誇ります。
豊富な機能の搭載、トップレベルのセキュリティ技術、手厚いサポート体制、電子帳簿保存法への対応など、電子契約サービスを導入する際に安心して使える機能やサービスが搭載されているため、安心してお使いいただけるでしょう。
文書管理においては、検索機能やフォルダ作成、CSV出力機能が搭載されています。まあ、オプションとしてスキャン文書の管理やPDF化代行サービスなども利用することができるため、文書管理業務をより効率化することができるでしょう。
クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
圧倒的な知名度で人気のクラウドサインは、契約作業をオンライン上でおこなえるようにするサービスです。
電子署名法に準拠、安心のセキュリティ、使いやすさや機能面、サポート体制など総合的に魅力をもつサービスと言えるでしょう。
導入者130万社以上を誇る国内シェアＮｏ1の電子契約サービスとされています。
マネーフォワードクラウド契約(株式会社マネーフォワード)
マネーフォワードクラウド契約は電子契約に必要な機能をすべて搭載したサービスで、クラウド上で締結可能。電子契約に関する締結業務を効率化することができるでしょう。
また、フル機能版では、紙面の契約書との一元管理や内部統制や外部サービスとの連携で、さらに契約書締結や管理業務を効率化できるでしょう。
イースタンプ(株式会社ハイホー)
イースタンプは、認印タイプと実印タイプの2つの電子署名対応に対応、便利機能をワンパッケージによる提供、充実のサポート体制が魅力の電子契約サービスです。
締結関連の機能だけでなく、過去の紙面による契約書も一緒に一元管理できる便利なクラウド保管サービスです。
「プラチナサポートパック」で導入後もスムーズに運用可能！手間のかかる契約の取引先への説明も行ってくれるため、安心してお使いいただけるでしょう。
ジンジャーサイン(jinjer株式会社)
ジンジャーサインは、契約業務や書類管理のオンライン化、印紙や切手等を不要にすることでコスト削減、契約業務野効率化に役立つ電子契約サービスです。電子契約に必要な機能を搭載し、使いやすく簡単な操作性で最短1分で契約書の送付も可能！電子帳簿保存法対応にも対応しています。
使いやすさだけでなくセキュリティ面においても、電子署名と認定タイムスタンプ、AWSサーバーによる安全なデータ管理、通信の暗号化など様々な機能を搭載しています。
導入前から導入後、運用においても、サポート体制が整っているため、安心して使い続けることができるでしょう。
業務効率化ならメッセージアプリの一括管理ツールもおすすめ
契約書管理システムを探しているかたのなかには、複数のビジネスチャットツールを使う個人事業主や企業も多いでしょう。
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まとめ
契約書管理システムは、契約書の作成だけでなく契約書の管理までをおこなってくれるサービスがおすすめです。
しかし、サービスによって強みが異なり、搭載している機能の中身も異なります。
自社が契約書や文書の管理システムに求める機能を洗い出したうえで、最適なサービスを選ぶようにしましょう。
