フリーランス・個人事業主が経費化できる項目は？ 正しい節税方法を知ろう

フリーランスや個人事業主の場合、確定申告で納税を行う必要があります。税金は正しく納税する必要がありますが、可能であれば少しでも節税したいと考えている人も多いでしょう。

フリーランスや個人事業主が節税を考える上で、重要となるのが経費です。適切に経費として計上することができれば、収益から差し引くことができ納めるべき税金を少なくすることが可能となります。所得を少なくし、所得税や住民税などを節税することが可能です。

この記事では、経費として計上できる項目や正しい節税方法などを紹介します。

フリーランス・個人事業主の経費とは？

フリーランスや個人事業主が計上できる経費とは、事業を行う上で使用した費用のことです。例えば交通費やインターネット代、パソコン代などさまざまなものが該当するでしょう。

フリーランスや個人事業主は、経費として可能な項目を知っておく必要があります。計上できる項目を経費に入れていなかった場合、納める税金が本来よりも増えてしまうでしょう。節税のためには、経費に関しての知識は必要不可欠と言えます。

関連記事：【初心者必見】フリーランスと個人事業主の違いについてわかりやすく解説

経費が重要な理由

経費を正しく理解しておくことで、節税が可能です。節税ができていないと、事業を継続していく上では大きな負担となります。

節税を考える場合、「課税所得」の計算方法を知っておく必要があります。課税所得とは納める税金を決定する際に使用するもので、次の式で計算できます。

• 「収入」－「経費」＝「所得」
• 「所得」－「所得控除」＝「課税所得」

例）

年間の収入600万円、経費180万円、所得控除4万円の場合、次のとおりです。

• 所得：600万円 － 180万円 ＝ 420万円
• 課税所得：420万円 － 4万円 ＝ 416万円

フリーランスや個人事業主が納める税金は、以下の4種類があります。

• 所得税
• 住民税
• 個人事業税
• 消費税

このうち「所得税」「住民税」「個人事業税」は、課税所得によって金額が決定します。開業届を出していないフリーランスや個人事業主も同じです。開業届を出していなければ、税金が免除されるということはありません。

課税所得によって税額が決定するので経費の計上が漏れてしまうと、税金が本来よりも増えてしまうでしょう。このように、経費は複数の税金に影響してきます。

関連記事：フリーランスが知っておくべき源泉徴収の基本！ 計算方法も紹介

経費になる項目一覧

経費になる項目は、事業を行う上で発生した費用です。確定申告で経費を計上する際は、「勘定科目」と呼ばれる種類に分類します。以下が経費計上可能です。

勘定科目	説明
給与賃金	スタッフや従業員に支払う給料です。
専従者給与	家族などに支払う給料です。
貸倒金	貸付金や売掛金などで回収ができなくなった金額です。
地代家賃	オフィスの家賃や駐車場代などです。
利子割引料	ローンや借入金の利息です。
外注工賃	社外に発注した場合に支払う費用です。
福利厚生費	健康診断費、慰安旅行、慶弔見舞金などの費用です。
減価償却費	自動車、カメラ、パソコンなど、高額な固定資産の購入費です。
消耗品費	電球やUSBメモリ、事務用品などの費用です。
修繕費	自動車の修理、事務所の修繕などの費用です。
損害保険料	自動車保険や火災保険などの費用です。
接待交際費	クライアントとの食事代や贈答品代、お祝い金などです。
広告宣伝費	パンフレットの製作費や名刺代などです。
通信費	郵便費用、インターネット料金、電話代、サーバー代などです。
旅費交通費	タクシー代、交通費、宿泊費、駐車場代などです。
水道光熱費	ガス代、電気代、水道代などです。
荷造運賃	郵便物や宅配便の送料や梱包材の費用などです。
租税公課	自動車税や固定資産税、個人事業税などの税金です。
雑費	ごみ処理費用、クリーニング代など、どの勘定科目にも

経費にならない項目一覧

基本的には、事業に関する費用はすべて経費として計上可能です。しかし経費として認められない項目も存在しています。

項目	説明
個人事業主の税金	個人事業主の住民税、所得税は、事業に関係がないため経費としては計上できません。個人事業税や印紙税は経費計上が可能です。
個人事業主の給料、保険料、年金など	個人事業主の個人的な出費は経費計上できません。自身の給料や福利厚生費、健康診断費、損害保険料、生命保険料、年金などです。 関連記事：フリーランスの年金事情は？ 免除される方法や手順を解説
個人事業主の私的な費用	私的に購入した書籍やCD代、交際費、飲食費は経費計上できません。明確に事業に必要なものとして説明ができるものは経費計上できますが、不明瞭なものを計上するとトラブルの原因になってしまいます。
個人事業主と生計をともにする家族・親族への支払い	個人事業主と生計を共にする家族や親族は、同じ家計とされます。したがって給料を支払っても、経費計上はできません。ただし青色事業専従者給与の届出など、条件が整っている場合は、経費計上が可能となります。
個人事業主の資産	事務所に入居する際の敷金は戻ってくる前提のため、資産と見なされ経費計上はできません。

関連記事：フリーランスの確定申告はいつまでに？ 手順や提出方法について紹介

フリーランス・個人事業主が経費化するメリット

フリーランスや個人事業主は、経費を正しく計上することでメリットがあります。例えば節税が可能や還付金などが該当します。ここでは、経費計上のメリットについて説明します。

還付金が返ってくる可能性

還付金とは、納めすぎた税金がある場合に国から返却されるお金のことです。フリーランスや個人事業主は多くの場合、源泉徴収税額を天引きで支払っていることが考えられます。納める税金が確定後、税金よりも源泉徴収税額が多い場合、還付金を受け取ることが可能です。

また注意すべき点として、所得控除の申請漏れとなります。所得控除とは、所得から差し引くことのできる金額です。収入から必要経費を差し引いた所得に対して、「所得控除」を引くことで算出できます。

所得控除の申請が漏れてしまうと、還付金が少なくなることが考えられるでしょう。所得控除が漏れないように、所得控除の種類を理解しておく必要があります。

例えば所得控除には、配偶者控除や配偶者特別控除、扶養控除、障害者控除、基礎控除、社会保険料控除、生命保険料控除、地震保険料控除、医療費控除などがあります。確定申告の時に、それぞれの所得控除に当てはまるかどうかを確認することが大切です。所得控除は確定申告時に該当の資料添付が求められるため、原本を保管しておくことも必要です。

青色申告する場合の原本保管期限は、決算関係や帳簿、現金預金取引関係は7年間、その他は5年間となっています。一方白色申告の場合は帳簿は7年間、それ以外は5年間です。

節税が可能

事業を行うためにかかった費用は、必要経費として計上が可能です。金額に関係なく、正確に細かく計上することで課税所得が減ります。住民税や所得税、個人事業税などの納める税金を節税することが可能です。

自宅をオフィスとして利用している場合、自宅の家賃を必要経費として計上することができます。自宅をすべて利用していない場合でも、業務で使用する床面積の割合を算出し家賃に置き換えることで事業分の家賃を算出することが可能です。

自動車の費用や水道光熱費も同じように事業分の割合を計算すれば、経費計上することができます。

経費計上における領収書の保管方法

領収書は、サービスや商品にかかった費用を証明するための書類です。事業を行う際は、交通費や消耗品の購入など多くの費用がかかります。それらの費用を経費として証明するために、領収書は重要です。確定申告時に証拠書類として提出が必要なため、保管しておくことが大切となります。

個人事業主は、帳簿や書類は7年の保存期間が設定されています。確定申告を白色申告する場合は、保存期間は5年です。領収書は保存しておく必要があり、きちんと管理しておくのが良いでしょう。

紙媒体で保存

紙媒体の領収書を保存しておく場合、月別や内容別に整理しておくことが重要です。保存期間は5年や7年と長いため、膨大な領収書の量になります。提示が求められた際、すぐに取り出せるようにしておくことが大切と言えるでしょう。紙媒体の領収書の保存としては、次のような方法があります。

• コピー用紙に貼り付ける
• ノートに貼り付ける
• スクラップブックに貼り付ける
• ファイルに収納する
• 封筒に収納する

保存方法によっては、整理に時間がかかる場合もあります。扱う領収書の量を勘案し、最適な方法を選択するのが良いでしょう。また領収書は、帳簿に入力してから保管するようにします。保管後にあとから帳簿に入力する方法の場合、手間になってしまうからです。

電子上で保管

電子データの領収書の場合、クラウド会計システム、クラウドストレージ、ファイルサーバーなどの保存方法になります。電子データで保管する場合、電子帳簿保存法に従うことが必要です。電子帳簿保存法では、データが改ざんされないこと、データを素早く検索し表示できることなどが要件として取り決められています。

出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

フリーランス・個人事業主が経費化する上で注意するポイント6選

フリーランスや個人事業主が、事業の経費を計上する際に注意するポイントについて説明します。故意でなくても不正な計上をしてしまうと、脱税になる可能性も考えられるでしょう。

確定申告までに経費計算を行う

経費は、事業年度内に計上する必要があります。個人事業主の場合、事業年度は1月1日から12月31日までの1年間です。事業年度を超えてしまうと、経費に含めることができません。

1年間の経費を計算し、確定申告にて申告を行います。確定申告の期間は、翌年の2月16日〜3月15日の間です。それまでに経費計算を終わらせておく必要があります。

経費で利用した領収書は7年間保管義務

確定申告で経費計上した領収書は、その後も保管する義務があります。税務調査が行われて提出を要求された場合は、それに応じる必要があるためです。領収書には保管期限が決まっており、確定申告の種類によって異なります。

確定申告の種類	領収書の保管期限
青色申告	7年
白色申告	5年

業務上利用した経費のみ適応

フリーランスや個人事業主は、プライベートと事業の境界があいまいになりやすいと言えます。そのため、費用を経費として計上して良いかどうか判断に迷うこともあるでしょう。事業に関係した費用ということを証明できれば、経費として計上が可能です。

例えば飲食代を計上する場合、「誰と」「どのような目的で」「どのような必要性があって食事したのか」を説明する必要があります。領収書を保管する際、理由を覚書しておくなど説明できる状態にしておくことが大切と言えるでしょう。

税務調査時に説明できるようにしておく

個人事業主であっても、税務署からの税務調査を受ける場合があります。税務調査の際は、計上している経費が事業に関係する費用であることの説明が必要です。

税務調査の対象になりやすい個人事業主は、次のような特徴が考えられます。

• 売上が大きくなっている
• 開業後3年以上経過している
• 確定申告をしていない
• 売上に不審な点が見受けられる
• 経費に不審な点が見受けられる
• 所得が高く医療控除額も大きい

不正に利用した経費は脱税になる

本来であれば経費は、事業と関係のある費用を計上します。しかし事業と関係のない費用を経費計上すると、脱税に繋がるので注意が必要です。経費が増えた分、所得額が減るため、所得税が少なくなります。本来納めるべき所得税を故意に少なくしているため、これは脱税行為と言えるでしょう。脱税行為を行っていた場合、刑事告発され逮捕されることもあります。

脱税の事例としては、2018年に乗馬クラブを経営している会社が2年間確定申告せずに脱税したことがありました。所得を隠したことにより、合計2,673万円の脱税です。東京国税庁が告発し、会社の代表が逮捕されています。

出典：サン共同税理士法人「実際にあった刑事罰の事例」 

節税と浪費を混合しない

節税するために計上する経費を増やそうとし、浪費を繰り返す人もいます。経費は事業に関係のある費用ですが、実際は手元からお金が減っている状態です。節税効果を期待して浪費を繰り返すと、手元の資金は減ってしまいます。

経費を使用する場合は事業に関係のある必要なものやサービスに限定し、漏れなく計上することが大切と言えるでしょう。

経費計上できるかの判断基準

1年間の収入から経費を引いて所得を算出します。経費とは、事業を行う上で必要な費用のことです。事業とプライベートが混同しやすい個人事業主やフリーランスは、経費にするかどうかの判断に迷う場合があるでしょう。判断基準としては次のような視点で確認することができます。

常識的な範囲での経費か

個人事業主やフリーランスは、経費計上できる金額の上限はありません。そのため事業に関する費用であれば、高額でも経費計上が可能です。しかし事業の売上に対して経費が大きすぎる場合は妥当ではないと判断され、税務署から指摘されることがあります。

例えば、年間の売上が500万円の場合、接待交際費2万円を年に複数回計上している程度なら、常識の範囲内と見なされるでしょう。しかし10万円の接待交際費を毎月計上していたとした場合、税務署からは不自然な費用計上と見なされ指摘が入る可能性が高いです。

事業との関連性はあるか？

経費計上する場合は必ず事業に関する出費であることが大前提です。事業に関係しない出費は、経費計上ができません。例えば業務上必要な書籍や資料を購入した場合、新聞図書費などで経費計上することが可能です。また業務で英語が必要であることが明確になっていれば、英会話講座の受講料を研修費として経費にできます。

経費は事業のために必要な出費であることを、明確に説明できるようにしておきましょう。

自分への出費ではないか？

個人事業主やフリーランスは、事業とプライベートの境界線があいまいになっている場合があります。経費計上する場合、プライベートの出費ではないか確認することが重要です。例えば業務でスーツを着用するため、衣料品店で購入したとしても経費に計上することができません。なぜなら、スーツは業務以外の場面でも着用することができるためです。ただし業務で使用する作業服や制服を購入した場合は、業務のためだけに利用するものであることが明確であるため、経費計上が可能となります。

フリーランス・個人事業主が節税する方法

フリーランスや個人事業主が可能な節税対策について説明します。節税対策を知らない場合、本来納めるべき税金よりも多くの金額を納めることになってしまうでしょう。節税に関して正しい知識を得ることで、必要以上の納税を防ぐことが可能です。

青色申告書を提出

確定申告の際に青色申告を行うことで、青色申告特別控除として最大65万円の優遇措置を受けることが可能です。確定申告の種類には「青色申告」と「白色申告」があります。それぞれの控除額の違いを下表にまとめました。

確定申告の種類	控除額
青色申告	最大65万円の控除
白色申告	控除なし

ただし青色申告の場合、全ての人が65万円の控除を受けられるわけではありません。65万円の控除を受ける場合、3つの条件を満たす必要があります。

• 事業所得や不動産所得が得られる事業を行っている
• 複式簿記で所得に関する取引を記録している
• 確定申告時に損益計算書と貸借対照表を添付し期限までに実施する

また青色申告を行う場合は「個人事業の開廃業等届出書」「所得税の青色申告承認申請書」の提出が必要です。

各種控除を利用

確定申告時に各種控除を申請することで、節税することが可能です。税額控除や所得控除などがあります。以下に主な控除をまとめました。

• 配当控除
• 住宅ローン控除
• 地震保険料控除
• 扶養控除
• 配偶者控除
• 小規模企業共済等掛金控除
• 生命保険料控除
• 社会保険料控除
• 青色申告特別控除

法人化の検討

一定額以上の売上がある場合、個人事業主から法人化すると節税することができます。これは個人事業主と法人では、税率が違ってくるためです。

個人事業主は、所得が増えるごとに税率が向上し納税する所得税が大きくなる仕組みになっています。一方法人では固定税率が適用され、所得が増えても税率が向上することはありません。法人化する目安としては、年間の売上が1,000万円を超えた場合となります。

関連記事：フリーランスが対応すべきインボイス制度とは？ 対応方法や影響を解説

よくある質問

ここでは、個人事業主やフリーランスの経費に関する質問をまとめました。

フリーランス・個人事業主が経費化する際に上限はありますか？

フリーランスや個人事業主の場合、経費の上限はありません。事業に関する費用であれば、上限なく経費計上が可能となります。ただし売上の規模に対して経費の割合が大きくなると、妥当性に欠けるため、税務署から指摘される可能性があるでしょう。そのためすべての経費に関して、事業に関する費用であることを説明できるようにしておくのが良い方法です。

家事按分って耳にしますがどのような意味ですか？

家事按分とは、自宅を事務所として利用している場合、光熱費や家賃の一部を経費に計上することです。業務で使用している床面積や光熱費の割合を算出し、経費として計上します。また家事按分で経費計上する場合、その費用が事業に対して必要であることを明確にできるようにしておきましょう。

例えば、仕事部屋ではなくリビングで業務を行っている場合、仕切りを置いて仕事場とプライベートが明確になるようにします。客観的に、業務で利用している空間ということを証明することができるためです。家事按分が可能な項目は次の通りとなります。

• 自動車関連費
• 通信費
• ガス代
• 水道代
• 電気代
• 家賃

例えば家賃の家事按分の場合、経費計上可能な金額は次のように計算することが可能です。

項目	内容
家賃	10万円
住居面積	60㎡
事業で使用している面積	15㎡
按分率の計算	事業で使用している面積15㎡ ÷ 住居面積60㎡ ＝ 0.25按分率は、25%
経費計上可能な金額	家賃10万円 × 按分率25% ＝ 2万5千円

領収書がない場合は経費として認められませんか？

領収書を紛失してしまった場合、レシートがあれば代用することが可能です。また「領収書もレシートも紛失してしまった」「結婚式や葬式など領収書が受け取れない」といった場合でも、出金伝票を活用すれば経費計上が可能となります。

出金伝票とは、支出の内容や支払先、日付、金額などを記録する伝票のことです。お金の動きに関する内容を記録する伝票になります。お金の動きが詳細にわかるように、次の項目の記載が必要です。

• 金額
• 適用
• 勘定科目
• 支払先や出勤先
• 日付

出金伝票の利用が考えられるのは、次のような場合です。

• 冠婚葬祭の慶弔費
• 自動販売機の飲み物費用
• 割り勘した接待交際費
• タクシー代や電車などの交通費
• 領収書を紛失した場合

出金伝票の書式には決まりはないため、必要事項が漏れなく用意されている書式を使用するのが良いでしょう。正確に記録しておくことで、税務署からの信頼も得やすいと言えます。

まとめ

今回はフリーランスや個人事業主が、経費として計上できる項目、正しい節税方法などを紹介しました。事業を営む上で必要となった費用は、経費として計上することで節税することが可能です。納めるべき税金を納めないのは脱税に該当しますが、必要以上に税金を納める必要はありません。経費に関する正しい知識を得て、必要な費用を経費として計上することが大切です。

また節税方法は経費計上だけでなく、控除を受けることでも可能となります。確定申告時に青色申告を行うことで、最大65万円の控除が受けることが可能です。その他にも受けることのできる控除があれば、節税が可能となります。

節税する上では、経費と控除に関しての知識が必須と言えるでしょう。

フリーランス経費に関する重要用語

ここでは経費に関する重要用語を説明します。

用語	説明
節税	控除や非課税制度などを活用し、税金額を軽減すること。
経費	事業を行う上で使用した費用のこと。パソコン代、インターネット代、交通費などがある。
課税所得	所得税を計算する際に対象となる所得のこと。次の式で計算が可能となる。収入－経費－所得控除 ＝ 課税所得
所得控除	所得から差し引くことができる金額のこと。
所得	収入から経費を差し引いた金額のこと。
所得税	事業で稼いだお金にかかる税金のこと。
住民税	住んでいる地域にかかる費用を住んでいる人たちが分担するために納める税金のこと。
個人事業税	個人事業主が納めるべき地方税のこと。
消費税	商品やサービスの提供にかかる税金のこと。消費者が負担する。
勘定科目	取引の内容を明確にするための分類のこと。
還付金	納め過ぎた税金がある場合に国から返却されるお金のこと。
電子帳簿保存法	経理のデジタル化を図るため、税務関連の帳簿書類をデータで保存可能とする法律のこと。
確定申告	1年間の収入や経費から所得を計算し、納税額を報告する手続きのこと。
青色申告	確定申告の種類の1つ。1年間の収入や費用の取引状況を複式簿記と呼ばれる記帳方法で記録した帳簿が必要となる。節税効果が高い点がメリットとなる。
白色申告	確定申告の種類の1つ。帳簿は複式簿記である必要はない。節税効果がない。
家事按分	自宅を事務所として利用している場合に、家賃や光熱費の一部を費用として計上すること。